Удоканская медь

Автоматизация закупочной деятельности на базе «1С:ERP Управление Холдингом» в ООО «Удоканская медь»

Проблематика:

В 2023 году компания ООО «Удоканская медь» в рамках проекта по освоению Удоканского месторождения меди в Каларском округе Забайкальского края завершает этап общестроительных работ, монтажа основного оборудования, горно-капитальных работ и запускает работы обогатительной фабрики, перейдя к операционной деятельности. На этапе строительства все этапы закупочных процедур выполнялись вне системы и с использованием различных инструментов: Excel, Word, электронной почты (MS Outlook), а вся информация по закупочной процедуре хранилась на сервере. Процесс передачи информации и процесс согласования с различными отделами происходил по электронной почте, а хранение и поиск нужных документов требовал значительных временных затрат.

Когда компания перешла к операционной деятельности по добыче руды, возникла необходимость обеспечить надежное, централизованное и структурированное ведение закупочной деятельности.

Руководством компании было принято решение автоматизировать все процессы закупок и перенести их в единую учетную систему — «1С:ERP Управление Холдингом».

В 2023 году сотрудники офиса NFP компании Первый бит проводили курс в Учебном центре 1С по направлению «Корпоративные закупки», в котором приняли участие специалисты ООО «Удоканская медь». В мае 2023 года команде офиса NFP поступает приглашение поучаствовать в тендере на разработку и внедрение системы автоматизации закупочной деятельности на базе «1С:ERP Управление Холдингом». Проектный офис NFP одержал победу в тендере и в том же году начал реализацию проекта по адаптации и развитию блока «Корпоративные закупки» для ООО «Удоканская медь» на платформе «1С:ERP Управление Холдингом».

Ключевые задачи, которые нужно было решить:

1. Перенести все процессы закупочной деятельности в систему «1С:ERP Управление Холдингом»;
2. Настроить оптимальный вид закупки, обеспечивающий достижение максимальной экономической эффективности, требуемого качества и соблюдения сроков поставки;
3. Обеспечить прозрачность процесса закупок для лучшего контроля и анализа;
4. Обеспечить прослеживаемость заявки на потребность от этапа самой заявки, до заключения договора и поступления потребности на склад. Возможность отследить потребность на каждом этапе закупки обеспечивалась за счет добавления Ключа аналитики. Ключ аналитики — составная аналитика, в рамках которой отражалась информация кто являлся заявителем, номенклатурная позиция, которая обеспечивается, дата к которой необходимо поставить потребность и т.д.
5. Обеспечить контроль остатков на складах. Исключить излишки на складах.

На этапе тендерной процедуры Заказчиком выдвигались функциональные требования по блокам: Закупки, Складской учет, обеспечение потребности, интеграции с внешними системами и Электронной торговой площадкой. Исходя из сложности проекта и необходимости провести работы по уточнению и детальной проработки всех требований Заказчиком была выбрана классическая каскадная модель управления проектами (Waterflow).

Для целей успешной реализации проекта была сформирована команда, в которую вошли кураторы, руководители проекта, бизнес- и ИТ-архитекторы, аналитики, разработчики как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика.

В соответствии со стандартами управления проектами были подготовлен устав проекта, ресурсный план и детализированный план-график работ, выстроена декомпозиция задач, составлена диаграмма Ганта, подготовлен и согласован регламент разработки.

Этапы внедрения автоматизации закупок в 1С: ERP.УХ:

1. Подготовительный этап: получение копии базы, настройка доступа, разработка устава и план-графика.
2. Концептуальное проектирование и проектирование: серия встреч по отдельным направлениям (планирование, корпоративные закупки, склад, интеграции), описание концепции реализации, прорисовка целевой архитектуры системы и архитектуры интеграций, подготовка частного технического задания по адаптации и модернизации подсистем «1С:ERP Управление Холдингом».
3. Разработка — по очередям (1-я, 2-я, 3-я): — на каждом этапе выполнялась доработка системы в соответствии с ранее согласованными Частными техническими заданиями, включающими в себя определенный набор требований, объединенных по логическому и функциональному принципу. Осуществлялось компонентное и интеграционное тестирование всех доработанных механизмов.
4. Подготовка к запуску: проводилось дистанционное обучение пользователей, подготовка всех необходимых инструкций и документов, осуществлялась настройка доступов в соответствии с матрицей доступов.
5. Проведение опытно – промышленной эксплуатации: оказание консультационной и технической поддержки, оперативное исправление ошибок, возникающих в ходе эксплуатации системы, ведение реестра обращений, фиксация новых требований.

Доработки при внедрении:

— Был добавлен новый сквозной разрез учета потребности «Ключ аналитики планирования». Данный ключ был встроен во все документы процесса обеспечения потребности (10 документов). При помощи данной аналитики стало возможным отслеживать потребность, появившуюся в первом документе цепочки по всему процессу закупок.

— Изменен процесс закупок, регистратором оперативной потребности стал выступать документ «Заказ на внутреннее потребление». Доработан механизм закрытия движения по регистрам;

— Доработан функционал распределения поступившей потребности по способам обеспечения при помощи обработки «Формирование заказов по потребностям». Поступивший объем в зависимости от способа обеспечения:

1. Заказывается у поставщика при помощи документа «Заказ поставщику», или
2. Проверяется на наличие остатка на определенных складах и формируется документ «Заказ на перемещение» с резервацией найденных остатков по складам
3. Заказывается к закупке на определенный центральный склад документом «Заказ на перемещение»;

— Добавлен функционал сбора всей закупаемой потребности из документов «Заказ на перемещение» в единый документ «План закупок» с учетом срочности и периода потребности;

— Доработан функционал формирования документов «Строка плана закупок» в части Категорийного менеджмента (возможность настройки ответственности за категорию не конкретного пользователя, а роли, что позволило быть ответственным за одну категорию несколькими пользователям). Также был доработан функционал подбора позиций потребности в части увеличения количества отборов, по которым возможно фильтровать потребность;

— Доработаны инструменты мониторинга статусов выполнения этапов Закупочной процедуры;

— Реализована возможность выгрузки технико-коммерческого (ТКП) предложения в файл Excel в соответствии с формой Заказчика для последующего приглашения участников.  Также реализована обратная загрузка заполненного ТКП в документ системы «Предложение участника»;

— Доработан механизм документа «Протокол выбора победителя» с целью проведения двухэтапной оценки предложений поставщиков. По отдельности осуществляется техническая и коммерческая оценка предложений. Также было разработано отдельное рабочее место для проведения технической оценки Инициаторами закупки для исключения возможности просмотра коммерческой информации по закупочной процедуре;

— Была настроена интеграция с «1С:Документооборот» в части согласования документа «Протокол выбора победителей»;

— Разработан новый функционал корректировок потребности по всей закупочной цепочки в случаях поставки аналогов или не полной поставки потребностей;

— Разработано новое Рабочее место мониторинга для отслеживания и внесения данных по поставкам;

— Для целей анализа удовлетворения потребности доработан типовой отчет «Анализ удовлетворения потребности», учитывающий закрытие регистров в разрезе ключей;

— Был разработан новый отчет «Реестр мониторинга» для сквозного отслеживания потребности по всем этапам закупочного процесса в необходимой Заказчику аналитичности

— Реализована загрузка в систему файла с информацией о поставщиках, позволяющая автоматически создать документы «Анкета поставщика» и «Аккредитация». Полученная информация используется и контролируется в рамках закупочной процедуры;

— Доработан механизм оповещений по событиям корпоративных закупок. Предоставлена возможность гибкой настройки на пользовательском уровне;

— На основании матрицы «Категорийных менеджеров» реализован механизм распределения потоков данных в рамках закупочного процесса для «Фронт-офиса» и «Бэк-офиса». За каждым менеджером закреплена своя группа товарных категорий.

Дополнительная задача

На этапе подготовки к опытно – промышленной эксплуатации (ОПЭ) у Заказчика возникла острая потребность оперативно перейти на новую версию системы, в рамках которой Вендор значительно переработал блок «Корпоративные закупки». Изменения коснулись как документов закупочного процесса, так и была произведена полная переработка всех закупочных регистров. Был установлен срок 2 месяца для проработки решения и его реализации. Короткий срок был обусловлен тем, что Заказчик осуществлял массовое обновление по разным функциональным блокам.

Совместно с Заказчиком команда офиса NFP оперативно проработала несколько вариантов адаптации уже реализованного функционала. На основании выбранного Заказчиком варианта команда NFP осуществила адаптацию, тестирование и передачу функционала в установленный Заказчиком срок для последующего проведения опытно — промышленной эксплуатации.

Результаты автоматизации закупочной деятельности

• Внедрены ключевые процессы закупок в 1С:ERP Управление производством»: все этапы закупочной деятельности перенесены в единую среду.
• Обеспечена прозрачность и управляемость закупок. Теперь все заявки, операции, статусы и документы ведутся в системе; процессы стали контролируемыми и доступны для анализа.
• Внедрена сквозная прослеживаемость заявок и организован сквозной процесс отслеживания потребностей на всех этапах цикла закупки — от заявки до поступления на склад, с использованием ключа аналитики.
• Установлен строгий контроль остатков на складах.
• Исключены излишки и списание товаров «не по назначению», закреплен минимальный остаток; запрещено нецелевое списание.
• Автоматизирован цикл выбора контрагентов и заключения договоров.
• Автоматизированы процедуры формирования закупочных процедур, лотов, оценки и согласования.
• Реализована система мониторинга и аналитики по закупкам.
• Упорядочены правила и матрица полномочий по закупкам.
• Введены роли, регламенты, нормативные документы, матрицы полномочий категорийных менеджеров.
• Ведется автоматизированный реестр потребностей, формируются отчеты в разрезе сквозных аналитик.
• Подготовлены инструкции, проведено обучение пользователей, обеспечена поддержка на этапе ОПЭ, организовано сопровождение в период запуска.