Кейс: обмен свернутыми оборотами регламентированного учета между базами 1С.БП и 1С.БИТ.ФИНАНС
В статье рассказываем интересный вариант решения проблемы передачи свернутых оборотов регламентированного учета при помощи настройки интеграции между системами 1С:БИТ.ФИНАНС и 1С:Бухгалтерия предприятия.
Автоматизация процесса подготовки отчетности по международным стандартам (МСФО) в программном продукте 1С:БИТ.ФИНАНС начинается с получения данных регламентированного учета, которые находятся, зачастую, во внешних информационных системах. В типовой конфигурации БИТ.ФИНАНС с целью получения этих данных используется загрузка из Excel. В данном случае мы не уходим от ручных операций, а время на составление МСФО отчетности сокращается не существенно, что ставит под сомнение смысл автоматизации. Есть и второй вариант решения данной задачи – настройка интеграций между системами, что позволяет в конечном итоге снять головную боль с клиента.
Описание кейса:
Необходимо настроить передачу данных регламентированного учета (далее РУ) из нескольких баз-источников 1С:Бухгалтерия в базу-приемник Бит.Финанс/Холдинг, в которой настраивается МСФО учет. Кроме самой передачи данных, необходимо разработать дополнительный инструментарий для возможности управления обменом в пользовательском режиме без привлечения разработчиков. Ведь если привлекать разработчика каждый раз, когда изменяется план счетов РУ или МСФО, то такой процесс не сократит, а скорее всего потребует еще больше времени.
Из-за огромного массива данных РУ, дополнительным требованием в данном кейсе было то, что проводки РУ, необходимо передавать агрегировано в разрезе заданных аналитик. Эта функциональность должна быть гибкой, во избежание поломки обмена данными при добавлении новых счетов или изменения субконто (аналитики) на стороне РУ.
В результате проработки архитектуры и технической реализации, был разработан механизм свернутых оборотов. Механизм агрегирует данные РУ по указанным пользователем правилам в базах-источниках и передает в базу-приемник для дальнейшей трансляции их на регистры МСФО.
Для описания работы такого механизма выделяется 4 шага:
Шаг 1. Создание и редактирование «Шаблоны свертки»
Первым шагом пользователь создает правила агрегирования или свертки данных РУ в разработанном нами справочнике «Шаблоны свертки». В данном справочнике указывается аналитика, которая может быть отличной от установленной аналитики в регламентированном учете. Это может быть любой доступный реквизит текущего или корреспондирующего субконто (Рисунок 1)
Рисунок 1. Заполнение «Шаблона свертки»
Столбец «ВГО и RP» — признак типа контрагентов, предназначенный для отображения информации, если в Субконто1 и Субконто2 в качестве вида выбирается «Контрагенты» или реквизит субконто «Контрагенты».
Если галочка «ВГО и RP» установлена, то при сворачивании оборотов по указанному счету контрагенты, имеющие признак «ВГО и RP», будут отображены в документе «Свернутые обороты» каждый отдельной строкой, остальные контрагенты будут обезличены и свернуты в одну строку данных.
Шаг 2. Формирование документа «Свернутые обороты» (обороты за период)
Документ «Свернутые обороты» представляет собой результат обработки данных регламентированного учета за конкретный период времени по условиям, указанным в шаблоне свертки. Данный документ используется для дальнейшего обмена между базой-источником и базой-приемником.
Рисунок 2. Документ Свернутые обороты за период
Шаг 3. Отчет «Сверка полноты загруженных данных»
После обмена данными встает вопрос проверки их актуальности в базе-приемнике. Как правило, специалистам МСФО не всегда своевременно сообщают об изменениях в РСБУ, поэтому они тратят время на проведение самостоятельной сверки текущих и предыдущих данных РСБУ. Для оперативной проверки полноты загруженных данных мы создали пакет отчетов, которые отражают разницу между данными в базе-источнике и текущими данными в базе-приемнике:
- Сверка полноты загруженных данных,
- Сверка полноты загруженных данных по периодам.
Отчеты показывают по выбранной организации за указанный период данные базы-источника, данные базы-приемника и разницу между этими данными в разрезе счетов.
Получите подробную консультацию по возможности реализации отчета «Сверка полноты загруженных данных»
Шаг 4. Обработка «Отражение изменений в прошлых периодах»
Последним шагом мы предусмотрели автоматическое обновление данных прошедших периодов в базе-приемнике. Обработка «Отражение изменений в прошлых периодах» предназначена для проверки изменения прошлых периодов и автоматической актуализации данных в базе-приемнике. Обработка показывает пользователю какой датой произошли изменения и суммы этих изменений.
Рисунок 3. Обработка «Отражение изменений в прошлых периодах»
По кнопке «Актуализировать» автоматически запускается процесс:
- в базе-источнике формируются обновленные документы СВЕРТКИ
- в базу-приемнике обновляются документы, за тот день в котором произошли изменения.
Таким образом, операция подготовки и переноса данных РУ, которая раньше занимала несколько часов, сейчас совершается в автоматическом режиме ночью, экономя драгоценное время в период закрытия отчетности.
Автор статьи — Денис Бородин
Старший консультант отдела методологии и автоматизации финансового учета
