Автоматизация бюджетирования и бюджетного контроля
Если для бизнес-планирования и бюджетного контроля вы используете Excel или устаревшие информационные системы, то неизбежно сталкиваетесь со следующими проблемами
Ошибки в источниках данных
При ручном вводе данных или ручной корректировке формул существует риск допущения ошибок, опечаток или неправильного расчета, что может привести к неточностям в отчетных формах.
Затраты времени
Бюджетный процесс требует значительных временных затрат на сбор, анализ и обработку данных. Это может замедлить процесс принятия решений и усложнить планирование бюджета. Работники поглощены рутиной, что сказывается на скорости выоплнения задач.
Ограниченная аналитика
Без автоматизированных инструментов сложно проводить детальный анализ данных и создавать прогнозы на основе больших объемов информации. Используя продвинутые системы бюджетирования, вы будете иметь доступ ко всем справочникам 1С для точной аналитики.
Сложности в отслеживании изменений
Без автоматизации сложно отслеживать изменения в бюджете, особенно при увеличении объема данных или при необходимости частого обновления информации. Вы не знаете, кто и когда изменил формулу в Excel. В современных системах ошибки такого характера исключены.
Нерозрачность и низкая доступность данных
Кроме отслеживания изменений формул, не всегда очевидно, откуда Excel получает данные. Лист или файл источника может быть скрыт или перемещен.
Одним из ключевых элементом внедрения и автоматизации бюджетирования является Бюджетная модель.
Бюджетная модель – это набор статей и форм, который во всех существенных аспектах повторяет бизнес-деятельность компании, описывает ее процессы с точки зрения влияния на конечные финансовые показатели. Набор статей группируется в иерархический справочник, который называется Бюджетный классификатор.
Для статей определяется набор показателей и аналитик. Из бюджетного классификатора составляются основные детали бюджетной модели – формы функциональных бюджетов. Для каждой формы функционального и мастер бюджета определяются правила заполнения по всем трем сценариям ПЛАН, ФАКТ и АКТУАЛИЗАЦИЯ.
Бюджетная модель компании также включает в себя набор бюджетных форм, заполняемых в определенном порядке.
Важно заранее определить порядок формирования бюджетов. Это поможет в достижении поставленных компанией целей. Первоочередная задача в рамках выстраивания бюджетного процесса – это определение ключевого (или ограничивающего) бюджетного фактора.
Матрица ответственности представляет собой перечень ролей с указанием уровня доступа к данным бюджетов.
Разграничение доступа может включать возможность заполнения бюджетов, их редактирования и согласования. При этом роль пользователя в матрице ответственности может быть представлена как в виде конкретной должности исполнителя, так и в виде функционального отдела или подразделения.
Доступ к данным бюджета для роли пользователя может быть настроен как до определенной бюджетной формы, так и до набора статей и показателей.
Определяются права роли на действия с бюджетными показателями – это может быть только просмотр, их изменение (ручное или при помощи механизмов расчета) или же согласование.
Традиционный подход к бюджетированию предусматривает построение бюджета на исторических данных, то есть основываясь на данных текущего и предыдущего года с поправкой на инфляцию и другие известные факторы (например, тарифное регулирование, банковская ставка и другие). Такой подход называется инкрементальным бюджетированием.
Другой подход к бюджетированию – это бюджетирование «с нуля» (Zero based budgeting – ZBB). В этом случае требуется подтверждать бюджет по каждой статье отдельно, в противном случае, сумма по статье принимается равной нулю. Вне зависимости от выбранного способа планирования, нужно разработать методику расчета бюджетных показателей.
Автоматизация сбора фактических данных для управленческой отчетности, зачастую требует разработки дополнительных правил сбора и сопоставления с плановыми данными, с данными за прошлые периоды.
Фактические результаты должны на регулярной основе сравниваться с плановыми. Частота сравнения зависит от обстоятельств и эффективности контроля, но исходя из нашего проектного опыта, руководство должно получать данные по крайней мере раз в месяц.
В течение года происходят изменения в бизнес-среде, которые сложно спрогнозировать заранее. Поэтому рекомендуется на периодической основе (например, раз в квартал) пересматривать и актуализировать данные бюджета.
Различия могут возникать из-за того, что бюджет был нереалистичным или реальные условия не совпали с ожидаемыми (например, резкое изменение курса валюты или влияние глобальных факторов, таких как международные отношения, политика ввода санкций, изменение курсов валют).
По этим причинам бюджетный комитет должен пересмотреть будущие планы организации и внести корректировки в бюджет оставшегося периода с учетом произошедшего с начала года факта.
NFP при разработке методологии бюджетирования предусматривает, что актуализация данных бюджета должна выполняться с заданной периодичностью (раз в полугодие, квартал или месяц).
Факторный анализ – это анализ, который базируется на сравнении плановых данных с фактическими, выявлении расхождений в финансовых элементах (выручке, дебиторской задолженности, закупках, производстве и прочих).
По обнаруженным отклонениям требуется раскрыть причину, путем анализа факторов расчета финансовых элементов (например, для выручки факторами могут быть цена продажи и количество, % скидки, курс валюты).
Разработка методики сценарного анализа является частью проекта по автоматизации бюджетирования. Сценарное моделирование включает два основных вида анализа: Анализ «что, если…» и Анализ на чувствительность.
Моделирование используется в бизнесе как процесс изучения и оценки альтернативных стратегий (сценариев планового или прогнозного бизнес-плана). Данный анализ позволяет моделировать гипотетические ситуации, которые могут быть далеки от реальности, но представлять интерес с точки зрения перспективы развития бизнеса.
Анализ на чувствительность предполагает оценку влияния входящих параметров на результирующие параметров. Например, требуется оценить, на сколько процентов изменится чистая прибыль в случае изменения цены закупки сырьевых материалов.
Автоматизация бюджетирования и бюджетного контроля на базе программных продуктов 1С
1С:УХ
1С:ERP УХ
1С:ERP
БИТ.Финанс
HUB.Cloud
Оптимизация процессов бюджетного контроля дочерних и зависимых обществ со стороны материнской компании.
Аудит внедренных информационных систем бюджетирования и бюджетного контроля.
Разработка регламентирующих документов.
Внедрение системы бизнес-планирования и бюджетного контроля по готовой методологии начинается с проектирования. Наши эксперты анализируют реализуемость бюджетной модели в целевой системе и предлагают оптимальные решения функциональных разрывов.
Мы готовим частное техническое задание, которое позволит выполнить доработку и настройку системы, реализовать все требования методологов и специалистов бюджетирования.
КОманда NFP — это сертифицированные специалисты по 1С, которые наилучшим образом настроят систему бюджетирования в соответствии с техническим заданием и методологическими требованиями.
1С:УХ
1С:ERP УХ
1С:ERP
БИТ.Финанс
Hub.Cloud
Опыт и специализация
На проектах работают эксперты, которые являются преподавателями курсов по бюджетированию и бюджетному контролю в учебном центре 1С №1 на базе 1С:УХ, 1С: ERP.УХ.
Наша команда специализируется на программных продуктах: 1С:ERP.УХ, 1С:УХ, 1С:ERP.УХ, БИТ.ФИНАНС, HUB.Cloud.
Гибкость
На самых ранних этапах проекта наши клиенты получают простой макет, с использованием типовой функциональности системы, что позволяет погрузиться в специфику выбранного программного продукта.
Реализация проектов проходит с соблюдением требований производительности (нагрузочное тестирование), требований к информационной безопасности и к интеграциям со смежными системами.
Комплекс услуг
Предоставляем полный спектр услуг по комплексному внедрению.
Разрабатываем или адоптируем методологию применительно к выбранному программному продукту, разрабатываем проектную документацию, выполняют настройку и доработку системы, обеспечиваем комплексное тестирование работоспособности и производительности, обучаем пользователей и осуществляем сопровождение системы.
Команда
Команда квалифицированных специалистов, обладающих необходимыми сертификатами. Наши сотрудники имеют опыт слаженной работы, проектные команды выполнили вместе не один сложный длительный проект. Это гарантирует взаимопонимание и отсутствие проблем в коммуникациях на проекте.
Для ускорения процесса автоматизации бюджетирования и бюджетного контроля специалисты NFP создали ПМК GMPLAN. Решение представляет собой преднастроенную в системе бюджетную модель.
GMPlan включает в себя
1
Бюджетный классификатор
2
Альбом форм
3
Методика факторного анализа
4
Регламент бюджетирования
Руководитель департамента методологии и бизнес-консультирования
Наше огромное преимущество — это сформированная команда опытных профессионалов, состоящая из РП, бизнес-аналитиков, методологов, программистов и внедренцев.
Это позволяет избежать дополнительных затрат на поиск и организацию работы отдельных специалистов, а также обеспечивает единый подход к реализации проекта.
В рамках масштабного проекта по разработке и внедрению учетного решения на базе 1С:УХ для ДЗО Алроса команда NFP отвечала за разработку методологии и автоматизацию управленческого учета и бюджетного контроля.
Посмотрите запись вебинара и узнайте о преимуществах бюджетного контроля.
Проектный опыт NFP и рекомендации для эффективной автоматизации бюджетного контроля в 1С:УХ.
Мы присылаем самое главное: приглашения на полезные
вебинары и дайджесты за месяц.
