Работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность компании: на продажи, эффективное использование оборотных средств, удовлетворенность потребителей ценами и ассортиментом, наполненность складов и эффективность внутренней цепи поставок. Она связана с работой сотрудников практически всех отделов — от бухгалтерии до транспортной службы. В связи с этим необходимо тщательно продумать процессы работы отдела закупок.

Процесс закупки – функционирует на оперативном уровне. Каждый день руководители центров финансовой ответственности (ЦФО) формируют свои потребности на определенный срок – материалы указанной номенклатуры и количества, внешние работы (например, ремонтные работы), оборудование и прочее.

Вторым шагом происходит консолидация потребностей ЦФО по всей организации. Это делает отдел материально-технического обеспечения. Понимая общее количество необходимого по определенной номенклатуре, возможно закупать его сразу необходимым количеством и получить дополнительные скидки и преференции за объем закупки.

После консолидации, решается вопрос как обеспечить указанную потребность. Это может происходить за счет внутригруппового перемещения. Или компания уже имеет договора на обеспечение и лимит по ним еще не выбран. Или необходимо произвести закупку у внешнего поставщика.

Далее происходит сложная закупочная процедура, регламентируемая 44 ФЗ и 223 ФЗ. Закупка может происходить разными путями. Например, сначала происходит предварительный закрытый или открытый опрос цены. На основе определенной минимальной цены готовится тендерная документация и определяется следующий этап закупки.

Если Вы акционер или топ-менеджер компании, именно Вам наиболее выгодно построение эффективной и экономичной модели закупок. Такая модель дает возможность по оптимизации расходов за счет правильно построенной процедуры закупки и, как следствие, увеличения маржинальности продукции или услуг.

Если Вы руководитель отдела закупки и понимаете, что определенные процессы требуют более продвинутых инструментов.