Нужна ли операционная модель при внедрении RPA?

Перевод статьи Мины Декарт с сайта нашего партнера — компании UiPath — о разработке операционной модели и распределении обязанностей между отделами при роботизации процессов компании

Если говорить о внедрении технологии RPA (Robotic Process Automation), то единого подхода к этому вопросу нет. Автоматизация должна быть адаптирована к организационной структуре компании, а также тщательно спланирована. Возникают резонные вопросы: как обеспечить вовлечение ключевых заинтересованных сторон? Каков будет план и масштаб внедрения? Откуда придет необходимое финансирование? В широком смысле важнейший элемент подготовки внедрения RPA – это разработка операционной модели. Чем раньше будет определена общеорганизационная операционная модель, тем выше вероятность, что результат роботизации будет долгосрочным.

Проактивная разработка операционной модели RPA предполагает преобразование стратегического плана автоматизации в операционные требования и решения. Такая «схема» диктует, какие процессы будут автоматизированы, на каких сотрудников должны быть возложены обязанности сопровождения роботизации, как программное обеспечение будет интегрировано в ИТ-структуру и многое другое.

Распределение обязанностей

Команда должна понимать процессы автоматизации и иметь необходимые навыки для разработки программы автоматизации. Отсутствие подготовленных или квалифицированных специалистов может поставить под угрозу весь проект. Необходимо распределить ответственность между такими специалистами, как scrum-мастера, аналитики процессов, архитекторы решений, разработчики, а также специалисты по ИТ-безопасности и инфраструктуре.

Определение уровня и структуры оперативной подотчетности

Будет ли RPA-подразделение надежным операционным центром, который будет непосредственно управлять «цифровыми сотрудниками» или будет только консультировать по вопросам автоматизации? Отдел RPA также может работать с различными уровнями централизации: централизованной, децентрализованной и узловой. Различные виды централизации могут быть скорректированы с учетом имеющихся ресурсов, а также структуры самой компании, внедряющей роботизированную автоматизацию процессов, независимо от того, осуществляется ли жесткий корпоративный контроль из централизованной штаб-квартиры или предоставляется автономия отдельным отделениям или департаментам. Централизованная операционная модель позволяет центру управления робототехникой обеспечивать постоянное функционирования программных роботов, а более децентрализованная модель опирается на бизнес и ИТ-отделы для выбора процессов и проведения автоматизации.

Эффективные процедуры управления

Без планирования роботизация процессов может пройти неудачно — без организации с внедрением возникнут проблемы. Уже на ранних этапах, распространяясь на последующие, должна появиться хорошо продуманная стратегия. Комплексное управление включает в себя последовательную коммуникацию между представителями бизнеса и ИТ, соблюдение нормативных требований, постановку оперативных целей, а также наличие представления о потенциальных последствиях роботизации. Залог успешного внедрения — это определение руководителя организации RPA и создание совета по автоматизации для надзора за согласованием проекта автоматизации на уровне всей компании.

Определение ключевых операционных процессов

Для оптимизации функционирования программы необходимо разработать такие операции: идентификацию процессов, приоритизацию автоматизации, а также разработку и сопровождение автоматизированных рабочих процессов. Документирование этих процессов должно включать создание подробных описаний функциональности пользователей, определение бизнес-требований, а также тестирование, управление и отчетность. Эти функции зависят от приоритетов, ресурсов и потребностей компании. Например, решение о том, какие процессы автоматизировать в первую очередь, может зависеть от того, фокусируется ли проект автоматизации на снижении затрат или устранении ошибок.

Контроль KPI

Автоматизация позволяет снизить эксплуатационные затраты при максимальной производительности, что обеспечит финансовую прибыль менее, чем за год. Но неожиданные операционные издержки или спад продаж могут не привести к такому результату. В организации необходимо создать структуру управления эффективностью, которая определяет уровни сопровождения процессов, а также финансовые, кадровые и виртуальные ключевые показатели эффективности рабочей силы. Непрерывная оценка этих контрольных показателей важна для того, чтобы в конечном итоге технология приносила выгоду в рамках бюджета.

Как в долгосрочной перспективе избежать риска

У разных компаний будут свои уникальные требования к развертыванию технологии. То, что объединяет все компании, — это стремление снизить риски, связанные с внедрением. Определение операционной модели RPA — один из первых шагов к созданию основы для успешной автоматизации. С помощью продуманной и комплексной RPA-платформы бизнес-операции будут экономичными, эффективными и рентабельными.

Автор: Мина Декард (Mina Deckard)

Uipath.com, 30 августа 2018