Руководитель направления RPA в компании NFP Максим Яцкевич подготовил инструкцию по внедрению программных роботов для издания о технологиях и бизнесе Rusbase
Давайте разберемся, что такое программные роботы. Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — это использование компьютерной программы-робота, которая выполняет действия сотрудника в других программах.
Роботы полностью имитируют работу пользователя за компьютером, поэтому идеально подходят для решения монотонных задач. Они взаимодействуют с другими системами так, как это делают люди, только существенно эффективнее: работают круглосуточно, не делают ошибок и стоят намного меньше, чем работники.
Максим Яцкевич — руководитель направления RPA в компании NFP
Максим Яцкевич, руководитель направления RPA в компании NFP, рассказывает, как правильно использовать программных роботов, чтобы они не стали дорогой игрушкой и приносили пользу компании.
К этой задаче советуем подходить серьезно, иначе потратите много сил и времени, а результат так и не покажется на горизонте.
Комплексно оцените целесообразность внедрения. Оценка должна включать четыре параметра:
Измерив каждый показатель, можно разместить любой процесс на системе координат, где по оси ординат будет сложность и волатильность, а по оси абсцисс – число персонала (FTE). Систему координат с проставленными на ней процессами можно разделить на четыре квадранта критериев-рейтингов:
Применение RPA практически не зависит от отрасли. Но сегодня мы можем назвать сферы бизнеса, где эта технология наиболее востребована:
В этих отраслях большой объем задач, часто стабильных и редко изменяемых, что делает их отличной площадкой для автоматизированной роботизации.
Те процессы, где необходим постоянный контроль человека и принятие решений в ситуациях, которые невозможно предугадать, пока, увы, не получится отдать под роботизированное исполнение даже с применением искусственного интеллекта и машинного обучения.
Общая стоимость внедрения программного робота рассчитывается исходя из денежных средств, потраченных на приобретение лицензий, разработку алгоритма и его внедрения, а также на постпроектную поддержку.
Для более точных расчетов следует отбирать процессы с минимальной волатильностью. В противном случае процесс поддержки по стоимости может превысить трудозатраты по разработке.
Пример. Расчет эффективности удобнее делать на примере. Возьмем один из типовых процессов – сбор и сверку актов с контрагентами с разнесением в базу данных и систему электронного документооборота в одном крупном холдинге. В компании этим процессом занимаются восемь сотрудников по всей стране. Это обходится организации в 7 648 000 рублей в год (зарплата, рабочие места и прочее). Так называемая рабочая группа людей в течение года с учетом праздников и отпусков отводит приблизительно 5 448 полезных человеко-часов.
Перейдем к расчетам по RPA. Траты на робота делятся на лицензии в год, разработку и поддержку. Под эту задачу нужно приобрести пакет лицензий UiPath стоимостью примерно 280 000 рублей в год. Оценка трудозатрат: 950 000 рублей и четыре месяца по срокам.
В итоге срок окупаемости за первый год составит 7 месяцев. Следует учесть, что в первые месяцы рабочая группа все так же будет сопровождать процесс вручную пока разрабатывается алгоритм для робота. Поддержка может быть оказана как внутренним центром компетенции, так и внешним по контракту. На этот процесс закладывается 450 000 рублей в год.
Итого за первый год экономия составляет 39,1% (2 993 334 рубля), а за второй, где уже тратиться нужно лишь на лицензии и поддержку , – 90,9% (6 955 000 рублей).
Подход к внедрению стоит делить на 3 главных этапа:
Первый этап – детализация и пилот. В этом процессе главное – правильно определить «подопечного», ведь от успешности внедрения RPA на нем зависит многое. На первом этапе происходит классический ряд действий:
После реализации пилота RPA лидер (он же, вероятно, спонсор) принимает решение о масштабируемости, и команда RPA переходит на следующий этап.
Второй этап – оценка влияния на операционную модель:
В результате этапа у вас появится план по роботизации процесса, в результате выполнения которого будут достигнуты зафиксированные показатели по приросту бюджета/скорости/качества, подготовлена почва для непосредственной разработки.
Третий этап – внедрение и/или масштабирование:
Этот этап в случае успешной реализации и слаженной работы обеих команд приносит бизнес-пользователям желаемый результат и повышенные показатели операционной эффективности.
У каждой RPA-платформы есть свой стиль и подход к решению задач. На одни конкретные задачи их бывает несколько, и они на поверхности, а под другие необходимо напрячь мозг, а не робота.
Например, чтобы кликнуть на элемент на сайте мы можем попробовать следующие способы:
В данном случае все указанные методы подходят и точно определяют искомый элемент. Выбор зависит от контекста задачи. Бывает, ситуация складывается наоборот: нет подходящих решений «из коробки» – необходимо генерировать решение или искать пути обхода, так называемые «лазейки бизнес-процессов».
Такой подготовительный анализ «хваткости» робота позволяет спрогнозировать реальные трудозатраты, увидеть «подводные камни» и в конце концов принять решение о старте проекта RPA. В самом пессимистичном варианте – изменить бизнес-процесс или отказаться от его роботизации в целом. Порой такие «трудности автоматизации» подталкивают на улучшение организационной структуры процесса, что впоследствии может дать большую выгоду, чем просто роботизация.
Аббревиатуру MVP ввел Фрэнк Робинсон еще в 2001 году, но популярность она получила благодаря гибким методологиям, где продукт разрабатывается инкрементально и итеративно. MVP – это минимально жизнеспособный продукт, он же – прототип RPA. Прототип содержит в себе самые основные функции, которые мог бы выполнять робот, для того, чтобы выполнить задачу по заданному процессу. Он характеризуется:
Почему так? Реализация прототипа показывает две вещи:
К последнему пункту: понятно, почему это так популярно в гибких методологиях, ведь в них заказчик постоянно принимает участие на всех этапах разработки. Таким образом создается прозрачность работ, что снижает риски провала проекта вплоть до нуля. Как и здесь – после того как заказчик убеждается, что задача реализуется в правильном русле, можно «спать спокойно» и ждать, когда в следующей итерации робота подобно скелету «нарастят мясом». И он сможет обрабатывать все больше исключений и работать с большим количеством входящих данных, делая роботизированный процесс надежней и мощнее.
Внедрение робота – процесс очень важный и непростой. В России эта технология только приживается. Пока рынок не знает больших практик успешного внедрения, внедрять RPA нужно с осторожностью.
На помощь приходит методология Scrum, которая гласит, что разработка должна идти при полном участии заказчика и небольшими спринтами. Их завершение шаг за шагом демонстрирует увеличение функциональности RPA-процесса. Плюсом будет снижение рисков по неудовлетворительному завершению проекта в целом.
Разработав вначале прототип RPA, обычно мы готовы дальше усложнять алгоритм раз за разом, спринт за спринтом, демонстрируя на деле заказчику соответствие полученных разработок плановым результатам.
Увидев прирост по бюджету и скорости, компании редко останавливаются на роботизации одного процесса. Также приняв тот факт, что в основном пилоты загружают робота не более чем на 25%, можно спокойно «вешать» на того же виртуального работника другие процессы, которые он будет выполнять. Следовательно, под них не нужно будет закупать лицензии.
Также есть и ситуации, когда для оценки качества внедрения и роботизированного исполнения требуется значительное время и объемы входящих данных. Например, сбор и аналитика массива информации из различных источников. Процесс важный и отдать его сразу роботу нельзя, нужен контроль и мониторинг.
Абсолютная замена специалиста роботом невозможна: не всю работу, хорошо выполняемую человеком, можно автоматизировать. Ключевые решения остаются за людьми: они более гибки и вариативны при их принятии.
RB.ru, 12 марта 2018
Для оценки целесообразности внедрения RPA необходимо анализировать четыре параметра: количество задействованных сотрудников (FTE), число сотрудников поддержки (ST), фактор сложности процесса (CF) и фактор волатильности (VF). Процессы размещаются на системе координат и распределяются по четырем квадрантам от "безусловно целесообразно" до "нецелесообразно".
RPA наиболее эффективен в отраслях с большим объемом стабильных и редко изменяемых задач: финансовый сектор и банки, фармацевтика, складское хозяйство, ритейл, страхование, металлургия и e-commerce. Эти сферы являются идеальной площадкой для роботизации благодаря predictable бизнес-процессам.
Экономическая эффективность рассчитывается на основе стоимости лицензий, разработки алгоритма и постпроектной поддержки. Например, при автоматизации процесса с восемью сотрудниками и годовыми затратами 7,6 млн рублей, срок окупаемости составляет 7 месяцев с экономией 39,1% в первый год и 90,9% во второй год.
Внедрение RPA состоит из трех основных этапов: детализация и пилот с анализом процессов и тестированием "хваткости робота", оценка влияния на операционную модель с расчетом экономического эффекта, и непосредственно внедрение с разработкой по гибким методикам, интеграцией и промышленной эксплуатацией.
MVP (минимально жизнеспособный продукт) робота - это прототип, содержащий основные функции для выполнения задачи. Он работает с заранее известными входными данными без обработки исключений, демонстрируя способность робота взаимодействовать с элементами интерфейса и правильное понимание задачи разработчиками.
Офис NFP компании Первый Бит предлагает услуги комплексной оценки процессов для роботизации. Наши эксперты, включая руководителя направления RPA Максима Яцкевича, проводят анализ по четырем параметрам (FTE, ST, CF, VF), тестируют "хваткость робота" и рассчитывают экономическую эффективность внедрения. Мы помогаем определить наиболее подходящие процессы для автоматизации и разработать стратегию внедрения RPA.
Офис NFP компании Первый Бит специализируется на разработке MVP роботов и организации поэтапного внедрения RPA по методологии Scrum. Мы создаем прототипы для демонстрации базовой функциональности, затем последовательно наращиваем возможности робота через спринты с постоянным участием заказчика. Такой подход обеспечивает прозрачность разработки и снижает риски проекта до минимума.
Экспертный вебинар, на котором расскажем про ключевые изменения в релизе 1С:ERP Управление холдингом 3.3. Получите проверенные шаги, чтобы обновиться без рисков и с максимальной выгодой.
Подробнее
Экспертный вебинар, на котором разберем автоматизацию платежей, контроль кассовых разрывов и снижение рутины на 70%. Получите готовую архитектуру процесса: от заявки до оплаты, инструменты типовой автоматизации БИТ.ФИНАНС и реальную картину трудозатрат.
Подробнее
Создаем цифровой двойник бизнеса на основе машинного обучения для прогнозирования EBITDA, денежного потока и прибыли. Живая демонстрация БИТ.VBM в 1С.
Подробнее
Экспертный вебинар, на котором разберем, как с помощью системного подхода, инструментов процессного управления оптимизировать бизнес-процессы в компании и повысить эффективность работы без расширения штата.
Подробнее
