Леруа Мерлен
Описание методологии учётных процессов компаний и создание скрипта для автоматизации зачёта излишков и недостач
О КОМПАНИИ
Леруа Мерлен – международная компания-ритейлер, специализирующаяся на продаже товаров для строительства, отделки и обустройства дома, дачи и сада.
Бизнес единица Леруа Мерлен Восток включает Общество с ограниченной ответственностью «Леруа Мерлен Восток», дочерние юридические лица, находящиеся на территории трёх стран: Российская Федерация, Республика Беларусь, Республика Казахстан.
Для компании Леруа Мерлен нашими специалистами было реализовано 2 проекта: описание методологии учётных процессов и создание скрипта для автоматизации зачёта излишков и недостач, выявленных по результатам инвентаризации запасов компании.
Основные задачи проекта по описанию методологии учетных процессов бизнес-единицы «Леруа Мерлен Восток»
Для реализации проекта было необходимо стандартизировать подход к созданию информационно-аналитической базы управления деятельностью БЕ Леруа Мерлен Восток, необходимой для выявления финансовых результатов по основным видам деятельности, для принятия решения по управлению активами и обязательствами, для оценки и анализа показателей деятельности, а также для экономически обоснованного прогнозирования и достижения иных целей управления организацией.
Результаты проекта по описанию методологии
Для решения поставленной задачи разработаны документы по 12 разделам учёта, описывающие методологию учетных процессов в следующих форматах:
- Описание методологии учётных процессов (MS Word);
- Пошаговое описание учётных процессов, используемого программного обеспечения, зон ответственности и контрольных процедур (MS Excel);
- Описание схем учётных процесса в нотации BPMN (MS Visio);
- Журнал хозяйственных операций с применением плана счетов «Оракл» (MS Excel).
В процессе согласования документов выявлены:
- Процессы, нуждающиеся в улучшении;
- Риски искажения финансовой отчётности, не покрытие в должной мере контрольными процедурами;
- Возможности для сближения учётов в целях оптимизации учётных процессов.
Тривиальную задачу описания методологии осложняло множество факторов. В компании достаточно высока диверсификация процессов по исполнителям, поэтому для описания одного процесса интервьюировалось до нескольких десятков исполнителей. При этом учёт ведётся с применением большого количества ИТ-систем со сложной схемой обмена данными. Отдельно хочется упомянуть, что компания активно развивается. За время проекта появлялись, менялись и прекращали своё существование различные бизнес- и учётные процессы, что требовало корректировки методологии.
Уже в ходе работ выявлялись возможности для оптимизации процессов, появились инициативы по улучшению контрольных процедур и созданию новых.
Ольга Лапшина,
Старший консультант NFP
Основные задачи проекта по созданию скрипта для автоматизации зачёта излишков и недостач, выявленных по результатам инвентаризации
- Разработка скрипта для автоматизации процедуры зачёта излишков и недостач, выявленных по результатам инвентаризации запасов компании;
- Формирование сводного файла для импорта в финансовую ИТ-систему данных о проведённых в отчётном году зачётах излишков и недостач запасов компании.
Результаты проекта по созданию скрипта автоматизации
- Разработан скрипт по обработке инвентарных ведомостей и рабочий документ с описанием процесса и алгоритма трансформации данных по процессу инвентаризации запасов;
- Минимизировано участие человека в процессе сверки результатов инвентаризации;
- Устранена возможность ошибки по причине человеческого фактора при проведении зачётов излишков и недостач запасов;
- Ускорен процесс проверки инвентаризационных ведомостей и их импорта в учётную систему.
В силу стремительного развития бизнеса и роста количества магазинов, проблема проведения зачётов излишков и недостач, выявленных по результатам инвентаризации запасов, усложнялась с каждым годом. Алгоритм проведения зачётов не является сложным, если не учитывать, что он применяется на более чем полсотни магазинов с тысячами номенклатурных позиций. Основной проблемой, с которой мы столкнулись, был выбор оптимального инструмента для решения задачи. Изначально было несколько возможных вариантов решения, без явных лидеров, и выбор наилучшего был не так прост.
В итоге проект завершился выполнением задач в полном объеме.
Андрей Матвеев,
Старший консультант NFP
