Современные инструменты планирования и учёта в агробизнесе

Павел Бритвин, партнёр компании NFP, и Андрей Гарифов, руководитель направления «Имитационное моделирование», рассказывают как с помощью управленческого учета, имитационного и оперативного планирования повысить эффективность агробизнеса 

Прошло уже несколько лет как в ответ на западные финансовые санкции в 2014 году Россией было введено ответное ограничение на импорт европейских и американских товаров сельскохозяйственного назначения. Активизировавшийся агропромышленный сектор начал показывать устойчивые темпы роста: увеличился объем производимой продукции, по некоторым направлениям выросла доля в мировом экспорте, доля убыточных организаций начала сокращаться и, вместе с тем, выросли инвестиции в основной капитал.

Со стороны государства АПК получает поддержку за счет специальных условий по кредитованию и страхованию, выделению грантов. Это, в свою очередь, стимулирует рост инвестиций в сельскохозяйственный сектор экономики, и, как следствие, приводит к росту сектора сельского хозяйства, увеличению масштабов бизнес единиц.

Однако инвесторы и акционеры сталкиваются с частыми проблемами управленческого и финансового учета, которые препятствуют как получению определенных преференций и инвестиций, так и полноценному развитию самого бизнеса. Не все сельскохозяйственные предприятия России имеют четко выстроенные схемы финансового и управленческого учета, что негативно сказывается на возможности участия в государственных и банковских программах, а также снижает заинтересованность со стороны инвесторов. Решение обозначенных проблем лежит в сфере отладки следующих процессов:

• Оперативное планирование и учет – планирование и контроль основных ресурсов предприятия, позволяющее вести превентивный контроль. Отлаженный процесс оперативного планирования позволяет разрабатывать наиболее справедливые нормы выработки и потерь;

К основным ресурсам предприятия относятся:

1. материалы (например: топливо, удобрения, корм для животных, средства по борьбе с вредителями, запчасти для ремонта машин и механизмов, вспомогательные материалы). Для многих предприятий в структуре себестоимости топливо и запчасти составляют наиболее существенные элементы затрат;
2. услуги подрядчиков (например: ремонтные работы, некоторые виды сельскохозяйственных работ, выведенных на аутсорсинг, электроэнергия);
3. персонал (наемный в штате и временные сезонные рабочие);
4. машины и механизмы, включая подвижный транспорт (сельскохозяйственного назначения: в виде тракторов, комбайнов; и прочего назначения: в виде автобусов, минивэнов).

• Имитационное планирование – планирование на основании динамических цифровых моделей производственных процессов, позволяющие регулярно планировать суточные и сменные задания, автоматически корректировать план на основании фактического выполнения работ с большей точностью, чем традиционные методы планирования.
• Финансовый учет – методология получения управленческого учета (возможно МСФO) для акционеров и банков, включая решение важнейшей задачи: расчета себестоимости готовой продукции и себестоимости продаж в разрезе видов деятельности и видов продукции.

ОПЕРАТИВНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ И УЧЕТ

На сегодняшний день большинство крупных производственных предприятий используют системы управления ресурсами (ERP системы). Внедрение современных ERP систем позволяет решать самый широкий спектр задач:

• планирование в растениеводстве,
• производственный учет в растениеводстве, крупный рогатый скот, свинокомплекс и т. д.,
• учет работы автотранспорта и ГСМ,
• делегировать задачи работникам;
• контролировать складские запасы и многие другие.

Однако, несмотря на все достоинства ERP, такие системы не предусматривают удобных для пользователей инструментов ввода данных, так как экранные формы очень перегружены количеством элементов и их сложностью. С другой стороны, данные по основным ресурсам интегрировано не проверяются между собой, что для руководителя затрудняет возможность выявить неэффективное использование ресурсов.

Это, в свою очередь, лишает руководящее звено возможности вести превентивный контроль и оперативное управление.

Для эффективного решения обозначенных проблем, экспертами компании NFP была разработана методология по ведению табельного учета, решающая задачу предоставления доступа к оперативной отчетности в режиме реального времени. Ключевой функцией методологии стала консолидация табелей работ подрядчиков, использованных материалов, работы персонала и машин и механизмов, выявление их корреляций между собой.

С чего начать, при внедрении продвинутого табельного учета в организации?

• Определить виды работ;
• Определить объекты учета, это могут быть:

1. участки посевных площадей, участки растениеводства (посадки),
2. этапы производства (сбор урожая, переработка, производство готовой продукции, хранение, транспортировка);
3. объекты строительства (новые комплексы, на которые тратятся ресурсы компании);
4. объекты эксплуатации (дороги, ирригационные системы)
5. каналы продаж в коммерческой деятельности (собственные магазины, сетевые поставщики);
6. по ресурсам: материалы (только, наиболее важные); сотрудники или их группировка по функции/должности; единицы техники или их группировка по функции/типу

Ниже приведена схема табельного учета, которая была применена для автоматизации сельскохозяйственного предприятия во Франции (проект NFP).

В качестве «стартового» табеля определялся табель учета работы подрядчиков (поставщиков). Информация по закупаемым услугам/работам в натуральных объемах относилась как к направлению деятельности, так могла относится и к ресурсам по другим табелям.

Просто разработать методику и функционал – недостаточно. Важным и ключевым этапом запуска данного инструмента является обучение сотрудников: предоставление им простого и очень удобного инструмента ввода данных. Много усилий уходит на создание регламента и процедур, повышения культуры сотрудников по оперативности внесения данных, их качеству и приемлемого уровня точности (аккуратности).

Ведение табельного учета позволяет, не дожидаясь формирования управленческой отчетности, (которое производится в рамках выполнения регламентных процедур закрытия в течение месяца следующего за отчетным) руководителю мониторить состояние предприятия по ключевым ресурсам, выявлять неэффективное его использование и превентивно, по отношению к закрытию периода,  поправлять ситуацию.

Ключевые производственные данные между которыми должны быть выявлена корреляция:

• Работа машин и механизмов с выполненными работами и потребленным топливом
• Ремонт машин и механизмов с временем работы и использованными запчастями
• Работа техники с временем работы сотрудников на технике
• Время работы сотрудников с видами проводимых работ

NFP рекомендует построить систему производственного мониторинга и контроля посредством сбора ключевых данных; это позволит: помимо ведения внутреннего контроля на оперативном уровне, методика дает более информативное представление об учете рабочего времени сотрудников в разрезе конкретных выполняемых работ, а также позволяет более аккуратно аллоцировать затраты на объекты калькуляции при расчете себестоимости.

• Визуализировать эффективность производства;
• Проводить кросс-сверку данных, находить неэффективные ситуации;
• Проработать в будущем нормы потребления ресурсов и выполнения видов работ;
• Координировать работу при росте масштабов.

На сегодняшний день не существует типовых программных решений по организации такого табельного учёта. Прежде всего это связано со спецификой разных организаций, учесть которую было бы сложно в одном программном продукте. В своей практике, команда NFP выбирает путь кастомизации системы 1C ERP, так как продукты 1С более гибки по отношению к своим основным конкурентам.

ИМИТАЦИОННОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

Важнейшим аспектом в планировании деятельности сельскохозяйственных предприятий является планирование сельскохозяйственных работ.

Многие компании планируют с/х работы или вручную (например, в Excel), или в полуавтоматическом режиме (с использованием ERP-систем).

Как правило, из учетных систем выгружаются справочники по технике, информация по технологии выращивания, данные по полям. Вручную составляются тех. карты, из которых вытекает рабочий план, включающий сроки, технику и объемы.

Отсутствие системы автоматического планирования может вызывать следующие проблемы:

• Техника загружена неравномерно;
• Операции выполняются не полностью;
• Операции выполняются позже установленного срока;
• Оперативное планирование не производится или производится в упрощенном виде (вызвано сложностью ручного планирования).

ERP-системы, которые уже хорошо себя зарекомендовали в области сельского хозяйства, могут быть дополнены моделью имитационного планирования.

NFP участвовала в реализации подобного проекта для крупного сельскохозяйственного предприятия. Была разработана модель имитационного планирования, интегрированая с ERP-системой.

Модель автоматически получает из ERP тех. карты, план ремонтов, данные по полям и генерирует рабочий план. Пользователи регулярно вносят в ERP фактические данные по выполнению работ и состоянию техники — на основании этих данных модель актуализирует рабочий план.

Модель позволяет оптимально распределить ресурсы предприятия с учетом:

• Видов операций (технологические сроки, необходимые модели техники и прицепов, нормы выработки);
• Техники (скорости перегона, сменность персонала, графики ТО и ремонтов);
• Данных по полям (координаты, площади, культуры, операции, приоритетности операций);

На «выходе» модель выгружает данные:

• Календарно-ресурсный план работ (на сезон, по каждому полю, по каждой единице техники);
• Сменно-суточные задания для каждого механизатора;
• Графики потребности в технике (техника ежедневно распределяется по работам, модель сигнализирует в случае недостатка техники);
• Управленческую отчетность (план-факт анализ с наглядной визуализацией по запланированным и фактически выполненным работам).

Важным для заказчика был фактор того, что модель полностью встроена в ERP-систему. Пользователи работают в привычном интерфейсе ERP-системы, без необходимости обучения работе с новой системой.

ФИНАНСОВЫЙ УЧЕТ

На данном уровне компании решают ключевые вопросы:

• Формирование управленческой отчетности (возможно МСФО);
• Планирование денежной позиции для обеспечения ликвидности компании.

Решение первой задачи упирается в создание самих форм управленческой отчетности и расчет себестоимости по видам деятельности и видам продукции.

Компания NFP помогает разработать пакет управленческой отчетности:

• набор основных форм, расшифровок;
• ключевых показателей оценки эффективности: каналов продаж, видов деятельности.

Решение задачи расчета себестоимости предполагает выполнение задач:

• проработки методологии, в рамках которой максимально используются данные оперативного учета (натуральные объемы как базы распределения по направлениям);
• автоматизации посредством инструментов 1С Предприятия 8 ERP.

Методика калькуляции затрат включает определение:

• статей затрат;
• объектов калькуляции;
• последовательности расчета – распределения затрат от источника к получателю с определением базы распределения (или выпуска);
• подход к решению проблемы «встречного выпуска»;
• счетов учета, схем проводок с указанием аналитики;
• подход к расшифровке себестоимости незавершенного производства (НЗП), выпуска готовой продукции (ГП) и полуфабрикатов (ПФ), объектов строительства (НЗС) и себестоимости продаж (по элементам/статьям затрат с уточнением – по историческим затратам без указания изменения оценки запасов НЗП, ГП, ПФ и НЗС или по затратам текущего периода с указанием изменения оценки запасов НЗП, ГП, ПФ и НЗС).

Решение задачи «Планирование денежной позиции для обеспечения ликвидности компании» во многом является стандартной задачей – автоматизацией Казначейства, в рамках которой решаются вопросы:

• выстраивание процесса бюджетного превентивного контроля через заявку на расходование денежных средств;
• определение регламента процесса, включая маршруты согласования;
• построение платежного календаря, предоставление руководителю гибких инструментов для уточнения возможности проведения платежа по заявке.

Продукт 1С:ERP предоставляет широкие возможности автоматизации казначейской функции.

Павел Бритвин, Партнёр NFP
Андрей Гарифов, Руководитель направления «Имитационное моделирование»