Отбор процессов для роботизации и аналитика

Статья консультанта NFP Вадима Петрова расскажет об этапах отбора правильных бизнес-процессов для роботизации. Работа содержит статистические данные, основанные на опыте нашей компании.

Ключевые цели, преследуемые роботизацией:

• минимизация затрат предприятия;
• оптимизация работы персонала (переключение с рутинных на аналитические задачи);
• оптимизация бизнес-процессов;
• улучшения качества предоставляемых услуг.

Чтобы достичь этих целей с минимальными затратами, нужна грамотно продуманная стратегия роботизации. Она позволит не только сэкономить деньги, но и поможет в дальнейшем качественно масштабировать эффект от технологии.

Поэтому, для роботизации, важно отобрать правильные процессы. Для этого необходимо пройти определенные этапы (см. Рис. 1).

Рис. 1. Этапы отбора процессов для роботизации

Этап 1 – Принципы

Существуют пять ключевых принципов работы с процессами. Рассмотрим их в части взаимосвязи с технологией роботизации:

1. Принцип взаимосвязи процессов в организации – данный принцип позволяет определить масштаб процесса в компании и эффект от дальнейшей роботизации;
2. Принцип востребованности процесса – до начала работ необходимо понять актуальность и ценность процесса для компании;
3. Принцип документирования процессов – при роботизации бизнес-аналитикам необходимо иметь документацию по бизнес-процессу для сокращения трудозатрат на реинжиниринг процесса. Она будет дополняться в рамках интервью и перерабатываться для целей роботизации;
4. Принцип контроля процесса – одной из ключевых задач при отборе и анализе процесса является понимание входящих и исходящих данных. Необходимо чётко видеть конечный результат;
5. Принцип ответственности за процесс – при согласовании проекта роботизации по сквозному процессу, который затрагивает несколько отделов в компании, необходимо иметь контактное лицо в качестве владельца процесса. Он будет отвечать за разрешение спорных моментов.

Этап 2 – Свойства процесса

На что стоит обратить внимание при отборе:

• правило-ориентированные процессы;
• стабильные процессы;
• процессы с большим количеством данных, требующих обработки;
• процессы, инициируемые событиями, временем, данными.

Что стоит исключить при отборе:

• процессы с большой неопределенностью (отсутствует чёткая логика);
• процессы, которые включают в себя обработку рукописных документов;
• процессы, которые включают в себя сложные «капчи»;
• процессы, требующие указания параметров на основе опыта/интуиции пользователя.

Этап 3 – Ранжирование

Процессы или операции внутри одного процесса можно разделить на 4 группы, основываясь на двух параметрах (см. Рис. 2):

• частота выполнения процесса (или операции внутри одного процесса) – чем чаще процесс выполняется и чем больше труда на него тратится, тем больший потенциал несёт его роботизация;
• сложность выполнения процесса (или операции внутри одного процесса) – чем сложнее процесс, тем больше ресурсов придётся затратить на его роботизацию.

Рис. 2. Четыре группы процессов или операций внутри одного процесса

Этап 4 – Анкетирование

Для оптимизации процесса первичного отбора и оценки процессов под роботизацию должна быть разработана стандартная анкета с учётом особенностей компании. Вопросы в анкете целесообразно разделить на блоки:

• общие характеристики – название и описание процесса;
• числовые характеристики – количественные измерения процесса и стоимость часа полной стоимости сотрудника в компании;
• характеристики данных – входящих, используемых и исходящих данных;
• системные характеристики – системы, с которыми необходимо работать, наличие тестовой среды;
• характеристики процесса – стандартизированность процесса, возможность алгоритмизации действий, количество исключений в процессе;
• бизнес характеристики – потенциальные выгоды от роботизации процесса;
• организационные характеристики – определение ответственного за роботизированный процесс, необходимость обучения сотрудников.

Основываясь на опыте нашей компании, после проведения отбора в среднем только 9 из 50 процессов наиболее выгодны для роботизации (см. Рис. 3). Остальные тоже можно роботизировать, но для каждого отдельного случая необходимо рассчитывать выгоду от этого решения.

Рис. 3. Выгодные и невыгодные процессы роботизации

Данные числа считаются нормой для отбора процессов компании, так как персонал может рекомендовать неверные процессы как от незнания, так и намеренно.

Сотрудники могут негативно отнестись к тому, что компания хочет заменить их труд роботами. Поэтому важно с самого начала донести до них все преимущества и недостатки от RPA (Роботизированная Автоматизация Процессов). Цель роботизации не увольнение сотрудников, а повышение их эффективности. Освобождаясь от рутинных задач, люди могут заняться более интересными и интеллектуальными задачами. Кроме того, если вы решитесь на роботизацию, имеет смысл обучать роботизации собственных сотрудников. В долгосрочной перспективе это будет дешевле и эффективней. NFP предлагает услуги по созданию и развитию внутреннего Центра Компетенций RPA, который поможет с решением данной задачи.

В дополнение к анализу, компания NFP проводит проверку окупаемости проекта для его защиты перед руководством организации (см. Рис. 4). Ключевым показателем успешности является ROI.

Рис. 4. Графики затрат и выгоды

Суть методики заключается в выборе для компании типового проекта, оптимального по показателю сроков возврата инвестиций.

Вадим Петров, Консультант NFP

На странице услуги по роботизации вы найдёте всю необходимую информацию об этой технологии и сможете заказать консультацию от наших экспертов.