Автоматизация актов сверки с контрагентами
Речь идёт не о банальной автоматизации самого факта сверки двух списков (таблиц), на что способны и другие, «классические», способы автоматизации, а о полной роботизации процесса без участия человека.
Автоматизация актов сверки с контрагентами на базе технологий RPA
- Полная роботизация процесса, человек привлекается только на исключениях
- Обработка 4000 строк за 2 минуты (в десятки раз быстрее человека)
- Работа с любыми форматами: PDF, Excel, CSV, сканы — без ручной трансформации
- Автоматическое составление и отправка протокола разногласий
- Исключена возможность ошибки при сверке и забывание документов
- Внедрение до 2 месяцев и короткий срок окупаемости
- Автоматический запуск внутренних процессов по алгоритму (разнесение данных в учётные системы)
Предпосылки к внедрению
Если деятельность компании предполагает взаимодействие с большим количеством контрагентов с любой стороны, либо при сверке актов приходится работать с большим номенклатурным рядом, то неминуемо наступает момент, когда бухгалтерия «захлёбывается» в сверке актов. Компания NFP имеет проектный опыт по автоматизации сверки актов с контрагентами. Практика показывает, что внедрение одного программного робота RPA позволяет автоматизировать отдел практически целиком, люди привлекаются к процессу только для обработки исключений или ошибок.
Речь идёт не о банальной автоматизации самого факта сверки двух списков (таблиц), на что способны и другие, «классические», способы автоматизации, а о полной роботизации процесса, по праву считающегося рутинным: необходимость сверять до нескольких тысяч строк между собой ежедневно влечёт не только раздутие штата из-за объёмов работы, но также снижает КПД команды по причине человеческого фактора, — из-за усталости, невнимательности, неудовлетворённости работой.
Функционал программных роботов для автоматизации актов сверки
- Получит файл из любого необходимого источника: почты, системы документооборота контрагента, CRM, — любого другого места по вашему требованию;
- Обработает документ в том виде, «как он есть», нет необходимости переводить PDF-скан в таблицы Excel или формат .csv, — настроенный робот справится с любым из них или проведёт подобную «трансформацию» самостоятельно;
- Сравнит две таблицы любого масштаба в десятки раз быстрее в сравнении человеком (в одном из наших проектов робот обрабатывает документы, содержащие в среднем 4000 строк, за 2 минуты);
- Составит протокол разногласий и при необходимости отправит его адресату заданным способом: по почте, загрузит в учётную базу и т.п.;
- Может привлечь внимание бухгалтера в соответствии с заданными параметрами, если обнаружит критическую ошибку или по другой заданной причине;
- Запустит необходимые внутренние процессы при необходимости (к примеру, разнесёт итоговую информацию в необходимые учётные системы);
- Технически превосходит иные способы автоматизации, — ниже приведена сравнительная таблица.
Сравнительная таблица отличий роботизации и автоматизации
Автоматизация vs Роботизация
Способен сам находить новые акты
Работает с любыми форматами (PDF; Excel, CSV и т.п.)
Выполняет сверку в разы быстрее человека и даже группы людей
Человек всё ещё должен руками готовить и заводить документы
Готовит протокол разногласий в нужном формате
Может запустить следующие внутренние процессы по алгоритму
Способен отправить протокол разногласий адресату
Помогает избежать фактор человека
Не забудет про документ и не будет сверять новый период, не закрыв старый
RPA
Автоматизация
Дополнительные преимущества использования роботов RPA
Помимо очевидного эффекта высвобождения времени сотрудников и ускорения процесса, автоматизация актов сверок влечёт за собой дополнительные выгоды: всплывает множество ситуаций, когда бухгалтеры сверяют новый период, не закрыв предыдущий, банально забывают запрашивать определённые документы и т.п.
Ключевые особенности решения
- Основано на технологии RPA;
- Основано на релевантном проектном опыте (несколько проектов);
- Быстрое внедрение (в среднем до 2-ух месяцев);
- Решение полностью адаптируется под запрос заказчика;
- Короткий срок окупаемости (мы можем предоставить вам расчёт ROI по вашему проекту);
- Полная автоматизация процесса, человек привлекается только в случае исключения или по определённому алгоритму;
- Исключена возможность ошибки при сверке;
- Сверка актов проходит в разы быстрее вне зависимости от объёмов контрагентов и номенклатурного ряда.
FAQ: Часто задаваемые вопросы
Как автоматизировать сверку актов с контрагентами без участия человека?
Офис NFP компании Первый Бит внедряет программных роботов RPA для полной автоматизации сверки актов. Робот получает файлы из любого источника (почта, CRM, система документооборота контрагента), обрабатывает документы в любом формате (PDF, Excel, CSV, сканы) без ручной трансформации, сравнивает таблицы и составляет протокол разногласий. Человек привлекается только для обработки исключений.
Насколько быстро робот обрабатывает акты сверки?
В одном из проектов робот обрабатывает документы, содержащие в среднем 4000 строк, за 2 минуты — это в десятки раз быстрее человека. Скорость обработки не зависит от объёма контрагентов и номенклатурного ряда. Офис NFP компании Первый Бит обеспечивает внедрение до 2 месяцев с коротким сроком окупаемости.
Какие форматы документов поддерживает робот для сверки?
Робот работает с любыми форматами: PDF, Excel, CSV, сканы документов — без необходимости ручной трансформации. Настроенный робот справляется с любым из них или проводит преобразование самостоятельно. Офис NFP компании Первый Бит адаптирует решение под ваши типовые форматы от контрагентов.
Что робот делает после завершения сверки?
Робот автоматически составляет протокол разногласий в нужном формате и отправляет его адресату заданным способом: по почте, загрузкой в учётную базу или через систему документооборота. При обнаружении критической ошибки робот привлекает внимание бухгалтера по заданным параметрам. Офис NFP компании Первый Бит также настраивает запуск внутренних процессов после сверки, например, разнесение данных в учётные системы.
Какие дополнительные выгоды даёт роботизация сверки актов?
Робот исключает возможность ошибки при сверке и забывание документов — он не будет сверять новый период, не закрыв предыдущий, и не забудет запросить определённые документы. Внедрение позволяет автоматизировать отдел бухгалтерии практически целиком, сокращая штат и повышая КПД команды. Офис NFP компании Первый Бит предоставляет расчёт ROI по вашему проекту.
Сколько стоит внедрение робота для сверки актов?
Стоимость внедрения рассчитывается индивидуально и зависит от количества контрагентов, объёма строк для сверки, необходимых источников данных (почта, CRM, ЭДО), требуемых форматов документов и сложности интеграции с вашими учётными системами. Офис NFP компании Первый Бит готов рассчитать точную стоимость под ваш проект и предоставить расчёт окупаемости. Оставьте заявку на сайте, и мы подготовим коммерческое предложение.
Где заказать автоматизацию актов сверки с контрагентами?
Заказать автоматизацию актов сверки на базе RPA вы можете в офисе NFP компании Первый Бит. Мы предлагаем полный цикл: от обследования вашего процесса до настройки робота, интеграции с вашими источниками данных и учётными системами, а также обучения сотрудников. Чтобы получить консультацию или начать проект, оставьте заявку на сайте — наши специалисты свяжутся с вами в течение часа.
