Пилотные проекты в RPA: как начать внедрение роботов и избежать ошибок
Роботизируем бизнес-процессы с 2017 года
Вебинар: RPA и AI в АПК
Как роботизация и искусственный интеллект помогают компаниям в агропромышленном комплексе снижать издержки, ускорять процессы и повышать общую эффективность.
Задумываетесь о внедрении роботизированной автоматизации процессов (RPA), но не знаете, с чего начать? Так бывает в компаниях, которые делают первые шаги в RPA. Всё чаще компании обращаются к пилотным проектам, чтобы протестировать технологию и оценить потенциал.
Внедрение роботизированной автоматизации процессов (RPA) — это не просто модный тренд, а реальный инструмент для повышения эффективности бизнеса. Однако, как и любая новая технология, RPA требует грамотного подхода на старте.
Проектный офис NFP компании «Первый БИТ» уже помог компаниям из разных отраслей сделать первые шаги в автоматизации.
В статье Анна Аверкиева, Руководитель проектов RPA и BI офиса NFP компании «Первый БИТ», расскажет, как избежать типичных ошибок, развеет мифы и даст советы, как правильно организовать пилотный проект, чтобы он стал стартом для масштабного внедрения RPA в вашей компании.
Что такое пилотный проект в RPA?
Пилотный проект — первый шаг к автоматизации. Цель — протестировать технологию на ограниченном участке бизнеса, чтобы оценить ее эффективность и жизнеспособность. В контексте RPA пилот — это создание минимально жизнеспособного продукта (MVP), который автоматизирует небольшую, но значимую часть бизнес-процесса.
Пилотный проект позволяет:
- Доказать концепцию (Proof of Concept) — убедиться, что RPA подходит для вашей компании.
- Познакомиться с технологией — изучить платформу, инструменты и команду внедрения.
- Оценить результаты — измерить скорость взаимодействия робота с информационными системами.
- Сравнить скорость работы программного робота и человека.
- Оценить необходимое количества RPA-лицензий с перспективой масштабирования.
Пример грамотного запроса заказчика
«Хотим освободить минимум 2 часа в день сотрудника и в 3 раза ускорить обработку запросов. Это важно, потому что ошибки в документах несут репутационные риски».
Такой запрос сразу показывает ценность пилота и задает четкие критерии успеха, по достижению которых можно будет считать пилот успешным. Эти ожидания к результатам внедрения важно зафиксировать до старта разработки.
5 этапов пилотного проекта
- Формирование функциональных требований.
Документ описывает, что должен делать робот и какие результаты ожидаются. Без него невозможно оценить успешность пилота.
- Настройка инфраструктуры.
- Разработка и настройка RPA.
На этом этапе создается прототип робота. Благодаря low-code платформам, процесс занимает 2-7 рабочих дней.
- Тестирование в контуре клиента.
- Демонстрация и оценка результатов.
- Презентация робота, сравнение его эффективности с ручным процессом.
Пилотный проект — возможность показать экспертизу офиса NFP компании «Первый БИТ» и помочь новым Заказчикам оценить взаимодействие. Можно назвать это демо-версией, потому что успешный пилот – это только начало. Следующий этап – обсуждение тиражирования технологии на другие процессы и подразделения в компании.
Ошибки, которых стоит избегать при внедрении RPA
Бернарду Шоу: «Жизнь состоит в том, чтобы научиться избегать ошибок, которые уже совершили другие».
Внедрение RPA без чётких целей и описания желаемых результатов внедрения
Ситуация: В офис обратилась строительная компания с запросом на срочный выбор и внедрение пилотного RPA-робота. Руководство хотело использовать технологии, близкие к искусственному интеллекту, но четких целей и описания желаемых результатов не было.
Проблема: Команда предложила начать с процесса сверки Актов, так как это рутинная операция, подходящая для роботизации. Сотрудники бухгалтерии, ответственные за этот процесс, не были заинтересованы в автоматизации, что создало риск провала проекта.
Решение: После анализа внутренних процессов удалось выявить более подходящий вариант — процесс из блока HR, который важен для компании. Это позволило переключиться на пилотирование робота с учетом реальных потребностей бизнеса и заинтересованности сотрудников.
Итог: Проект успешно запущен, так как удалось вовремя переориентироваться на процесс, который действительно принесет ценность компании. Этот кейс подчеркивает важность четкого определения целей и вовлеченности заказчиков на этапе выбора процессов для автоматизации.
Не использование пилота после внедрения
Ситуация: Компания из сферы логистики обратилась с запросом на внедрение RPA для автоматизации процесса обработки накладных. После успешного пилотного запуска робот внедрен и настроен для работы в тестовом режиме.
Проблема: Несмотря на успешное завершение пилота и готовность робота к тестированию, процесс не был передан в промышленную эксплуатацию. Руководство компании решило отложить тестирование робота, так как сотрудники отдела логистики выразили сомнения в необходимости автоматизации и не были готовы к изменениям.
Решение: Команда проекта провела дополнительные встречи с ключевыми сотрудниками и руководством, чтобы объяснить преимущества автоматизации и продемонстрировать, как робот может снизить нагрузку на персонал и уменьшить количество ошибок. Также разработан план постепенного внедрения, чтобы сотрудники могли адаптироваться к новому процессу.
Итог: После разъяснений и корректировки подхода робот запущен в промышленную эксплуатацию. Этот кейс показывает, что даже успешный пилот может не принести результата, если не уделить достаточно внимания вовлечению сотрудников и планированию перехода на новую технологию.
Затягивание с масштабированием
Ситуация: Команда офиса NFP компании «Первый БИТ» разработала пилотный RPA-робот для автоматизации процессов в бухгалтерии крупной компании из ритейла. После успешного запуска определены доработки, чтобы увеличить объем обрабатываемых документов и улучшить функциональность робота.
Проблема: Функциональные заказчики, участвовавшие в пилоте, сменились, а финальное видение проекта и согласованное техническое задание с новым функционалом так и не были утверждены. Это привело к отсутствию четкого плана масштабирования и затягиванию процесса.
Решение: Для выхода из ситуации команда проекта провела встречу с лицом, принимающим решения, чтобы синхронизировать ожидания. Была представлена статистика работы робота, подчеркнута важность согласования документации и утверждения ТЗ. После этого была разработана полномасштабная стратегия развития RPA в компании, что упростило дальнейшее следование ожиданиям пользователей.
Итог: Проект выведен из стадии бесконечных доработок, началось масштабирование технологии на другие подразделения компании. Этот кейс показывает, как важно вовремя останавливаться, синхронизироваться с заказчиками и обсуждать стратегию масштабирования уже на этапе внедрения, чтобы избежать потери времени и ресурсов.
Почему RPA — это выгодно?
RPA — не просто про технологии. Это про людей. Роботы берут на себя рутинные задачи, освобождая сотрудников для более творческой и стратегической работы. А пилотный проект — первый шаг к тому, чтобы сделать ваш бизнес быстрее, эффективнее и конкурентоспособнее.
Про Цифры
Согласно отчету Deloitte, компании, внедряющие RPA отмечают значительные преимущества использования новой технологии. Имеются данные об окупаемости менее чем за 12 месяцев, при этом в среднем 20% от эквивалента полной занятости сотрудников компании (FTE) обеспечивается роботами. RPA соответствует ожиданиям пользователей (на 92%) и даже превосходит их по многим параметрам, включая: улучшение качества и точности (90%), повышение производительности (86%), снижение затрат (59%).
Заключение
Пилотный проект — это не только тестирование технологии, но и возможность показать, как RPA может изменить бизнес к лучшему. Если вы хотите начать внедрение роботизации, но не знаете, с чего начать, — начните с пилота. Это первый шаг к цифровой трансформации вашей компании.
У офиса NFP компании «Первый БИТ» разработана Бизнес-игра «Роботизация процессов: путь к успеху». С помощью игры мы помогаем компаниям определить перспективные процессы для роботизации в вашей организации. Прочитать подробнее можно по ссылке nfp2b.ru/rpa_business_game/
Лучшие практики на базе RPA!
Получите 40 примеров реализованных кейсов по RPA роботизации крупнейших организаций с задачами, решением и результатами внедрения.
