Точки роста операционной эффективности на базе процесса Закупок

Основной бизнес-процесс и подпроцессы закупки:

Процесс закупок начинается с планирования потребностей. Каждое подразделение планирует закупки в соответствии с своими потребностями с обязательным указанием сроков поставки и количества материалов/комплектующих/услуг, проверяется наличие свободных остатков на складах, уже заказанные товары/услуги у поставщиков, товары «в пути». В итоге появляется «чистая потребность» для закупки у поставщиков – товары консолидируют по номенклатуре и формируют план закупок.

Далее план закупок необходимо согласовать повторно с бюджетом и планом производства. Процедуры согласования потребностей с производством и бюджетом необходимы в том числе для расшивки узких мест процесса планирования потребности:

• Механизмы резервирования материалов на складе под уже открытые заказы и проекты – в случаях, когда часть проектов приостановлена или отменена в ходе реализации, в резерве может остаться значительная часть материалов, при этом план закупок будет формироваться без учета этих материалов.
• Согласование аналогов — зачастую в компаниях нет утвержденных и зашитых в систему таблиц аналогов по номенклатуре, а у менеджера по закупкам нет нужных знаний или мотивации для подбора– в этом случае будет принято решение о новых закупках, что фактически приведет к созданию неликвида на складе.
• Несоблюдение выполнения очередности заказов — материалы, поступившие в производство на один заказ, используются при производстве другого заказа.
• Финансовая дисциплина или лимитирование бюджета закупок – вопрос закупка минимальной отгрузочной партии решается каждый раз индивидуально (от закупки минимальной партии значительно превышающий план закупок до покупки точного количества товаров у розничного продавца, но со значительной ценовой надбавкой).

Если план закупок утвержден, но на ряд номенклатуры у компании нет действующих поставщиков, запускается процесс «От поиска поставщика до заключения договора». Данный процесс включает в себя анализ рынка, отбор поставщиков по параметрам, соответствующим стратегии закупок, проведение переговоров с поставщиками для достижения максимально выгодных условий, согласование типовых договоров и, если этого требует регламент, проведение итогового тендера на поставку.

После заключения договора следует ключевой в осуществлении закупок процесс «От заказа до оплаты». От того как выстроен и налажен этот процесс зависит конечный результат – выполнение плана закупок.

Основные вопросы, на которые нужно обратить внимание при построении этого процесса:

• Сколько времени занимает длится процесс и как сократить это время?
• Есть ли стандартные процедуры обработки типовых отклонений при поставке товаров/услуг таких как недопоставка, пересортица, прочие или каждый раз вопрос решается с привлечением руководства компании?
• Сколько стоит одна процедура закупки и как снизить эту стоимость?
• Информация о состоянии заказа доступна всем заинтересованным лицам своевременно? Если нет, что можно сделать, чтобы процесс был максимально прозрачным?

Итогом выполнения первых трех процессов является выполнение плана закупок – товары поставлены, услуги оказаны. Необходимо посчитать экономическую эффективность проведенных операций, убедиться в оптимальности запасов на складе и т.д. Процесс «Управление категориями» призван дать ответы на эти вопросы.

Процесс «Управление категориями» состоит из следующих процедур:

• разделение всей закупаемой номенклатуры на категории – группы, по которым будут работать категорийные менеджеры;
• оценка важности категории для компании, введение ключевых показателей эффективности (KPI) в соответствии с важностью категории, разработка планов работ по категориям;
• Проверка и измерение KPI по категориям, корректировка планов работ.

Последним блоком в бизнес-процессе закупки является «Управление договорами». Данный процесс состоит из следующих процедур:

• Управление создание договора – на этом этапе определяется процедура согласования договора. Традиционно упрощенная процедура согласования применяется для типового договора компании, согласование договора отличного от стандартного обычно занимает больший срок и требует жесткого контроля сроков согласования для обеспечения своевременности поставок.
• Управление эффективностью – соответствие условий договора целям стратегии в части управления оборотным капиталом компании.
• Управление изменениями в договорах – порядок внесения изменений и дополнений в действующие договоры.
• Управление закрытием договора – инструкции для работы поставщика и покупателя, содержащие положения, например, о документах о неразглашении коммерческих тайн и прочей информации перед закрытием/расторжением договоров.

В рамках процесса «Управление договорами» создаются регламенты по заключению договоров, где для каждого согласующего определена зона ответственности с целью заключения договоров с поставщиками на максимально конкурентных условиях. Процесс требует создание в организации единого центра ответственности за договорную работу.