Учитывая постоянный рост документов, необходимых для принятия решений, традиционная система бумажного делопроизводства становится малоэффективной. Она имеет массу недостатков: сложности редактирования документов, неудобный поиск необходимых данных, многократное дублирование, неудобство работы с большими объемами информации, сложные, отнимающие много времени схемы работы с удаленными структурами.

Для построения эффективной работы в области финансового и управленческого учета необходимо навести порядок, в том числе, в процессе документооборота. Наиболее действенным способом оптимизации работы с документами является автоматизация всех процессов, входящих в стандартный документооборот учреждения: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Для этого применяются системы электронного документооборота (СЭД).