Автоматизация HR-функций

Почему именно он?

Несмотря на то, что процесс формирования справок понятный и структурированный, его выполнение занимает большой объем времени от рабочего дня. Сотрудники подразделения также встречаются с понятием «пиковый период», когда весь объем запросов сложно и в большинстве случаев невозможно выполнить в рамках восьми часов.

Как правило, данные, на основе которых исполнитель формирует справки, расположены в разных базах, также в зависимости от запрашиваемого года различаются формы справок, дополнительно сотруднику приходится выполнять проверку выгруженных данных, так как система не выдает качественный документ.

Процесс является массовым, имеет части, которые требуют «выравнивания». Обработку потока запросов можно поставить на конвейер 24/7, что человеку в офисных рамках реализовать не удается.

Как это работает?

Робот полностью встраивается в ваш процесс, выполняя функции сотрудника, исключая при этом «лишние» операции.

Робот взаимодействует с почтой/личным кабинетом/ЭДО, откуда получает задачи – наименование и параметры требуемой справки (можно встроить любой дополнительный источник). Далее на основании запрашиваемых данных выполняет настройку селекционного экрана кадровой системы и выгрузку документа. По итогу выгрузки работы робот сохраняет справку и отправляет ее по почте/ в личный кабинет/ в ЭДО.

Участие сотрудника требуется только для обработки исключений, которые не были предусмотрены изначально.

Гарантируемый эффект:

Исключение из объема работ массовое формирование документов, сокращение цикла обработки запросов. Благодаря правильному расчету количества лицензий можно исключить пиковые периоды, один робот освобождает от 3 человек (количество сотрудников регулируется об общего объема задач).

Мы выделяем роботизацию именно пакета справок, а не отдельной единицы, так как именно такой подход принесет больший эффект от внедрения.

Почему именно он?

При увольнении специалист HR должен собрать и выдать сотруднику пакет документов, куда входят: трудовая книга, расчетный листок, справка о сумме заработка 182н и т.д. Основной пакет предоставляет обязательно, но также есть документы, которые подготавливаются по запросу сотрудника. Кроме того, ответственному специалисту необходимо выполнить запрос на закрытие доступов к информационным системам, отключение почтового ящика, запустить проверку сотрудника на наличие долгов перед компанией.

Все эти процессы рассредоточены по системам с разной функциональностью, при сборе некоторые документы могут быть утеряны или вовсе не подготовлены из-за высокой нагрузки – все это делает увольнение сотрудников трудоемким.

Как это работает?

Робот проверяет наличие отметок об увольнении в кадровой системе, выполняет выгрузку списка ФИО, по которому необходимо подготовить пакет документов.

Согласно маршруту каждого документа, робот выполняет подготовку: Справки 2-НДФЛ при увольнении, Расчётного листка, Справки о сумме заработка 182н и т.д

Сформированный материал робот выкладывает в сетевую папку, уведомляя сотрудника HR о готовности пакета документов.

Участие сотрудника требуется только для обработки исключений, которые не были предусмотрены изначально.

Гарантируемые эффекты

Сравнительная оценка времени обработки запросов вручную и с применением технологии RPA показывает освобождение 74% ежемесячной занятости сотрудников от выполнения процесса. Время обработки запроса может быть сокращено в 2.5 раза.