Автоматизация процессов управления бэк-маржой

Старший консультант компании NFP Дмитрий Крупский подготовил статью, в которой подробно рассказал о том, как добиться прозрачной, чёткой, автоматизированной системы управления бэк-маржой 

Управление бэк-маржой – очень значительный блок в части управления доходами компании. По объёмам бэк-маржа в некоторых случаях может достигать до 50% объёма фронт-маржи. Само понятие «бэк-маржа» предназначено для отражения той части доходов компании, которую она получает не от наценки на товар, как в случае с фронт-маржой, а в виде различных скидок, бонусов и компенсаций от поставщика:

• скидки на продукцию поставщика за выполнение определённого объёма закупки;
• предоставление различных бонусов за выполнение объёмов продаж;
• компенсация маркетинговых расходов, которые компания понесла в рамках продвижения продукции поставщика;
• компенсация изменений цены, которые могут возникнуть в силу различных факторов;
• скидки для стимулирования распродажи складских остатков;
• бонус за досрочную оплату по инвойсам и многое другое.

Соответственно, управление бэк-маржой наиболее актуально для крупных и средних торговых компаний, работающих напрямую с поставщиками – дистрибьюторами, крупными и средними торговыми сетями. Однако следует отметить, что автоматизация расчетов бонусов и компенсаций как часть проекта по управлению бэк-маржой также может быть актуальна и для самого поставщика. Это касается расчета уже расходной части по предоставлению различных бонусов и компенсаций своим партнёрам, упомянутым дистрибьюторам, крупным и средним ритейлерам и так далее.

Зачастую компания не может оказать такого же сильного влияния на бэк-маржу, как на фронт-маржу, так как первая в большей степени управляется поставщиком. Тем не менее, процесс управления содержит свои нюансы, разобравшись в которых, компания может как повысить свои доходы, так и сократить издержки. Например, имея возможность заранее спрогнозировать суммы бэк-маржи, а также просчитать суммы расходов, связанных с получением той или иной компенсации, компания способна выбрать наиболее выгодный для себя вариант взаимодействия с тем или иным поставщиком. Проще говоря – выбрать конкретную акцию из множества схожих и спрогнозировать её экономический эффект. Помимо этого, автоматизация расчета позволяет получить сумму компенсации по уже прошедшей акции или уже наступившему событию по условиям предоставления бонусов значительно раньше, чем в случае обработки информации вручную. В конечном итоге, это положительным образом сказывается на оборачиваемости дебиторской задолженности, скорости взаиморасчетов с поставщиками и увеличении объёмов закупок и продаж.

Оптимизация бизнес-процессов, входящих в процесс управления бэк-маржой, позволяет сделать механизм управления бэк-маржой более структурированным и гибким, в большей степени удовлетворяющим потребности бизнеса и помогающим выстраивать взаимоотношения с партнёрами и поставщиками. Для успешной автоматизации управления бэк маржой необходимо изучить, описать и структурировать различные бизнес-процессы: выявить  или назначить ответственных, исключить задвоение функций в некоторых случаях, сами бонусы и схему их получения объединить по смысловому принципу в определённые виды. Помимо этого, необходимо разработать так называемые «калькуляторы», которые состоят из взаимозаменяемых элементов, например: условия начисления бонуса, база расчета бонуса и так далее. Это оптимизировало процесс разработки и предоставило гибкость в настройке расчетов бонуса или компенсации.

Одним из наиболее важных и значимых результатов по управлению бэк-маржой является получение прозрачной, чёткой, автоматизированной системы управления бэк-маржой.

Следует отметить, что бизнес-процессы по получению той или иной статьи могут очень сильно отличаться друг от друга. Самым простым примером можно рассмотреть бонус за выполнение объёма закупки и бонус за выполнение объёма продаж. В первом случае компания получает вознаграждение если закупает товар в определённом количестве или на определённую сумму (это может быть как конкретная номенклатура, так и номенклатурная группа в целом, или даже закупки по конкретному бренду). Во втором же, компания должна выполнить объём продаж в натуральном или стоимостном выражении, чтобы получить бонус. При этом механики расчета самого бонуса могут совпадать: в обоих случаях поставщик может сделать базой расчета как объём закупки, так и объем продаж в стоимостном выражении (проще говоря, бонус будет рассчитываться как процент от объёма закупа в обоих случаях).

Помимо этого, алгоритмы расчета одной и той же статьи у разных поставщиков могут быть разными, как и предоставляемая поставщикам вспомогательная информация, обосновывающая правомерность получения того или иного бонуса или компенсации. Например, поставщик Х за выполнение объёма закупа может предоставить в качестве бонуса сумму процента от объёма закупа, а поставщик Y, за выполнение тех же самых условий по своим товарам, может предоставить фиксированную скидку на каждую единицу товара в следующем заказе. Или, например, поставщик Х, в рамках акции предоставления подарков для покупателей, может компенсировать себестоимость подарков, а поставщик Y выделит определённый процент от объёма закупа или продаж в качестве компенсации выданных подарков.

Автоматизированная отчетность по бэк-марже является более прозрачной, а оперативность составления отчетности, которая повышается в результате оптимизации бизнес-процессов и автоматизации, положительным образом сказывается на оборачиваемости дебиторской задолженности и финансовом цикле компании в целом.

Дмитрий Крупский, Старший консультант NFP