1С: Документооборот 8

Создание договоров и сопроводительной документации с использованием шаблонов и связей позволяет упорядочить договорную работу компании. Договор — это особенный вид внутреннего документа, который содержит все сведения о нём. Помимо 75 стандартных реквизитов можно добавлять и новые. Из карточки договора доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

Автоматическое заполнение договоров по шаблону и контроль согласования значительно ускоряют и упрощают процесс контрактования.

Управление хранилищем документов позволяет гарантировать их соответствие корпоративным стандартам, а шаблоны документов с необходимыми реквизитами и бланки контролировать качество их подготовки и местонахождение бумажных экземпляров.

Сотрудники могут сами менять состав, порядок и оформление колонок списка документов в соответствии со своими предпочтениями.

Контроль возврата документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании, позволяет минимизировать риски потери документа, а значит и налоговые риски компании.

Система позволяет использовать электронную подпись для подписания документов, файлов, виз и резолюций, что гарантирует достоверность информации.

Штрихкодирование, сканирование и распознавание документов позволяет находить требуемый документ среди тысяч за считанные секунды, в том числе по реквизитам и содержимому.

Процессный подход позволяет не только контролировать выполнение задач, но и оценивать эффективность работы сотрудников по различным показателям как, например, соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и другим.

Система позволяет настраивать произвольные процессы, а также имеет готовые к использованию шаблоны процессов согласования, утверждения, регистрации, рассмотрения, исполнения, ознакомления, приглашения. Все процессы можно собирать в цепочки и легко настраивать под специфику вашей компании.

Механизмы контроля позволяют следить за сроками и ходом выполнения работ. Система сама отследит истекающий или пропущенный срок контроля и сообщит об этом по электронной почте и в специальном рабочем месте.

Личные и общие календари позволяют эффективно планировать рабочее время, а система автоматически напомнит заранее о запланированном событии.

Система позволяет указать фактические затраты времени по любому объекту, над которым работал сотрудник. Например, письмо, документ, файл, мероприятие, проект, проектная задача. Указанные трудозатраты автоматически попадают в ежедневный отчёт за соответствующий день и автоматически привязываются к нужному проекту и к нужному виду деятельности.

Руководители могут просматривать все ежедневные отчёты своих сотрудников и анализировать трудозатраты по видам работ, по проектам, по подразделениям. Система позволяет отслеживать расхождение плановых и фактических трудозатрат по проекту, а также формирует список самых затратных видов работ, что помогает руководителю наметить меры по их сокращению.

Документы, файлы, мероприятия, письма и процессы позволяют указать, к какому проекту они относятся. Это используется для поиска и группировки данных, учёта рабочего времени. Из карточки проекта можно перейти к его объектам, например, ко всем документам по проекту. Система позволяет создавать из задач план проекта или загружать его из Microsoft Project. При этом календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. Также план проекта может быть представлен графически в виде интерактивной диаграммы  Ганта.

Функционал учёта выполнения проектных задач в системе помогает контролировать исполнение проектных задач и проекта в целом. При старте работ по проектной задаче она автоматически отмечается как начатая, при завершении — как выполненная, а при списании трудозатрат на проект система контролирует соответствие фактических исполнителей плановым.

Система позволяет вести протокол встречи, согласовывать его и контролировать исполнение пунктов протокола. Также помогает сотрудникам быстро найти подходящее доступное помещение и занять его с учётом загруженности участников по их личным календарям.

«1С:Документооборот 8» поддерживает интеграцию с использованием всех популярных механизмов – RESTful API, HTTP, веб-сервисы, XML. Всё это позволяет интегрироваться практически с любым сторонним сервисом, а для конфигураций на платформе «1С:Предприятие 8» уже встроена готовая интеграция с 13 типовыми конфигурациями, включая флагманские «1С:ERP. Управление холдингом», «1С:Управление холдингом 8», «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Бухгалтерия КОРП», «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».

«1С:Документооборот 8» позволяет работать через бесплатный Android/iOS-клиент на телефоне или планшете, а также через веб-браузер. Удалённое использование без привязки к рабочему месту позволяет иметь под рукой все направленные вам задачи вместе с приложенными к ним документами, файлами и историей исполнения. Также можно ставить новые задачи своим коллегам, прикладывая к ним фото, видео- или аудио-записи.