Как платформа PIX RPA помогает автоматизировать создание стандартных документов и контролировать их форматирование

Рассматриваем процесс автоматизации создания стандартных документов и их форматирование при помощи PIX RPA 

Роботизация процессов автоматизации (Robotic Process Automation, RPA) — это новаторский подход к оптимизации рабочих процессов в современных организациях. RPA становится все более популярным инструментом в сфере бизнеса и технологий, который способен модернизировать бизнес-процессы компаний и повысить их эффективность. Это инновационное решение позволяет автоматизировать рутинные и монотонные задачи, которые выполняются сотрудниками с целью освобождения времени для выполнения более стратегически важных и креативных задач.

RPA основана на использовании программных роботов или ботов, которые эмулируют поведение человека в рамках определенных бизнес-процессов. Они могут взаимодействовать с различными системами и приложениями, выполнять задачи, такие как обработка данных, заполнение форм, извлечение информации из разных источников и даже принятие решений на основе заранее определенных правил.

Важно отметить, что RPA не заменяет человеческий труд, а дополняет его. Роботизация процессов необходима для повышения эффективности, минимизации ошибок и снижения нагрузки на сотрудников. Это также содействует снижению операционных расходов и улучшению качества обслуживания клиентов.

Клиенты часто задают один и тот же вопрос: «На какой платформе лучше всего внедрять RPA?». Лидером среди всех остальных платформ RPA, согласно рейтингу от Академии RPA2, является PIX Robotics. Сравнение RPA платформ всегда содержит субъективность, но мы выбрали PIX Robotics из-за его простоты в использовании, перспектив развития и наличия необходимого функционала. В этой статье мы более подробно рассмотрим, как работает RPA на платформе PIX Robotics.

Описание процесса автоматического заполнения документов с использованием RPA:

Одним из самых распространенных бизнес-процессов, связанных с электронной документацией, является заполнение различных справок, заявок, договоров, контрактов и других стандартных документов. Это занимает значительное количество времени для сотрудника, не менее 30 минут в некоторых случаях.

При ручной обработке часто возникают ошибки, вызванные человеческим фактором, такие как опечатки или незаполненные поля. Это может стать критическим фактором, особенно, когда необходимо соблюдать регламенты и одновременно уложиться в сжатые сроки.

Процесс заполнения конкретного документа в упрощенном виде включает сбор данных из других информационных систем, таких как SAP и 1С, их анализ, поиск соответствующего шаблона документа во внутренней базе данных организации, а затем заполнение соответствующих полей в MS Word. После этого документ несколько раз проверяется и отправляется на согласование и подписание вышестоящему ответственному лицу. После тщательного изучения данного процесса, было принято решение использовать следующий алгоритм робота (рисунок 1).

Рис. 1

Робот использует мониторинг почты средствами PIX Master, ожидает запрос пользователя о начале работы, запускает процесс заполнения документов при поступлении сообщения.

В алгоритме применяются следующие справочники:
 — справочник оформления — словарь, содержащий указания о том, каким образом должен выглядеть окончательный документ
 — справочник шаблонов документов — словарь, где указаны соответствия между типом документа и местоположением соответствующего шаблона на общем для робота и функционального заказчика файловом ресурсе.
 — справочник маркировки данных — описание разметки шаблонов документов, по которым робот может определить, в какое поле следует внести определенную информацию
 
 Справочники и шаблоны хранятся на файловом ресурсе, который доступен как для робота, так и для пользователей. Это позволяет сотрудникам быстро вносить изменения в настройки робота при необходимости без привлечения специалиста. Пользователь инициирует запрос на заполнение документов. В соответствии с предварительно заданным алгоритмом робот запрашивает и получает необходимые данные для заполнения из систем ИСУ SAP и 1С. На этом этапе цифровой сотрудник имеет значительное преимущество, так как получение и анализ данных осуществляется гораздо быстрее, чем при ручном поиске.

Затем робот заполняет соответствующие поля нужной информацией, заменяя соответствующие части шаблонного текста в соответствии с разметкой из справочника маркировки. Для этого в PIX Studio уже реализованы соответствующие активности (рисунок 2).

Рис. 2

Конечно, можно было бы использовать интерфейс MS WORD, но как показывает проектный опыт команды NFP, это не самый лучший метод для для RPA-технологии.

PIX Studio работает на платформе .NET и позволяет использовать код на языке C# для вставок. Поэтому для выполнения функции форматирования в алгоритме робота используются инструменты из пространства имен Microsoft.Office.Interop.Word, а также макросы для MS Word. С помощью перечисленных технологий робот форматирует документ в соответствии с установленными правилами из соответствующего справочника.

Для выполнения функции форматирования в алгоритме робота используются инструменты из пространства имен Microsoft.Office.Interop.Word, а также макросы для Microsoft Word.Робот с помощью перечисленных технологий форматирует документ в соответствии с установленными правилами из соответствующего справочника.

После внесения изменений в бизнес-процесс и внедрения робота, основанного на данной архитектуре, время, необходимое для заполнения документов, сократилось по меньшей мере в 5 раз, а также исключены ошибки, связанные с человеческим фактором. Данный алгоритм настраивается под любые документы с помощью справочников.

Если функциональному заказчику требуется заполнять новый вид документов, то участие RPA-разработчика не потребуется. В дальнейшем планируется развивать данный алгоритм использованием новой технологии, добавленной вендором в PIX Studio, такой как модель ChatGPT. Данная технология позволит обойти ошибки с падежами в словах, а также позволит извлекать необходимые данные из других электронных документов, которые не поддаются привычному парсингу с помощью регулярных выражений.

Рутинная задача по заполнению различных видов документов может быть расширена. Роботизация процессов автоматизации (RPA) является несомненно эффективной и передовой технологией, способной существенно улучшить производительность и эффективность организаций.

Программа RPA позволяет автоматизировать рутинные и повторяющиеся задачи, что приводит к оптимизации рабочих процессов и снижению затрат. Основным преимуществом RPA является способность обеспечивать высокую точность и надежность при выполнении задач, так как роботы строго следуют заранее определенным правилам и процедурам. Это снижает вероятность ошибок и повышает качество работы компании.

RPA позволяет значительно ускорить выполнение задач, что сокращает время реакции на запросы клиентов и повышает уровень обслуживания. В нашем случае документы заполнялись по запросу пользователя, но процессы можно реализовывать  другими способами. Роботы смогут работать без перерывов и выходных, что обеспечивает непрерывность работы бизнеса.

Еще одним важным аспектом является легкость внедрения RPA. Большинство существующих систем и приложений могут быть интегрированы с технологией RPA без необходимости переписывания или модернизации существующих систем. Это делает процесс внедрения быстрым и безболезненным для пользователей. Роботов легко модернизировать и масштабировать. В целом роботизация процессов автоматизации является сильным инструментом для современных компаний, стремящихся повысить эффективность, снизить затраты и улучшить качество работы. RPA становится необходимой составляющей для успешного функционирования в современном бизнес-мире с учетом быстрого развития технологий и постоянно растущего спроса на автоматизацию.

Автор статьи Дарья Сатлайкина — старший разработчик отдела внедрения BI и RPA

Получите бесплатную консультацию экспертов офиса NFP компании Первый Бит по вопросам RPA