Инструменты бюджетирования в «1С:Управление Холдингом»

Статья консультанта NFP Ибрагима Канкулова, в которой он описывает настройку  инструментов бюджетирования в «1С: Управление Холдингом».

Инструментов, используемых в бюджетировании в арсенале продукта «1С:Управление Холдингом» достаточно много. Чтобы систематизировать их, можно разбить весь перечень на определённые группы:

Инструменты финансового планирования:

• Настройки бюджетной модели;
• Ввод, импорт и консолидацию бюджетов;
• Комментирование и согласование;
• Многосценарное планирование.

Распределение ответственности и лимитирование полномочий:

• Настройка и контроль регламента;
• Запись и контроль лимитов.

Мониторинг, анализ и контроль:

• Контроль лимитов;
• Загрузка фактических данных, расшифровки;
• Средства мониторинга и анализа данных.

Начать рассмотрение инструментов бюджетирования можно с финансового планирования. Для этого как пример можно взять стандартную бюджетную модель, которая включает в себя 3 мастер бюджета и несколько функциональных бюджетов, они необходимы для автоматизации мастер бюджетов.

Настройка бюджетов производится достаточно просто, через настройку структуры бюджета, где заводятся строки, аналитики строк, колонки и формулы для заполнения бюджета данными. С помощью формул и операндов можно переносить данные не только из бюджета в бюджет, но и в целом любые данные, которые находятся в системе «Управление Холдингом», либо из внешних информационных баз.

После настройки структуры бюджета пользователь получает на выходе готовый бюджет, расчет по которому частично или полностью автоматизирован. После чего структуре компании, отвечающей за казначейство, остается только запланировать данные по строкам, связанным с финансовой деятельностью.

Работа непосредственно с бюджетом происходит через 2 основных инструмента – это сводные таблицы или экземпляры отчета. Основными отличиями этих 2 инструментов является их гибкость. Вкратце описать различия этих двух инструментов можно следующим образом. Если говорить о сводной таблице, то это наиболее гибкий инструмент, в котором есть возможность ввода данных и анализа результата расчета в одном интерфейсе.

С другой стороны, экземпляры отчета — более жёсткий инструмент, который в свою очередь имеет ряд других преимуществ. Например, в нем есть возможность настраивать внешний вид отчета наиболее подходящим способом. Кроме того, он содержит версионированность и способен расшифровывать данные расчета вплоть до крайних сумм в источниках данных. Для обоих механизмов существует возможность работы с Microsoft Excel, то есть загрузка и выгрузка данных.

Более детальный разбор описанных инструментов проведен специалистами компании NFP в другой статье, которую Вы также можете найти в разделе новостей.

Планирование в 1С: Управление холдингом с использованием данных инструментов возможно «снизу-вверх», что означает, что пользователи по отдельным организационным единицам могут заполнять свои бюджеты по конкретным строкам, которые будут складываться в общий итог. Либо «сверху-вниз» — вариант, когда цель по той или иной строке задается вышестоящим менеджером в режиме обратного распределения, а затем распределяется по организационным единицам. В таком случае менеджеры на местах будут видеть к какой цели по планированию они должны прийти.

Кроме того, в инструментах есть возможность согласования. Может использоваться либо один согласующий пользователь, либо целые маршруты согласования, через которые можно реализовать сложные процедуры согласования в больших организациях.

Также в функционале «Управление холдингом» есть возможность использовать множественные сценарии, то есть не только классические «Факт» и «План», но и прочие необходимые для конкретного пользователя. Разные сценарии возможно сравнивать между собой, выводить дельты и производить анализ, проводить многосценарное планирование в том же интерфейсе сводной таблицы.

Далее необходимо сказать о регламенте – справочнике, в котором определяется организационная структура, используемая для консолидации данных, дополнительные правила расчета, а также матрицы полномочий. Последние содержат в строках организационные единицы, а в колонках бюджеты. На пересечении в ячейках указываются пользователи, которые будут отвечать за заполнение бюджета и за то, как эти бюджеты будут согласовываться.  Можно назначить конкретного пользователя, либо роль, что является более гибким вариантом.

Кроме того, необходимо также отметить функционал «лимитов» в 1С:Управление Холдингом. Лимиты облегчают работу казначейства, так как пользователю сразу видно, укладывается ли та или иная сумма в лимит. Это облегчает процесс анализа заявок для пользователей.

В свою очередь контроль лимитов может быть жесткий и гибкий. Жесткий – настройка лимитов, при которой заявку нельзя провести, если она выходит за рамки лимита. Гибкий, в свою очередь, подразумевает проведения маршрута согласования для заявки, которая выходит за рамки указанного лимита. Для разных подразделений можно настроить контроль лимитов по-разному. Также можно использовать механизм резервирования. Он используется, если пользователь знает, что вскоре необходимо будет согласовать важную заявку, на которую должно хватить лимита.

Что же касается загрузки фактических данных, то этот процесс производится через заполнение отчетной формы бюджета, через правило расчета как для сводной таблицы, так и для экземпляра отчета. В том или ином правиле расчета с помощью операндов и формул настраивается загрузка данных либо из других бюджетов, смежных, или нижестоящих, из каких-либо справочников, или регистров системы, или из внешних информационных баз. Загрузка данных в первоначальную форму бюджета – некий источник может происходить либо указанным выше способом, либо загрузкой из Microsoft Excel типовым функционалом Управление холдингом, или, например, с помощью Excel Addon. В интерфейсе сводной таблицы после загрузки фактических данных возможно произвести план-фактный анализ.

На нашем сайте вы можете ознакомиться с продуктом 1C:Управление холдингом

Ибрагим Канкулов, Консультант NFP