Отбор процессов для роботизации и аналитика

  • Дата публикации: 22.01.2020

Статья консультанта NFP Вадима Петрова расскажет об этапах отбора правильных бизнес-процессов для роботизации. Работа содержит статистические данные, основанные на опыте нашей компании.

Ключевые цели, преследуемые роботизацией:

  • минимизация затрат предприятия;
  • оптимизация работы персонала (переключение с рутинных на аналитические задачи);
  • оптимизация бизнес-процессов;
  • улучшения качества предоставляемых услуг.

Чтобы достичь этих целей с минимальными затратами, нужна грамотно продуманная стратегия роботизации. Она позволит не только сэкономить деньги, но и поможет в дальнейшем качественно масштабировать эффект от технологии.

Поэтому, для роботизации, важно отобрать правильные процессы. Для этого необходимо пройти определенные этапы (см. Рис. 1).

Этапы отбора процессов для роботизации

Рис. 1. Этапы отбора процессов для роботизации

Этап 1 Принципы

Существуют пять ключевых принципов работы с процессами. Рассмотрим их в части взаимосвязи с технологией роботизации:

  1. Принцип взаимосвязи процессов в организации данный принцип позволяет определить масштаб процесса в компании и эффект от дальнейшей роботизации;
  2. Принцип востребованности процесса до начала работ необходимо понять актуальность и ценность процесса для компании;
  3. Принцип документирования процессов при роботизации бизнес-аналитикам необходимо иметь документацию по бизнес-процессу для сокращения трудозатрат на реинжиниринг процесса. Она будет дополняться в рамках интервью и перерабатываться для целей роботизации;
  4. Принцип контроля процесса – одной из ключевых задач при отборе и анализе процесса является понимание входящих и исходящих данных. Необходимо чётко видеть конечный результат;
  5. Принцип ответственности за процесс – при согласовании проекта роботизации по сквозному процессу, который затрагивает несколько отделов в компании, необходимо иметь контактное лицо в качестве владельца процесса. Он будет отвечать за разрешение спорных моментов.

Этап 2  Свойства процесса

На что стоит обратить внимание при отборе:

  • правило-ориентированные процессы;
  • стабильные процессы;
  • процессы с большим количеством данных, требующих обработки;
  • процессы, инициируемые событиями, временем, данными.

Что стоит исключить при отборе:

  • процессы с большой неопределенностью (отсутствует чёткая логика);
  • процессы, которые включают в себя обработку рукописных документов;
  • процессы, которые включают в себя сложные «капчи»;
  • процессы, требующие указания параметров на основе опыта/интуиции пользователя.

Этап 3  Ранжирование

Процессы или операции внутри одного процесса можно разделить на 4 группы, основываясь на двух параметрах (см. Рис. 2):

  • частота выполнения процесса (или операции внутри одного процесса) – чем чаще процесс выполняется и чем больше труда на него тратится, тем больший потенциал несёт его роботизация;
  • сложность выполнения процесса (или операции внутри одного процесса) – чем сложнее процесс, тем больше ресурсов придётся затратить на его роботизацию.
4 группы процессов или операций внутри одного процесса

Рис. 2. Четыре группы процессов или операций внутри одного процесса

Этап 4  Анкетирование

Для оптимизации процесса первичного отбора и оценки процессов под роботизацию должна быть разработана стандартная анкета с учётом особенностей компании. Вопросы в анкете целесообразно разделить на блоки:

  • общие характеристики – название и описание процесса;
  • числовые характеристики – количественные измерения процесса и стоимость часа полной стоимости сотрудника в компании;
  • характеристики данных – входящих, используемых и исходящих данных;
  • системные характеристики – системы, с которыми необходимо работать, наличие тестовой среды;
  • характеристики процесса – стандартизированность процесса, возможность алгоритмизации действий, количество исключений в процессе;
  • бизнес характеристики – потенциальные выгоды от роботизации процесса;
  • организационные характеристики – определение ответственного за роботизированный процесс, необходимость обучения сотрудников.

Основываясь на опыте нашей компании, после проведения отбора в среднем только из 50 процессов наиболее выгодны для роботизации (см. Рис. 3). Остальные тоже можно роботизировать, но для каждого отдельного случая необходимо рассчитывать выгоду от этого решения.

Выгодные и невыгодные процессы роботизации

Рис. 3. Выгодные и невыгодные процессы роботизации

Данные числа считаются нормой для отбора процессов компании, так как персонал может рекомендовать неверные процессы как от незнания, так и намеренно.

Сотрудники могут негативно отнестись к тому, что компания хочет заменить их труд роботами. Поэтому важно с самого начала донести до них все преимущества и недостатки от RPA (Роботизированная Автоматизация Процессов). Цель роботизации не увольнение сотрудников, а повышение их эффективности. Освобождаясь от рутинных задач, люди могут заняться более интересными и интеллектуальными задачами. Кроме того, если вы решитесь на роботизацию, имеет смысл обучать роботизации собственных сотрудников. В долгосрочной перспективе это будет дешевле и эффективней. NFP предлагает услуги по созданию и развитию внутреннего Центра Компетенций RPA, который поможет с решением данной задачи.

В дополнение к анализу, компания NFP проводит проверку окупаемости проекта для его защиты перед руководством организации (см. Рис. 4). Ключевым показателем успешности является ROI.

Графики затрат и выгоды

Рис. 4. Графики затрат и выгоды

Суть методики заключается в выборе для компании типового проекта, оптимального по показателю сроков возврата инвестиций.

Вадим Петров Вадим Петров,
Консультант NFP

На странице услуги по роботизации вы найдёте всю необходимую информацию об этой технологии и сможете заказать консультацию от наших экспертов.

Наверх