Заказ-заявка в ЭПД – что это и как заполнить

Электронной заказ-заявкой (ЭЗЗ) в ЭПД называют документ, которым грузоотправитель заказывает перевозку и передаёт перевозчику условия рейса. С 1 сентября 2026 года по закону № 140-ФЗ (принят 7 июня 2025 года) она входит в число пяти документов, которые оформляются в электронном виде вместе с электронной транспортной накладной (ЭТрН), экспедиторской и складской расписками и поручением экспедитору. Форма состоит из разделов о сторонах, грузе, пунктах погрузки и выгрузки и транспортном средстве.

Какое место заказ-заявка занимает среди документов ЭПД

В ЭПД участвуют грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, экспедитор и агент. Роль в цепочке определяет, какие документы вы формируете и подписываете. Заказ-заявка описывает, что и откуда нужно перевезти, а ЭТрН сопровождает саму перевозку и подписывается по титулам. О титулах ЭТрН мы писали в отдельной статье, а общую картину обязательных документов описывает материал о том, что стало обязательным с 1 сентября.

В перечне документов ЭПД значится один документ, заказ-заявка (ЭЗЗ). На вебинаре он показан отдельной формой в списке электронных перевозочных документов рядом с ЭТрН, экспедиторской распиской и поручением экспедитору. Различия между понятиями «заказ» и «заявка» на вебинаре не разбирались.

Где создать заказ-заявку

В веб-кабинете сервиса «Доки» (ГК «Астрал»), который показывали на вебинаре, документы делятся на два вида. К ЭДО относят обычные электронные документы, например УПД и счёт-фактуру, а к ЭПД перевозочные. Чтобы создать заказ-заявку, нужно нажать «Добавить документ», выбрать группу ЭПД и тип «Заказ-заявка». Черновики других перевозочных документов, например поручения экспедитору, можно загрузить из файла в формате XML. По словам спикеров, данные заказа-заявки одинаковы у всех операторов, поэтому логика заполнения ниже подойдёт не только для этого сервиса.

Как устроена форма и как её заполнить по шагам

Пустая форма сразу показывает количество ошибок. На вебинаре в новом документе их было 21, и число уменьшалось по мере заполнения. Так вы заранее видите весь перечень данных, которые нужно узнать, прежде чем оформлять заказ. Красные отметки стоят у разделов, где остались незаполненные обязательные поля.

1. Титульный лист. Организация подставляется автоматически, указываются порядковый номер и дата заказа-заявки. Необязательные поля, которых у вас нет, оставляют пустыми или отмечают, что их нет. Заполняются реквизиты договора об организации перевозки груза (номер, дата, наименование документа) и, при наличии, промежуточные пункты маршрута.
2. Идентифицирующие реквизиты сторон. Нужно указать тип субъекта (юридическое лицо, физическое лицо, орган исполнительной власти, иностранная организация) и ИНН. Составителем документа указывается ваша организация.
3. Грузоотправитель. Указывают название организации, телефон и адрес электронной почты.
4. Перевозчик. Его выбирают из справочника контрагентов, с которыми уже настроен обмен. Если перевозчика в справочнике нет, сначала добавьте его и отправьте приглашение.
5. Пункты погрузки и выгрузки. Для каждого пункта указывают адрес, а также наименование организации владельца пункта. Добавлять новые пункты можно кнопкой «плюс».
6. Груз. Наименование груза, состояние, тару (её выбирают из классификатора, есть поиск), количество грузовых мест, массу брутто, метод определения массы, признаки делимости груза. Для каждого груза указывают, из какого пункта погрузки в какой пункт выгрузки он идёт, и сколько мест.
7. Сведения о транспортном средстве. Дата и время подачи, адрес подачи, тип транспортного средства (в свободной форме, например «фура»), вместимость в кубометрах и грузоподъёмность в тоннах.

Когда ошибок не останется, документ можно сохранить как черновик или подписать и отправить. Подписание требует сертификат электронной подписи. О видах подписи подробно рассказано в статье о КЭП, УНЭП и ПЭП.

Типичные ошибки при заполнении

• Не заполнен контактный телефон. Отсутствие контактного телефона приводит к отказу при проверке формата.
• Адрес введён в свободной форме. В 1С при таком вводе встречаются ошибки о незаполненных почтовом индексе и коде субъекта. Вводите адрес структурировано, через адресный классификатор.
• Не указан адрес подачи транспорта. Это обязательное поле, и юридический адрес вместо адреса склада система может не принять.
• Перевозчика нет в справочнике. Документ невозможно отправить тому, с кем не настроен обмен. Сначала пригласите контрагента к обмену.
• Не заполнены сведения о грузе. Масса брутто, метод определения массы и количество грузовых мест входят в обязательные поля.

Если документ не отправляется после заполнения всех полей, причина, скорее всего, уже не в самой форме. Порядок диагностики описан в статье о том, что делать, если ЭТрН не отправляется.

Что почитать дальше

Подключение и стоимость сервиса разбирает статья о сервисе 1С-ЭПД, а о программах 1С, в которых ЭПД уже реализован, материал о программах 1С с поддержкой ЭПД. Подробнее о продукте на странице 1С-ЭПД.