Реализация бюджетной модели в «1С:Управление Холдингом» с использованием сводной таблицы или с помощью экземпляров отчетов. Преимущества и недостатки

Консультант компании NFP Ибрагим Канкулов подготовил статью, в которой подробно рассказал о том, как правильно выбрать вариант реализации бюджетной модели в «1С:Управление Холдингом».

Реализация бюджетной модели в системе 1С: управление холдингом основывается на использовании бюджетных форм, реализованных через «бланки отчета».

При создании бланка в обновленной версии «Управление Холдингом 3.0» у пользователя есть выбор какой вариант реализации бюджетной модели использовать:

• классический экземпляр отчета (однопериодный),
• сводная таблица,
• многопериодный экземпляр отчета.

Классический экземпляр отчета

Главными недостатками работы с бланком экземпляра отчета (однопериодный) является его ограниченность по периоду —  то есть период для ввода данных по бюджету может иметь только одно значение, например, месяц, квартал, полугодие или год. Многопериодность для него не предусмотрена. Если пользователю необходимо заполнить данные, например, за год в помесячной детализации, то при использовании данного бланка требуется создать 12 документов на каждый отдельный месяц.

Рис. 1

Сводная таблица

Сводная таблица «Управления Холдингом» – это инструмент похожий на сводную таблицу, используемую в MS Excel. В нём представляется возможность управлять составом измерений и отображением их порядка. Это означает возможность менять группировку аналитик и выстраивать их расположение сверху или снизу от другой аналитики, после чего система автоматически пересчитает итоги по группировкам. В отличие от сводной таблицы в Excel, сводную таблицу в «Управлении холдингом» можно использовать как для вывода, так и ввода данных. То есть данные можно корректировать вручную непосредственно в таблице и сразу получать результат.

Рис. 2

В сводной таблице существует ряд удобных функций сравнения, которых нет в экземпляре отчета. Например, сравнение плановых показателей с фактическими и сравнение данных из разных сценариев. В экземпляре отчета сравнение производится созданием нового бланка, в сводной же таблице сравнение выполняется непосредственно в текущей таблице, через настройку структуры (настройка состава показателей) – добавляется дополнительная колонка, которая отображает данные, например, из другого сценария, а также колонки отклонений и процентного отклонения.

Рис. 3

Многопериодный экземпляр отчета

В отличии от однопериодного экземпляра отчета, работа в многопериодных экземплярах отчета подразумевает возможность вводить данные за несколько периодов. Кроме того, есть ряд функций, которых не было в классическом экземпляре отчета, например, возможность представлять в разном виде информацию, то есть возможность управлять представлением данных.

Рис. 4

Также есть возможность сравнивать различные сценарии внутри многопериодного экземпляра отчета, например, план с фактом. Сравнение можно настроить с выводом дельты между показателями колонок и процентным соотношением разницы. При настройке данного бланка нет необходимости изменять структуру данных. Отображение данных из другого сценария или другого аналитического среза выполняется с помощью свойств самого экземпляра отчета. Таким образом данные подтягиваются напрямую из другого сценария, и расчет дельты отклонений производится непосредственно в экземпляре отчета, а не с помощью отдельных показателей.

Рис. 5

Кроме того, для конкретной ячейки можно присвоить данные конкретного сценария и задать отборы за определенный период или сдвиг по периоду. Это возможно с помощью функционала механизма отборов, который работает по аналогии с работой операндов в форме настройки бланка. В бланке многопериодного экземпляра отчета могут отображаться данные (показатели) любых видов отчетов, не только текущего. При этом больше нет необходимости настраивать операнды и писать формулу для расчета. Достаточно использовать настройку показателей в бланке настройки вида отчета и перетащить интересующий показатель в соответствующую ячейку в бланке. Вместе с этим реализованы динамические формулы – вычисляемые ячейки, которые помогают пересчитать данные из существующего бланка. Данные формулы хранятся в бланке, они никак не связаны с правилами обработки и показывают динамические изменения в текущем бланке. То есть для обновления данных в экземпляре отчета больше нет необходимости пересчитывать содержимое через правило расчета. Все это возможно настроить в «Бланке вида отчета», который приобрел новое визуальное исполнение в обновленной версии «Управление Холдингом 3.0».

Рис.6

Вопрос выбора того или иного варианта реализации модели остается за пользователем. Однако, учитывая все приведенные в статье доводы и рекомендации «1С», наиболее универсальным и содержащим максимально полный набор функций инструментом можно считать многопериодный экземпляр отчета, дополненный сводными таблицами.

Таблица №1 – «Положительные и отрицательные стороны каждого бланка»

Ибрагим Канкулов Консультант NFP