Процесс согласования договоров и закупок затянулся: как найти потери по данным

Длительное согласование договоров и закупок почти всегда складывается из нескольких участков, где документы ждут или уходят на повторный круг, и найти эти участки можно по данным СЭД и ERP. В разобранном на вебинаре кейсе один и тот же участок, от утверждения поставщика до начала контрактации, на одном предприятии занимал около 1100 часов, а на другом 82-90 часов. Опрос участников даёт несколько версий причины, а история статусов показывает, где время теряется на самом деле.

Почему согласование договоров затягивается

По словам Марка Александровича, руководителя направления бизнес-пресейла PIX Процессы, управление закупками и согласование входят в число самых частых запросов, с которыми приходят компании любой отрасли. Время, которое можно высвободить, находится почти всегда, особенно на пересогласованиях. Даже если процесс в целом работает нормально, данные показывают, что ещё можно улучшить.

Трудность в том, что у каждого участника своя версия причины. Отчёты, даже собранные из учётных систем, проходят через руки людей, которым выгодна своя картина, и искажения появляются даже без умысла. Анализ процесса по исходным данным снимает спор о версиях.

Откуда брать данные о процессе согласования

Для сотрудника процесс выглядит бесшовным, но в учёте он разбит между системами. Заявка создаётся и согласуется в 1С:ERP, документы по ней проходят 1С:Документооборот, платёж проводится в финансовой системе. Чтобы увидеть процесс целиком, данные связывают в одну витрину:

• извлекают данные и настраивают интеграции;
• связывают заявки, документы и платежи;
• проверяют полноту и качество данных;
• настраивают обновление и права доступа.

Для анализа нужна история заявки, то есть все статусы, отмены и возвраты, а не только текущее состояние. В кейсе согласования закупок PIX Процессы забрали данные из СЭД и ERP, объединили их и взяли не только статусы и время, но и параметры каждой заявки:

• компанию группы;
• признак централизованной закупки;
• сумму;
• предмет закупки (услуги или материально-технические ресурсы).

Как найти узкие места в согласовании

Сначала на графе процесса ищут участки, через которые проходит больше всего заявок, и участки, где заявки задерживаются дольше всего. В кейсе выделили два главных узких места:

• этап веерного согласования, через который многие заявки проходили повторно, по два раза и больше;
• участок от утверждения поставщика до начала контрактации.

Затем в схему процесса вносят регламентные сроки этапов, например согласование заявки за 3 дня, и система сравнивает план с фактом по всем загруженным кейсам. Веерное согласование в этом кейсе шло на 171% дольше регламентного срока.

Средних значений и медианы для такого анализа мало. Спикер советует смотреть на «хвосты», то есть на 5, 10 или 15% самых долгих кейсов. Именно они сильнее всего вытягивают средний срок, и по ним участки выглядят ещё хуже.

Кейс с разницей более чем в 12 раз на одном участке

Чтобы понять причину задержек, участки разложили по параметрам заявки. Отдельно сравнили закупки услуг и материально-технических ресурсов, централизованные и нецентрализованные закупки. Предприятия группы на вебинаре были анонимизированы, вместо названий использовались коды.

Сравнение двух предприятий на участке от утверждения поставщика до начала контрактации дало около 1100 часов на одном и 82-90 часов на другом. На «медленном» предприятии до этого долго внедряли собственный шаблон, который должен был ускорить именно этот этап. Данные показали обратный результат.

Такие выводы, собранные вместе, помогли финансовому директору увидеть, какие участки на каких предприятиях работают хорошо, а где процесс идёт не так. Дальше решение подбирается под причину. Где-то этап автоматизируют, роботами или другим способом, а где-то достаточно вернуться к стандартным шаблонам, как у остальных предприятий.

Где на самом деле уходит время

В ответах на вопросы Марк Александрович привёл ещё один пример. Бизнес отправлял IT-отделу заявки на изменение справочников, и IT-отдел обвиняли в медлительности. Экспресс-обследование процесса показало, что улучшить в работе IT можно немного, а 80% общего времени занимает согласование с тем же бизнесом. По наблюдению спикера, организационные согласования нередко идут дольше, чем само выполнение работ.

Контроль согласования договоров после изменений

После разового анализа процесс ставят на мониторинг. Новые данные регулярно подгружаются, а ответственный, например руководитель по закупкам или финансовый директор, видит, сколько кейсов и какие именно нарушают целевые сроки. Так же проверяется эффект изменений, то есть какие этапы после них ускорились, а какие результата не дали.

Подробнее о платформе можно узнать на странице PIX Процессы, а о проектах по описанию и оптимизации процессов на странице услуги автоматизация бизнес-процессов BPM. О поиске резервов в закупках есть статья о точках роста операционной эффективности. Разбор кейса целиком можно посмотреть в записи вебинара.