После внедрения BPM-системы существует чёткая регламентация. У сотрудников не накапливаются рутинные задачи. Продуктивность всей компании растёт.

Повышается качество обслуживания, т.к. внедрение BPM-системы позволяет автоматизировать сквозные бизнес-процессы (от пресейла до оплаты и отгрузки). Это обеспечивает гладкий путь клиента (customer journey).

Наличие оцифровки бизнес-процессов приводит к тому, что компания имеет возможность масштабировать и изменять свои бизнес-процессы в условиях постоянно меняющегося рынка.

Внедрение BPM-системы даёт возможность внедрять и контролировать ключевые показатели работы (KPI) как отдельной команды, так и компании в целом.

При внедрении BPM-системы процессы становятся прозрачными и управляемыми. Снижается количество «рутины» и ненужной работы. При внедрении BPM-системы в связке с программной роботизацией процессов (RPA) рутинная работа перекладывается на программных роботов.

Внедрение BPM-системы позволяет автоматизировать внутренние процессы компании и изменить способы её работы, вместо того, чтобы строить «цифровой фасад» бизнеса, за которым будут старые «аналоговые» процессы, базирующиеся на ручной работе, таблицах и электронной почте.

Вы сможете организовать хранение, регистрацию и поиск документов, добавлять новые версии и сравнивать их друг с другом, настроить маршруты движения документов при помощи бизнес-процессов на уровне приложения или раздела. Этапы процесса обработки каждого документа можно отслеживать при помощи статусов.

Маршрутом называют все этапы обработки документа. Любой маршрут можно автоматизировать при помощи бизнес-процесса. Это позволит четко обозначить ответственных за каждый этап, ограничить сроки выполнения задач и контролировать ход работ.

Любой документ в компании проходит ряд стадий, которые называются жизненным циклом. Сначала документы создаются, затем отправляются на согласование, при необходимости дорабатываются, утверждаются, выполняют свою основную функцию и попадают в архив. Некоторые стадии документ проходит лишь один раз, другие могут повторятся.

Для работы с типовыми документами в ELMA365 предусмотрена генерация документов по шаблону. Вы можете генерировать любые документы, от договора купли-продажи до заявления на отпуск. Достаточно загрузить шаблон в систему и настроить генерацию в маршруте документа. К примеру, при заключении сделки менеджеру не придется вручную вносить в договоры и акты все детали заказа, сумму, реквизиты контрагента и т.д. Система автоматически подставит эти данные с карточки сделки, а менеджер получит готовый файл с договором.

В любой организации существует иерархия, согласно которой распределяются ответственность и полномочия сотрудников. У каждого своя роль в компании и свой уровень доступа к информации. В ELMA365 вы можете указать, кто из сотрудников будет просматривать, редактировать или удалять определенные файлы, папки и документы, а также изменять их настройки доступа.

Электронная подпись — это современный и удобный инструмент для взаимодействия внутри компании, контрагентами и государственными органами. Сегодня ЭЦП необходима для ведения бизнеса. В ELMA365 подписать квалифицированной подписью можно любой элемент приложения — документ, событие в календаре или простой элемент, например, кредитную заявку.

Электронный архив предусмотрен для того, чтобы быстро находить и выгружать документы, оперативно отвечать на запросы и избавиться от рутины. В нем данные собраны в одном месте, что дает возможность менеджеру быстро найти документ, даже не зная, где он лежит и что это за документ.

Для соблюдения процедур делопроизводства в ELMA365 реализованы функции регистрации, автоматического присвоения номеров, сквозной нумерации и резервирования. Все зарегистрированные документы формируют единый реестр.

Маршруты согласования входящих счетов исключают случаи потери документов и снижают риски несвоевременной оплаты. Стадии рассмотрения становятся прозрачными и контролируемыми. Сроки рассмотрения задач строго ограничены, при любой задержке видно, на каком этапе возникли сложности. Если регламенты в компании изменились, инструмент легко под них подстроится.

Агрегирование всех задач в одном месте позволяет грамотнее организовать рабочее время, определить приоритетность задач и уложиться в сроки. В рамках бизнес-процесса задачу можно поставить как и конкретному пользователю, так и целому отделу.

Встроенный внутрикорпоративный мессенджер позволяет отправлять мгновенные сообщения прямо из интерфейса системы. В ELMA365 доступна отправка личных сообщений, создание групповых чатов, а также информирование большего количества сотрудников через каналы общей ленты. Входящие сообщения отображаются в push-уведомлениях даже при скрытом браузере. В чатах вы можете делиться с коллегами файлами и изображениями.

Бесшовная интеграция с Диадоком или другими операторами ЮЗДО позволяет быстро наладить полностью безбумажный документооборот в компании. В ходе сквозного процесса электронные документы согласовываются и подписываются ЭЦП, а затем отправляются из интерфейса ELMA365. Это значительно упрощает процедуру обмена и ускоряет доставку корреспонденции контрагентам.

За обработку обращений отвечают Операторы SD. Распределением обращений и контролем качества работы операторов занимаются Супервизоры SD. Обращения могут обрабатываться на разных уровнях поддержки. В таком случае создаются группы операторов, которые работают с обращениями только определённого уровня. Оператор работает с обращением, создает решение по нему. Найденное решение должен подтвердить автор обращения, при этом он может оценить работу оператора. Также обращения можно группировать по папкам, структуру которых можно дополнять и изменять самостоятельно. Супервизоры SD могут проверять Эффективность отдела и показатели качества (SLA) работы Операторов SD за определенный период.

На основе опыта работы с обращениями операторы и супервизоры ServiceDesk могут формировать базу решений. В неё можно включать инструкции по выполнению стандартных действий и полезную информацию для решения типичных инцидентов.

Супервизоры и операторы ServiceDesk выявляют проблемы, т.е. общую причину нескольких обращений от клиентов по какому-либо сервису, и создают решения для их устранения. Эффективное управление проблемами позволяет сократить число обращений и снизить их влияние на обслуживание. При работе с проблемой можно взять её на рассмотрение, изменить данные по ней и зафиксировать результаты работы.

Запрос на изменение — это предложение о добавлении, модификации или удалении оборудования, или ПО, которое может повлиять на оказание услуги. Управление запросами на изменение включает в себя регистрацию запросов, согласование предлагаемых изменений, оценку трудоемкости, выполнение изменений и закрытие запроса на изменение.

ServiceDesk предназначен для поддержки услуг. Услуга — это возможность или действие, которые ваша организация предоставляет клиентам. Одна и та же услуга может иметь несколько уровней качества, которые отличаются тарифными планами и кругом клиентов. В ServiceDesk можно вести реестр услуг, определять качество и график их предоставления различным категориям клиентов. Для каждой услуги в соглашении SLA фиксируются условия её предоставления, например, нормативное время решения, график предоставления сервиса, категории клиентов и тариф.

В базе данных управления конфигурацией (CMDB) можно управлять материальными и нематериальными активами вашей организации, от которых зависит предоставление IT-услуг клиентам. К активам можно отнести, например, технические средства, все виды программного обеспечения, сетевые элементы, рабочие станции, серверы, системные блоки, принтеры и т. д. Работа с активом осуществляется из его карточки. Вы можете присвоить или изменить статус работоспособности актива, зарегистрировать проблему, которая связана с ним, или передать актив материально ответственному лицу.