Task Mining показывает, в каких программах сотрудники работают на своих компьютерах, сколько времени и какие операции повторяют изо дня в день. В PIX Процессах система сама объединяет действия пользователей в операции и ранжирует их по потенциалу автоматизации. Так у компании появляется список кандидатов для роботизации, основанный на замерах.
Чем Task Mining отличается от Process Mining
Обе технологии работают с цифровым следом, но с разным. Process Mining берёт события из учётных систем и показывает этапы процесса, переходы, ожидания и возвраты. Task Mining собирает данные с рабочих мест и показывает, из каких действий состоит работа конкретных людей.
На вебинаре Первого Бита и PIX Robotics их использовали последовательно. Марк Александрович, руководитель направления бизнес-пресейла PIX Процессы, рассказал, что в собственных процессах PIX, в том числе в продажах, сначала с помощью Process Mining нашли участки, которые интересовали их больше всего. Затем на этих участках поставили мониторы задач на компьютеры сотрудников, чтобы понять, на что уходит время внутри этапа.
Как работает Task Mining
На компьютер пользователя ставится монитор, небольшая программа, которая записывает, в каких программах и куда человек нажимает. Дальше анализ идёт в двух разрезах.
Первый разрез касается рабочего времени. В систему добавляют список рабочих систем, например электронный документооборот и 1С. Всё время сотрудника делится на три группы:
- продуктивное, когда человек занят в рабочих системах, с разбивкой по каждой системе;
- непродуктивное, которое есть всегда, важно лишь, сколько его;
- простой, когда экран включён, но ничего не происходит.
Простой не всегда означает потерю времени. Спикер привёл пример диспетчеров на горном производстве, которые следят за экранами и звонят, когда нужно вмешаться. Для них это рабочее время, но это скорее исключение. Социальные сети для большинства сотрудников не рабочая система, а для маркетологов их можно добавить в список отдельно.
Второй разрез касается операций. Система с помощью математических алгоритмов объединяет действия пользователей в группы и даёт им названия. В результате получается список операций с частотой и средним временем выполнения. Любую операцию можно раскрыть до отдельных шагов и посмотреть, кто её выполнял, а по сотруднику увидеть, какими рабочими операциями он занят в течение дня.
Как выбрать операции для роботизации
После того как операции собраны, система ранжирует их по потенциалу автоматизации. Чтобы выбор был нагляднее, в PIX Процессах есть квадрант автоматизации. По горизонтали отложена оценочная сложность автоматизации или роботизации. Чем правее, тем сложнее. По вертикали отложен эффект в ПШЕ (полных штатных единицах).
Первыми берут операции с наибольшим эффектом и наименьшей сложностью, затем переходят к остальным по убыванию эффекта. Логика спикера проста. Если операция выполняется правильно, но на неё уходит много времени, её стоит автоматизировать.
Где хранятся данные
Данные, которые собирают мониторы, остаются в контуре компании и в исходном виде никуда не передаются. Если для анализа нужны внешние языковые модели, Первый Бит использует собственный шлюз конфиденциальности Ларватус, который анонимизирует данные перед отправкой и восстанавливает их после обработки.
Подобрать и оценить процессы для роботизации можно в рамках аналитического обследования RPA. О подходе к отбору процессов для роботизации есть отдельная статья. Монитор задач входит в платформу PIX Процессы, а найденные операции автоматизируют, например, на PIX RPA. Другие вебинары по теме собраны в разделе RPA.
Частые вопросы
Что такое Task Mining?
Task Mining это технология, которая анализирует действия сотрудников на рабочих компьютерах. Мониторы записывают работу в программах, а система объединяет действия в операции и ранжирует их по потенциалу автоматизации. Результат помогает выбрать операции для роботизации по данным, а не по ощущениям.
Чем Task Mining отличается от Process Mining?
Process Mining анализирует события в учётных системах и показывает процесс целиком, его этапы, переходы и ожидания. Task Mining собирает данные с рабочих мест и показывает, из каких действий состоит работа внутри этапа. На вебинаре их применяли последовательно, сначала Process Mining для поиска проблемного участка, затем Task Mining для разбора операций на нём.
Как Task Mining помогает выбрать операции для роботизации?
Система ранжирует операции по потенциалу автоматизации и показывает их на квадранте, где по горизонтали отложена сложность автоматизации, а по вертикали эффект в ПШЕ. Первыми берут операции с большим эффектом и низкой сложностью. Обычно это действия, которые выполняются правильно, но занимают много времени.
Куда уходят данные, которые собирает Task Mining?
Данные мониторов остаются в контуре компании и в исходном виде никуда не передаются. Если для анализа подключаются внешние языковые модели, данные проходят через шлюз конфиденциальности Ларватус, который анонимизирует их перед отправкой и восстанавливает после обработки.
