Стоит ли заниматься реинжинирингом процессов перед внедрением RPA?

Варга Моайед, главный директор по вопросам стратегического развития UiPath, о том, как должна проходить роботизация, и о новой эре организации процессов в компании 

Клиенты часто спрашивают: «Должны ли мы заняться реинжинирингом процессов перед внедрением RPA или автоматизировать процессы «как есть»? Справедливости ради стоит сказать, что консультанты советуют перепроектировать процессы, в то время как большинство клиентов изначально игнорируют этот факт, чтобы быстрее получить результат.

Действительно, в крупных организациях стремятся быстрее внедрить программных роботов, чтобы получить зеленый свет для дальнейшего финансирования программы. Нет никаких сомнений в том, что RPA является идеальной технологией для реинжиниринга процессов для тех, кто уже внедрил программу бережливого производства или концепцию «шести сигм». Для того, кто этого не сделал, предоставляется прекрасная возможность выполнить технологическую реконструкцию.

Несмотря на многолетнюю практику бережливого производства, большинство клиентов не полностью гармонизировали или оптимизировали свои процессы. Рассмотрим случай клиента, который с помощью консультантов создал глобальный общий центр обслуживания для функций бэк-офиса. Когда начался RPA-проект, руководитель центра был убежден, что их процессы стандартизированы, оптимизированы и, конечно же, хорошо документированы.

К его удивлению выяснилось, что на уровне нажатия клавиш процессы далеки от гармонизации. Буквально почти каждая страна, обслуживаемая центром, по-разному обрабатывала процесс «от заказа до получения оплаты».

Этот случай не является особенным. Организации, охватывающие несколько географических зон, часто разделяют процессы на географические субрегионы. Иногда региональное разделение процессов происходит по веским причинам, в то время как в других случаях это делается по неправильным причинам. Этот пример — хороший повод, чтобы разделить процесс, когда различные страны имеют различные законодательства.

С другой стороны, клиенты иногда не в состоянии оптимизировать процессы компании, потому что не совсем понимают влияние, которое будет иметь технология.

Поэтому важно привлекать опытных консультантов по процессам при реализации RPA-проекта. Запуск RPA-проекта дает прекрасную возможность по-настоящему перестроить процесс. Это требует глубокого знания процесса.

RPA может вызвать несколько уровней процесса реинжиниринга. На самом простом уровне это может способствовать стандартизации процесса. «Принцип четырех глаз» больше не нужно соблюдать, потому что роботы не делают ошибки, присущие человеку!

Robotic Process Automation позволяет переосмыслить процессы более целостным образом. В пример можно привести построение процесса адаптации нового сотрудника. Робот может легко подключиться к базе данных HR, ИТ-системам и системам безопасности. Таким образом, процесс становится более эффективным и менее подверженным ошибкам.

Возвращаясь к нашему первоначальному вопросу о том, следует ли сначала перепроектировать процесс или нет, мой совет – сделать это одновременно.

Столь же неэффективно перепроектировать процесс, не зная возможностей, предлагаемых RPA, как автоматизировать процесс «как есть». В первом случае можно упустить все возможности, которые предлагает автоматизация, и сделать проект излишне длительным, сначала занимаясь реинжинирингом, а затем автоматизируя. В то время как во втором случае, автоматизируя все «как есть», человек упускает возможность повысить эффективность, что потенциально может привести к излишне сложным сценариям автоматизации, которые придется пересмотреть в будущем.

Следовательно, сегодня крайне важно, чтобы все, кто внедряет бережливое производство или практикует «шесть сигм», познакомились с RPA, поскольку это новый инструмент, который позволит компаниям вывести свою торговлю на следующий уровень.

Наступила новая эра, давайте назовем ее lean RPA — «бережливая роботизированная автоматизация процессов»!

Автор: Варга Моайэд (Vargha Moayed), главный директор по вопросам стратегического развития UiPath

Uipath.com, 16 августа 2018