Задумываетесь о внедрении роботизированной автоматизации процессов (RPA), но не знаете, с чего начать? Так бывает в компаниях, которые делают первые шаги в RPA. Всё чаще компании обращаются к пилотным проектам, чтобы протестировать технологию и оценить потенциал.
Внедрение роботизированной автоматизации процессов (RPA) — это не просто модный тренд, а реальный инструмент для повышения эффективности бизнеса. Однако, как и любая новая технология, RPA требует грамотного подхода на старте.
Проектный офис NFP компании «Первый БИТ» уже помог компаниям из разных отраслей сделать первые шаги в автоматизации.
В статье Анна Аверкиева, Руководитель проектов RPA и BI офиса NFP компании «Первый БИТ», расскажет, как избежать типичных ошибок, развеет мифы и даст советы, как правильно организовать пилотный проект, чтобы он стал стартом для масштабного внедрения RPA в вашей компании.
Пилотный проект — первый шаг к автоматизации. Цель — протестировать технологию на ограниченном участке бизнеса, чтобы оценить ее эффективность и жизнеспособность. В контексте RPA пилот — это создание минимально жизнеспособного продукта (MVP), который автоматизирует небольшую, но значимую часть бизнес-процесса.
Пилотный проект позволяет:
«Хотим освободить минимум 2 часа в день сотрудника и в 3 раза ускорить обработку запросов. Это важно, потому что ошибки в документах несут репутационные риски».
Такой запрос сразу показывает ценность пилота и задает четкие критерии успеха, по достижению которых можно будет считать пилот успешным. Эти ожидания к результатам внедрения важно зафиксировать до старта разработки.
Документ описывает, что должен делать робот и какие результаты ожидаются. Без него невозможно оценить успешность пилота.
На этом этапе создается прототип робота. Благодаря low-code платформам, процесс занимает 2-7 рабочих дней.
Пилотный проект — возможность показать экспертизу офиса NFP компании «Первый БИТ» и помочь новым Заказчикам оценить взаимодействие. Можно назвать это демо-версией, потому что успешный пилот – это только начало. Следующий этап – обсуждение тиражирования технологии на другие процессы и подразделения в компании.
Бернарду Шоу: «Жизнь состоит в том, чтобы научиться избегать ошибок, которые уже совершили другие».
Ситуация: В офис обратилась строительная компания с запросом на срочный выбор и внедрение пилотного RPA-робота. Руководство хотело использовать технологии, близкие к искусственному интеллекту, но четких целей и описания желаемых результатов не было.
Проблема: Команда предложила начать с процесса сверки Актов, так как это рутинная операция, подходящая для роботизации. Сотрудники бухгалтерии, ответственные за этот процесс, не были заинтересованы в автоматизации, что создало риск провала проекта.
Решение: После анализа внутренних процессов удалось выявить более подходящий вариант — процесс из блока HR, который важен для компании. Это позволило переключиться на пилотирование робота с учетом реальных потребностей бизнеса и заинтересованности сотрудников.
Итог: Проект успешно запущен, так как удалось вовремя переориентироваться на процесс, который действительно принесет ценность компании. Этот кейс подчеркивает важность четкого определения целей и вовлеченности заказчиков на этапе выбора процессов для автоматизации.
Ситуация: Компания из сферы логистики обратилась с запросом на внедрение RPA для автоматизации процесса обработки накладных. После успешного пилотного запуска робот внедрен и настроен для работы в тестовом режиме.
Проблема: Несмотря на успешное завершение пилота и готовность робота к тестированию, процесс не был передан в промышленную эксплуатацию. Руководство компании решило отложить тестирование робота, так как сотрудники отдела логистики выразили сомнения в необходимости автоматизации и не были готовы к изменениям.
Решение: Команда проекта провела дополнительные встречи с ключевыми сотрудниками и руководством, чтобы объяснить преимущества автоматизации и продемонстрировать, как робот может снизить нагрузку на персонал и уменьшить количество ошибок. Также разработан план постепенного внедрения, чтобы сотрудники могли адаптироваться к новому процессу.
Итог: После разъяснений и корректировки подхода робот запущен в промышленную эксплуатацию. Этот кейс показывает, что даже успешный пилот может не принести результата, если не уделить достаточно внимания вовлечению сотрудников и планированию перехода на новую технологию.
Ситуация: Команда офиса NFP компании «Первый БИТ» разработала пилотный RPA-робот для автоматизации процессов в бухгалтерии крупной компании из ритейла. После успешного запуска определены доработки, чтобы увеличить объем обрабатываемых документов и улучшить функциональность робота.
Проблема: Функциональные заказчики, участвовавшие в пилоте, сменились, а финальное видение проекта и согласованное техническое задание с новым функционалом так и не были утверждены. Это привело к отсутствию четкого плана масштабирования и затягиванию процесса.
Решение: Для выхода из ситуации команда проекта провела встречу с лицом, принимающим решения, чтобы синхронизировать ожидания. Была представлена статистика работы робота, подчеркнута важность согласования документации и утверждения ТЗ. После этого была разработана полномасштабная стратегия развития RPA в компании, что упростило дальнейшее следование ожиданиям пользователей.
Итог: Проект выведен из стадии бесконечных доработок, началось масштабирование технологии на другие подразделения компании. Этот кейс показывает, как важно вовремя останавливаться, синхронизироваться с заказчиками и обсуждать стратегию масштабирования уже на этапе внедрения, чтобы избежать потери времени и ресурсов.
RPA — не просто про технологии. Это про людей. Роботы берут на себя рутинные задачи, освобождая сотрудников для более творческой и стратегической работы. А пилотный проект — первый шаг к тому, чтобы сделать ваш бизнес быстрее, эффективнее и конкурентоспособнее.
Согласно отчету Deloitte, компании, внедряющие RPA отмечают значительные преимущества использования новой технологии. Имеются данные об окупаемости менее чем за 12 месяцев, при этом в среднем 20% от эквивалента полной занятости сотрудников компании (FTE) обеспечивается роботами. RPA соответствует ожиданиям пользователей (на 92%) и даже превосходит их по многим параметрам, включая: улучшение качества и точности (90%), повышение производительности (86%), снижение затрат (59%).
Пилотный проект — это не только тестирование технологии, но и возможность показать, как RPA может изменить бизнес к лучшему. Если вы хотите начать внедрение роботизации, но не знаете, с чего начать, — начните с пилота. Это первый шаг к цифровой трансформации вашей компании.
У офиса NFP компании «Первый БИТ» разработана Бизнес-игра «Роботизация процессов: путь к успеху». С помощью игры мы помогаем компаниям определить перспективные процессы для роботизации в вашей организации. Прочитать подробнее можно по ссылке nfp2b.ru/rpa_business_game/
Получите 40 примеров реализованных кейсов по RPA роботизации крупнейших организаций с задачами, решением и результатами внедрения.
Пилотный проект в RPA - это первый шаг к автоматизации, который позволяет протестировать технологию на ограниченном участке бизнеса. Цель пилота - создать минимально жизнеспособный продукт, автоматизирующий значимую часть бизнес-процесса, и оценить эффективность технологии для компании.
Пилотный проект позволяет доказать концепцию автоматизации, познакомиться с технологией и платформой, оценить скорость работы робота по сравнению с человеком, измерить эффективность и определить необходимое количество лицензий для дальнейшего масштабирования.
Пилотный проект состоит из пяти этапов: формирование функциональных требований, настройка инфраструктуры, разработка и настройка RPA-робота, тестирование в контуре клиента и демонстрация результатов с оценкой эффективности автоматизации.
Основные ошибки включают внедрение без четких целей, неиспользование пилота после разработки, затягивание с масштабированием, отсутствие вовлеченности сотрудников и недостаточное планирование перехода на новую технологию.
Благодаря использованию low-code платформ, создание прототипа RPA-робота для пилотного проекта занимает от 2 до 7 рабочих дней, что позволяет быстро получить первые результаты и оценить потенциал технологии.
Для пилотного проекта лучше выбирать рутинные операции с четкими правилами выполнения, такие как обработка документов, сверка данных, формирование отчетов или перенос информации между системами, где можно измерить конкретный эффект от автоматизации.
Проектный офис NFP компании Первый БИТ предлагает услуги по разработке и внедрению пилотных проектов RPA. Под руководством Анны Аверкиевой, руководителя проектов RPA и BI, мы помогаем компаниям из разных отраслей сделать первые шаги в автоматизации и оценить потенциал технологии для их бизнеса.
Для получения консультации по запуску пилотного проекта RPA обратитесь в офис NFP компании Первый БИТ. Мы проведем анализ ваших бизнес-процессов, помогут выбрать оптимальный сценарий для автоматизации и разработаем пилотный проект, который станет основой для масштабного внедрения RPA в вашей компании.
Эксперты офиса NFP компании «Первый Бит» расскажут об основных подходах эффективного построения методологии системно-ориентированной бюджетной модели на примере горнорудного предприятия.
Подробнее
Экспертный вебинар, на котором вы получите универсальную карту внедрения ИИ для ключевых бизнес-направлений, а также практический план запуска интеллектуальной автоматизации в ключевых отделах.
Подробнее
Экспертный вебинар от специалистов компании Первый БИТ, где будут рассмотрены современные подходы к лимитированию, управлению резервами и автоматизации процессов бюджетирования с учетом новейших возможностей платформы.
Подробнее
Цели курса: изучение возможностей программного продукта «1С:ERP. Управление Холдингом 8» по реализации бизнес-процессов бюджетного контроля, формирование навыков самостоятельной работы в системе и настройке типового функционала, а также знакомство с общими методическими аспектами бюджетного контроля.
Подробнее
Цели курса: изучение возможностей программного продукта «1С:Управление холдингом» в части бизнес-процессов управления закупками, формирование практических навыков самостоятельной настройки и управления процессами в прикладном решении.
Подробнее
Цели курса: изучение возможностей программного продукта «1С:Управление холдингом» в части бизнес-процессов казначейства, формирование практических навыков самостоятельной настройки и управления процессами в прикладном решении.
Подробнее
Курс ориентирован в первую очередь на представителей бизнеса, которые хотят получить представление о том, как продукт «1С:Управление холдингом» может помочь в решении задач бизнеса.
Подробнее
Цели и задачи: дать слушателям системное представление о возможностях «1С:Управление холдингом» в части функционала, обеспечивающего формирование планов (функциональных и мастер-бюджетов), сбор факта, план-фактный и факторный анализ.
Подробнее
