Автоматизация актов сверки с контрагентами
Речь идёт не о банальной автоматизации самого факта сверки двух списков (таблиц), на что способны и другие, «классические», способы автоматизации, а о полной роботизации процесса без участия человека.
Если деятельность компании предполагает взаимодействие с большим количеством контрагентов с любой стороны, либо при сверке актов приходится работать с большим номенклатурным рядом, то неминуемо наступает момент, когда бухгалтерия «захлёбывается» в сверке актов. Компания NFP имеет проектный опыт по автоматизации сверки актов с контрагентами. Практика показывает, что внедрение одного программного робота RPA позволяет автоматизировать отдел практически целиком, люди привлекаются к процессу только для обработки исключений или ошибок.
Речь идёт не о банальной автоматизации самого факта сверки двух списков (таблиц), на что способны и другие, «классические», способы автоматизации, а о полной роботизации процесса, по праву считающегося рутинным: необходимость сверять до нескольких тысяч строк между собой ежедневно влечёт не только раздутие штата из-за объёмов работы, но также снижает КПД команды по причине человеческого фактора, — из-за усталости, невнимательности, неудовлетворённости работой.
Программный робот:
- Получит файл из любого необходимого источника: почты, системы документооборота контрагента, CRM, — любого другого места по вашему требованию;
- Обработает документ в том виде, «как он есть», нет необходимости переводить PDF-скан в таблицы Excel или формат .csv, — настроенный робот справится с любым из них или проведёт подобную «трансформацию» самостоятельно;
- Сравнит две таблицы любого масштаба в десятки раз быстрее в сравнении человеком (в одном из наших проектов робот обрабатывает документы, содержащие в среднем 4000 строк, за 2 минуты);
- Составит протокол разногласий и при необходимости отправит его адресату заданным способом: по почте, загрузит в учётную базу и т.п.;
- Может привлечь внимание бухгалтера в соответствии с заданными параметрами, если обнаружит критическую ошибку или по другой заданной причине;
- Запустит необходимые внутренние процессы при необходимости (к примеру, разнесёт итоговую информацию в необходимые учётные системы);
- Технически превосходит иные способы автоматизации, — ниже приведена сравнительная таблица.
| RPA | Классическая автоматизация | |
 |
 |
Способен сам находить новые акты |
|
|
Работает с любыми форматами (PDF; Excel, CSV и т.п.) |
|
|
Выполняет сверку в разы быстрее человека и даже группы людей |
 |
|
Человек всё ещё должен руками готовить и заводить документы |
|
 |
Готовит протокол разногласий в нужном формате |
|
|
Может запустить следующие внутренние процессы по алгоритму |
|
|
Способен отправить протокол разногласий адресату |
|
|
Помогает избежать фактор человека |
|
|
Не забудет про документ и не будет сверять новый период, не закрыв старый |
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВЫГОДЫ:
Ключевые особенности решения:
- Основано на технологии RPA;
- Основано на релевантном проектном опыте (несколько проектов);
- Быстрое внедрение (в среднем до 2-ух месяцев);
- Решение полностью адаптируется под запрос заказчика;
- Короткий срок окупаемости (мы можем предоставить вам расчёт ROI по вашему проекту);
- Полная автоматизация процесса, человек привлекается только в случае исключения или по определённому алгоритму;
- Исключена возможность ошибки при сверке;
- Сверка актов проходит в разы быстрее вне зависимости от объёмов контрагентов и номенклатурного ряда.
