RPA ускоряет трансформацию финансов и бухгалтерского учета

Компания, автоматизировавшая обработку счетов, смогла за два месяца полностью окупить инвестиции в Robotic Process Automation

Обеспечение оплаты, процесс «Order to cash» и «Record to report», система финансового контроля процессов, финансовая трансформация. Вам знакомы эти выражения? И можно ли считать эти процессы рутинной работой, а также предполагают ли они обработку большого количества данных? Поскольку ответ на оба вопроса, скорее всего, будет положительным, то вы, вероятно, сталкивались со всеми сопутствующими проблемами. Как же можно решить этот вопрос? Потенциал роботизированной автоматизации процессов (RPA) в области финансов и бухгалтерского учета составляет 44%. Для многих компаний-лидеров технология RPA – определённо оптимально решение для улучшения бизнес-процессов.

Приблизительно 70% наших клиентов начинают свой путь в автоматизации финансов и бухучета с UiPath. С помощью нашей RPA-платформы компании успешно внедряют RPA в финансах, чтобы масштабировать процессы, повысить качество работы с клиентами и конкурентоспособность в своей отрасли. Один из крупных клиентов внедрил наше корпоративное решение RPA, и результат не заставил себя ждать: всего за несколько месяцев с момента внедрения в 2017 году – 650 000 сэкономленных часов в 200 операциях. Японская компания уже превысила ожидаемые результаты, в настоящее время автоматизировав 1,1 миллиона часов и снизив расходы на 10 из 20 млрд., запланированных в их трехлетнем плане.

Оптимизация учета в конце месяца

Немецкий поставщик бухгалтерских услуг был перегружен бэк-офисными процессами: 10 ежемесячных транзакций на клиента со средним временем обработки — 30 минут на транзакцию. Структурированный, основанный на правилах процесс, генерирующий исключения, ранее обрабатывался тремя отделами с помощью пяти приложений.

За шесть недель UiPath помог оптимизировать процесс, включавший учет заработной платы, импорт и экспорт данных между Datev –  бухгалтерской программой, которой пользуются бухгалтеры и налоговые консультанты в Германии, и SAP. Уровень роботизации и ROI составили 75% в течение пяти месяцев, компания сократила количество ошибок процесса до нуля, ручную работу до 25% и время обработки на 65%.

Оптимизация кредиторской задолженности

Другой наш клиент – ведущая швейцарская медицинская и фармацевтическая компания, должен был управлять 1800 счетами в месяц. Этот процесс предполагает как заранее определенные правила и решения, так и наличие неструктурированной информации и бумажных документов. Этот процесс потребовал усилий трех штатных сотрудников в трех отделах с использованием четырех приложений, включая MS Office и электронную почту.

С интеллектуальным оптическим распознаванием символов (OCR) роботы UiPath теперь извлекают данные из счет-фактур, поступающих по электронной почте, проверяют информацию счет-фактуры (например, номер заказа покупки, количество единиц, стоимость за штуку). Компания смогла полностью автоматизировать процесс за 4 недели и достичь рентабельности инвестиций за 2 месяца.

Результаты были впечатляющими: сокращение ручного труда на 10%, частота ошибок 0% и ускорение обработки на 90%. Успех проекта позволил компании сместить внимание на более важные процессы и значительно улучшить отношения с клиентами.

Автоматическая оценка платежеспособности заемщика, запрашивающего кредитный лимит

Клиенту c рейтингом страхования коммерческих кредитов АА, работающему по всей Европе, приходится заниматься оценкой платежеспособности заемщиков, ключевым процессом для организации. Процесс требует постоянной ручной обработки данных и больших затрат. Команда андеррайтеров компании собирает информацию более чем с 20 источников, прежде чем приступить к ее оценке.

Сегодня роботы UiPath автоматически собирают и представляют данные дашбордах для оценки андеррайтерами. Результаты существенно улучшились, длительность процесса сокращается с 4-18 до 2-11 минут, время цикла сократилось на 40%-50%. Это позволило андеррайтерам уделять больше времени взаимодействию с клиентами. Более того, в 85% случаев роботы UiPath обрабатывали данные для запросов на кредитный лимит в течение 1 часа с момента получения. Например, в Великобритании наши роботы смогли собирать данные примерно для 900 дел в день, экономя 440 часов в месяц. Первоначальная оценка позволила сэкономить более 2000 часов в месяц.

Формирование глобальных финансовых процессов

Один из наших крупнейших клиентов, глобальная компания, оказывающая профессиональные услуги, проводила ежеквартальный и ежегодный аудит финансовых отчетов для своих клиентов. Он включал в себя несколько подпроцессов, в том числе итог по столбцу, итог по строке, проверку внутренней согласованности, пересчет баланса предприятия и другое. Для завершения работы над отчетами требовались сложные, ручные, повторяющиеся и трудоемкие действия.

Используя RPA- платформу UiPath, компания подключила обработку естественного языка (NLP) для анализа текстовых контекстов. Роботы UiPath извлекали таблицы в pdf и проверяли первичные балансы и другие финансовые данные. Компания автоматизировала 45% процесса аудита, добилась повышения точности до 85% и сэкономила до 54 000 часов в год.

Доводы в пользу RPA

Автоматизация дает значительную выгоду, обеспечивая повышенную производительность, точность и скорость. RPA не только обеспечивает экономию средств, но освобождает время, которое тратится на перемещение, сопоставление и размещение данных между системами вручную.

RPA-платформа для предприятий UiPath интегрирует оптическое распознавание символов (OCR) и инструменты NLP, задействует роботов со способностью обрабатывать структурированное и полуструктурированное содержание в фактурах, оцифровывает естественный язык из электронной почты и других документов. Помимо OCR и NLP, мы добавляем возможности машинного обучения, которые откроют новые возможности в операциях F&A. Компаниям, которые еще не воспользовались преимуществами RPA, стоит ускориться.

Gratiela Dumitrica для Uipath.com, 7 мая 2018