ЭТрН: из чего состоит и как заполнить титулы

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) состоит не из одного файла, а из нескольких титулов — отдельных файлов обмена, каждый из которых формирует и подписывает свой участник перевозки.

Четыре основных титула проходят цепочку грузоотправитель → перевозчик → грузополучатель → перевозчик, ещё четыре — дополнительные и опциональные — применяются в нетиповых ситуациях вроде смены водителя или изменения стоимости. Дальше в статье — за что отвечает каждый титул и как в 1С заполнить заказ-заявку и ЭТрН на практике, от адресов до параметров транспортного средства.

Что такое титул и почему ЭТрН — это не один документ

ЭТрН состоит из титулов. Титул — это файл обмена информацией, который формирует один из участников перевозки, подписывает электронной подписью и отправляет своему оператору ГИС ЭПД. То есть в отличие от бумажной транспортной накладной, где все стороны расписываются на одном листе, в электронном формате каждый участник создаёт и подписывает свой собственный файл, а система связывает их в единый документооборот по одной накладной.

Четыре основных титула: кто и что подписывает

• Титул 1 — файл обмена информацией грузоотправителя: откуда забрать груз, куда привезти, что везём.
• Титул 2 — файл обмена информацией перевозчика о приёме груза к перевозке: перевозчик подтверждает, что груз принят и готов к отправке.
• Титул 3 — файл обмена информацией грузополучателя: получатель подтверждает приём груза. Если с грузом что-то не так — например, недовес или повреждение при доставке, — получатель может нажать «отказ» и указать причину в комментарии.
• Титул 4 — файл обмена информацией перевозчика о выдаче груза грузополучателю: завершающее звено цепочки, подтверждение того, что перевозка выполнена.

По ролям это распределяется так: грузоотправитель обязан создать электронную заказ-заявку, сформировать титул 1 и подписать его квалифицированной электронной подписью. Перевозчик получает заказ-заявку, подписывает титул 2, а по завершении перевозки — титул 4. Грузополучатель подписывает титул 3, подтверждая или отклоняя приём груза.

Дополнительные и опциональные титулы

Помимо четырёх основных, в ЭТрН предусмотрено ещё четыре титула для нетиповых ситуаций:

• Титул 5 — отражение стоимости;
• Титул 6 — подтверждение стоимости (оба нужны, если требуется отразить и подтвердить стоимость услуги без создания отдельной реализации);
• Титул 7 — изменение условий перевозки, переадресовка (применяется, если груз не был принят или изменился конечный адрес доставки);
• Титул 8 — замена водителя и/или транспортного средства (нужен, например, если водитель заболел или сломался автомобиль).

Инициатором титулов 7 и 8 обычно выступает перевозчик — именно он создаёт титул переадресовки, если груз не приняли, и титул замены, если меняется водитель или транспорт в процессе перевозки.

Как заполнить заказ-заявку и ЭТрН на практике

Сама электронная заказ-заявка — отдельный документ из двух титулов: первый лист оформляет грузоотправитель (куда и каким видом транспорта нужно доставить груз), второй, подтверждающий, заполняет перевозчик — он указывает ответственного за перевозку (водителя) и транспортное средство.

На что стоит обратить внимание при заполнении:

• Адреса — заполнять через классификатор и выбирать вариант из выпадающей подсказки, а не вводить вручную: так документ не будет вызывать ошибок ни в самой программе, ни при отправке в сервис.
• Груз — отгрузочное наименование чаще вводится вручную (классификатор контейнерных обозначений подходит не для всех видов груза), а вид тары и упаковки нужно обязательно выбирать из классификатора, а не писать произвольно.
• Масса и объём груза — масса определяется либо взвешиванием по общей массе, либо расчётным способом; объём — сравнительно новое понятие в логистических документах, и при отсутствии точных данных лучше указывать значение с запасом, чем занижать.
• Транспортное средство — заполняется как желаемые параметры (тип, марка, грузоподъёмность, вместимость), а не точные данные конкретной машины: справочник сохраняет введённые значения, и при повторных перевозках их можно использовать снова.

После того как перевозчик подтвердил заказ-заявку, транспортную накладную не обязательно создавать с нуля: в 1С есть кнопка создания ЭТрН прямо на основании заказ-заявки, и часть данных — грузоотправитель, перевозчик, параметры груза — подтягивается автоматически. Отдельно стоит проверить владельца пункта погрузки и разгрузки: если груз забирается не со своего склада (например, самовывозом со склада поставщика), нужно снять отметку «пункт погрузки принадлежит грузоотправителю» и указать реального владельца склада из справочника контрагентов.

Дальше документооборот идёт по цепочке: перевозчик подписывает титул погрузки (с пометками, если при приёмке были замечания), затем грузополучатель подтверждает приёмку в титуле 3, и после подписания финального титула 4 обмен по данной транспортной накладной считается завершённым.

Отдельно на этапе приёмки в 1С доступна возможность направить водителю QR-код для проверки на дороге — как именно он формируется и что делать, если у инспектора ГИБДД нет оборудования для считывания, разобрано в статье о проверке ЭТрН на дороге.

Продуктовая страница сервиса — «1С: ЭПД», запись вебинара с полным разбором демонстрации — на странице мероприятия.