Для работы с электронными перевозочными документами используются три вида электронной подписи — КЭП, УНЭП и ПЭП, и они не взаимозаменяемы: конкретный титул документа можно подписать только той подписью, которая для него предусмотрена.
Сотрудник, представляющий компанию, должен иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП) и машиночитаемую доверенность (МЧД), а водителю для части операций достаточно простой подписи в мобильном приложении. Дальше в статье — чем отличаются эти виды подписи и когда для водителя дополнительно нужен физический носитель — NFC-токен.
КЭП — квалифицированная электронная подпись
КЭП (квалифицированная электронная подпись) — основной вид подписи для перевозочных документов. Иногда встречается обозначение УКЭП, где «У» означает «усиленная», но по значению и использованию это тот же термин.
КЭП признаётся законодательством полностью равнозначной собственноручной подписи: она идентифицирует владельца и защищает документ от изменений, а подписанные ею документы имеют такую же юридическую силу, как и подписанные от руки. Сотрудники, представляющие интересы компании — кроме руководителя, у которого действует собственная подпись, — должны иметь КЭП и дополнительно машиночитаемую доверенность (МЧД), подтверждающую право подписывать документы от имени организации.
УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись
УНЭП требует предварительного документального соглашения сторон о признании её юридической значимости — то есть, в отличие от КЭП, стороны должны заранее письменно договориться, что будут считать документы, подписанные такой подписью, юридически значимыми. При этом УНЭП может выпускаться как с сертификатом электронной подписи, так и без него, тогда как для КЭП сертификат обязателен всегда.
ПЭП — простая электронная подпись для водителя
Для водителя предусмотрен отдельный, более лёгкий вариант — простая электронная подпись (ПЭП). Это уникальная комбинация символов, которая создаётся пользователем или информационной системой и не имеет физического носителя. Оформить ПЭП можно прямо в мобильном приложении 1С-ЭПД, доступном для Android и iOS, и сразу подписывать ею документы.
С помощью ПЭП в приложении водитель может подписывать титул 2 и титул 4 транспортной накладной. Здесь есть важное исключение: если организация выпускает водителю квалифицированную подпись для подписания титула 2, для её использования через смартфон дополнительно понадобится NFC-токен — физический носитель с разъёмом или интерфейсом для мобильного телефона. Такой токен можно приобрести у поставщика услуги или на маркетплейсах. На практике этот вариант особенно удобен при ночных погрузках и в ситуациях, когда доступ к обычному рабочему месту у водителя ограничен.
Как выбрать подпись под конкретную задачу
Коротко: для сотрудников, которые подписывают документы от имени организации (кроме руководителя), обязательна связка КЭП + МЧД. Для водителя, если задача — подписать титулы 2 и 4 в мобильном приложении, обычно достаточно ПЭП, а для более широких полномочий — КЭП с МЧД и NFC-токеном. УНЭП применяется реже и только там, где стороны заранее договорились об её использовании.
Подробнее о самом сервисе для обмена документами — на странице «1С: ЭПД». Полный разбор с демонстрацией настройки подписей — в записи вебинара.
Частые вопросы
Чем КЭП отличается от УКЭП?
Это один и тот же вид подписи — УКЭП означает «усиленная квалифицированная электронная подпись», термин используется в том же значении, что и КЭП.
Нужна ли водителю КЭП?
Не обязательно. Для подписания титулов 2 и 4 в мобильном приложении часто достаточно простой электронной подписи (ПЭП); КЭП с МЧД и NFC-токеном нужна только для более широких полномочий.
Что такое МЧД и когда она нужна?
Машиночитаемая доверенность подтверждает право сотрудника подписывать документы от имени организации с помощью КЭП. Она нужна всем сотрудникам, кроме руководителя, которые участвуют в электронном документообороте компании.
Можно ли подписывать документы без физического носителя подписи?
Да — простая электронная подпись (ПЭП) не требует физического носителя, это уникальная комбинация символов, которая формируется в мобильном приложении.
