Главная
»
Услуги
»
Автоматизация актов сверки с контрагентами

Автоматизация актов сверки с контрагентами

Автоматизация актов сверки с контрагентами на базе технологий RPA

Предпосылки к внедрению

Если деятельность компании предполагает взаимодействие с большим количеством контрагентов с любой стороны, либо при сверке актов приходится работать с большим номенклатурным рядом, то неминуемо наступает момент, когда бухгалтерия «захлёбывается» в сверке актов. Компания NFP имеет проектный опыт по автоматизации сверки актов с контрагентами. Практика показывает, что внедрение одного программного робота RPA позволяет автоматизировать отдел практически целиком, люди привлекаются к процессу только для обработки исключений или ошибок.

Речь идёт не о банальной автоматизации самого факта сверки двух списков (таблиц), на что способны и другие, «классические», способы автоматизации, а о полной роботизации процесса, по праву считающегося рутинным: необходимость сверять до нескольких тысяч строк между собой ежедневно влечёт не только раздутие штата из-за объёмов работы, но также снижает КПД команды по причине человеческого фактора, — из-за усталости, невнимательности, неудовлетворённости работой.

Функционал программных роботов для автоматизации актов сверки

Получит файл из любого необходимого источника: почты, системы документооборота контрагента, CRM, — любого другого места по вашему требованию;
Обработает документ в том виде, «как он есть», нет необходимости переводить PDF-скан в таблицы Excel или формат .csv, — настроенный робот справится с любым из них или проведёт подобную «трансформацию» самостоятельно;
Сравнит две таблицы любого масштаба в десятки раз быстрее в сравнении человеком (в одном из наших проектов робот обрабатывает документы, содержащие в среднем 4000 строк, за 2 минуты);
Составит протокол разногласий и при необходимости отправит его адресату заданным способом: по почте, загрузит в учётную базу и т.п.;
Может привлечь внимание бухгалтера в соответствии с заданными параметрами, если обнаружит критическую ошибку или по другой заданной причине;
Запустит необходимые внутренние процессы при необходимости (к примеру, разнесёт итоговую информацию в необходимые учётные системы);
Технически превосходит иные способы автоматизации, — ниже приведена сравнительная таблица.

Сравнительная таблица отличий роботизации и автоматизации

Автоматизация vs Роботизация

Способен сам находить новые акты

Работает с любыми форматами (PDF; Excel, CSV и т.п.)

Выполняет сверку в разы быстрее человека и даже группы людей

Человек всё ещё должен руками готовить и заводить документы

Готовит протокол разногласий в нужном формате

Может запустить следующие внутренние процессы по алгоритму

Способен отправить протокол разногласий адресату

Помогает избежать фактор человека

Не забудет про документ и не будет сверять новый период, не закрыв старый

RPA

Автоматизация

Дополнительные преимущества использования роботов RPA

Помимо очевидного эффекта высвобождения времени сотрудников и ускорения процесса, автоматизация актов сверок влечёт за собой дополнительные выгоды: всплывает множество ситуаций, когда бухгалтеры сверяют новый период, не закрыв предыдущий, банально забывают запрашивать определённые документы и т.п.

Ключевые особенности решения

Основано на технологии RPA;
Основано на релевантном проектном опыте (несколько проектов);
Быстрое внедрение (в среднем до 2-ух месяцев);
Решение полностью адаптируется под запрос заказчика;
Короткий срок окупаемости (мы можем предоставить вам расчёт ROI по вашему проекту);
Полная автоматизация процесса, человек привлекается только в случае исключения или по определённому алгоритму;
Исключена возможность ошибки при сверке;
Сверка актов проходит в разы быстрее вне зависимости от объёмов контрагентов и номенклатурного ряда.