Основные настройки в 1C: Drive на примере

В рамках статьи эксперт компании NFP Первый Бит Тимур Султанов экономит ваше время и рассказывает как сделать основные настройки в 1C:Drive

Основная задача бизнеса – зарабатывать деньги, тратя как можно меньше времени на «поддерживающие», не приносящие прибыль процессы. Решением данных проблем является 1C:Drive.

Программа подойдет для международных компаний малого и среднего бизнеса, которые заняты в различных областях деятельности: розничной и оптовой торговле, производстве товаров, оказании различных услуг.

1C:Drive — это конфигурация с интерфейсом на нескольких языках (русский, английский, турецкий и другие)  для малых и средних компаний, которые занимаются продажей товаров, оказанием услуг или несложным производством. 1C:Drive позволяет выполнять различные бизнес-операции, управлять производственными рабочими процессами, планировать бюджет, производство предприятия в режиме реального времени и с любого устройства, а также формировать финансовую и операционную отчетность.

Кроме того, конфигурация 1C:Drive: позволяет:

• работать с разными валютами
• отслеживать работу складов, подразделений, филиалов
• формировать отчеты на базе МСФО

1C:Drive имеет дружелюбный интерфейс, позволяет установить гибкие настройки для своей организации в самом начале работы с программой.

Рассмотрим основные настройки 1C:Drive на примере:

Компания ООО “Аренда” занимается сдачей автомобилей физическим лицам в аренду.

Исходные данные

Содержание

1. На балансе компании 2 автомобиля

1. Mercedes Benz, номерной знак “А566КО”
2. BMW, номерной знак “К371ОА”

2. В компании предусмотрена система лояльности

1. Скидка на весь заказ при оформлении в понедельник — 5%
2. Специальный тариф для клиентов, которые берут машину в прокат на 3 или более дней (скидка 10%)
3. Скидки суммируются

3. Компания закупает детали для технического обслуживания (далее ТО)

1. Воздушные фильтры
2. Двигательное масло
3. Топливные фильтры
4. Тормозные диски

4. Контрагенты компании

Поставщик: ООО «Запчасти»

Покупатели: Чаковский А. В., Садыков В. У.

5. В компании работают 2 сотрудника

Руководитель: Смирнов Петр Николаевич Менеджер: Филиппов Дмитрий Антонович

6. Уровень заработной платы

Руководитель – 80 тыс. руб.

Менеджер – 45 тыс. руб.

С начала работы с программой 1C:Drive предлагает ввести информацию об организации, начальных остатков. Далее, на домашней странице (home page) будет отображена информация (Рис. 1):

1. Избранное (Quick actions)
2. Полнотекстовый поиск (Full-text search)
3. Мои задачи (My tasks)
4. Мои дела (To-do list)
5. Пульс бизнеса (Business pulse), в который входит:
6. Информация на сегодня (Today’s pulse), которую можно сравнить с выбранным периодом:

• Динамика продаж
• Продажи по категориям
• Информация с начала текущего года (From the beginning of this year), которую можно сравнить с выбранным периодом

Рис. 1

Программа позволяет устанавливать язык интерфейса. Данная настройка поможет адаптироваться клиентам 1C:Drive в разных странах. Для этого необходимо зайти в Настройки (Settings) => Персональные настройки (Personal settings) => Текущий пользователь (Current user) => Сведения о пользователе (User info) (Рис. 2). Во вкладке «язык интерфейса программы» можно изменить языковую настройку. Программа предлагает следующие языки:

1. Болгарский
2. Испанский (Колумбия)
3. Английский
4. Немецкий
5. Итальянский
6. Польский
7. Румынский
8. Русский
9. Испанский
10. Турецкий
11. Вьетнамский

Программа позволяет создать и скорректировать настройки именного пользователя. Допустимы следующие настройки:

1. Права доступа (Access rights)
2. Задачи (Tasks)
3. Сотрудники пользователя (User employees)
4. Персональные настройки (User settings)
5. Настройки (Settings)
6. Указание адреса/телефона (addresses and phones)
7. Установка языка программы интерфейса (application interface language)

Рис.2

Последовательность шагов, которая сформирует представление об основных функциональных возможностях, будет выглядеть следующим образом:

1. Создание новых элементов справочника «Контрагенты»;
2. Создание новых элементов справочника «Номенклатура»;
3. Создание новых элементов справочника «Типы автоматической скидки, наценки»;
4. Создание карточки сотрудника;
5. Начисление заработанной платы сотрудникам;
6. Создание заказа покупателя;
7. Создание заказа на закупку товара у поставщика;
8. Амортизация основных средств;
9. Закрытие месяца;
10. Формирование отчетов;

Шаг 1  Создание новых элементов справочника «Контрагенты»

Создаем новые элементы в справочнике «Контрагенты» (Садыков В.У., Чаковский А.В.), для этого выбираем раздел CRM => Покупатели (Customers). При создании контрагента необходимо указать тип счета и заполнить поля:

• Имя и фамилию (name, surname)
• Покупатель/поставщик/прочие отношения (customer/supplier/other relationship)
• Юридическое лицо/физическое лицо (business/customer)

Поля контактные данные юридического лица/контактные данные (legal entity contacts/contact persons) необязательны к заполнению (Рис. 3).

Рис.3

Шаг 2  Создание новых элементов справочника «Номенклатура»

Для создания элементов в справочнике «Номенклатура», переходим в раздел Продажи (Sales) => Справочники (Catalogs) => Номенклатура (Products).

Добавляем элементы: автомобили, зачасти для ТО (Рис. 4). Справочник поддерживает иерархическую структуру.

Рис.4

При создании номенклатуры необходимо указать:

• Наименование (Description);
• Категория номенклатуры (Product category);
• Тип номенклатуры: товарно-материальные ценности, услуга, работа (Product type: Inventory/service/work).
• Базовую единицу измерения (Base unit) (является обязательным реквизитом).

По умолчанию программа устанавливает категорию номенклатуры (product category) — «Main category».

Кроме того, система позволяет установить картинку, добавить подробное описание номенклатуры и установить ценообразование (Pricing). После установки ценообразования в карточке номенклатуры появится график цен на товар (Рис. 5).

Рис.5

Шаг 3  Создание новых элементов справочника «Типы автоматической скидки, наценки»

Для того, чтобы настроить скидки необходимо перейти в Продажи (Sales) => Справочники (Catalogs) => Типы автоматической скидки, наценки (Discount types).

Программа позволяет установить сразу несколько видов автоматических скидок для покупателей (Рис. 6)

Рис.6

При составлении заказа пользователю доступен выбор ранее настроенных скидок из перечня автоматических скидок (Рис. 7)

Рис.7

По параметрам примера необходимо выполнить соответствующие настройки, такие как установка времени применения скидки (понедельник – 5%) (Рис. 8) и специальные условия скидок (Специальный тариф для клиентов, которые берут машину в прокат на 3 или более дней (скидка 10%) (Рис. 9). Для этого переходим в раздел Отборы (Filters) => Расписание (Weekly schedule).

Чтобы установить скидку 5%, необходимо установить:

1. Способ предоставления скидки (Change model): процент (percentage) или фиксированная сумма (fixed amount).
2. Область применения (applicable to): опт (wholesale), розница (retail), все (Everywhere).
3. День недели (Week day). В данном случае выбираем Понедельник (Monday).
4. Промежуток времени действия скидки. В данном случае устанавливаем время с 9 утра до конца дня.

Рис.8

Чтобы указать скидку в 10%, необходимо:

1. Выбрать конкретное условие предоставления. Для этого выбираем окно «условия предоставления» (Conditions) и переходим в отдельное окно.
2. В окне «Условия предоставления» выбрать: «Когда накопили» (Volume purchased)
3. В каждой строке указать:
   1. Количество (Quantity)
   2. В строке (in Line)
   3. Больше, меньше, больше или равно, меньше или равно
   4. Значение «3», так как действует специальный тариф для клиентов, которые берут машину в прокат на 3 или более дней
4. Номенклатуру в окне отбор «номенклатуры» (product filter), на которую распространяется скидка
5. Выбрать описание скидки (Description)

Рис.9

Шаг 4  Создание карточки сотрудника

Переходим в раздел Зарплата (Payroll) => Кадровый учет (HR recordkeeping) => Сотрудники (Employees). В карточке необходимо заполнить:

• ФИО сотрудника (Full name)
• Тип занятости: основное место работы/по совместительству (Employment: primary/secondary) (Рис. 10).

Рис.10

Шаг 5  Начисление заработанной платы сотрудникам;

 Для создания корточки переходим в раздел Зарплаты (Payroll) => Начисление зарплаты (Payrolls) (Рис. 11). Заполняем расчетную ведомость за определенный период. Необходимо заполнить реквизиты:

• Организация (Company)
• Период регистрации (Registration period)
• Данные за период (Data for the period)
• Подразделение сотрудника (Department)
• Сотрудники (Employee)
• Сумма зарплаты (Amount)

Рис.11

Шаг 6  Создание заказа покупателя;

Переходим к настройке заказа от клиентов. Для этого, переходим в раздел Продажи (Sales) => Заказы покупателей (Sales orders). В разделе отражается информация о статусе заказов: Open (открыт), Draft (черновик), In progress (в процессе), Completed (выполнен).

Заполним карточку заказа по условиям примера: Покупатель Садыков В.У, арендует автомобиль BMW с номерным знаком “к371од” на 15 дней, размер скидки составит 10%. Необходимо заполнить следующие поля (Рис. 12):

1. Статус документа (Lifecycle status)
2. Покупатель (Customer)
3. Организация (Company)
4. Склад (Warehouse)
5. Дата отгрузки (Shipment date)
6. Заказ клиента (product) и его составляющие:
   • Количество (Quantity)
   • Единица измерения (Unit)
   • Цена (Price)
   • Автоматическая скидка (Automatic discount %)
   • Сумма (Amount) высчитывается автоматически, учитывая количество, цену и автоматическую скидку.

Рис.12

В окне заказа покупателя можно перейти во вкладки:

1. Условия оплаты (payment terms)
2. Доставка (Delivery)
3. Дополнительная информация (additional information)

В дополнительной информации требуется указать подразделение (department), торгового представителя (sales rep) и менеджера (manager) (Рис. 13)

Рис.13

Чтобы заказ считался закрытым и исполненным, необходимо оформить инвойс покупателю и на основе этого документа оформить документ «поступление на счет» (bank receipts) (после поступления денег). Найти информацию об инвойсах можно в разделе Продажи (Sales) => Инвойсы покупателям (Sales invoices).

При создании карточки инвойса покупателю требуется заполнить следующие поля (Рис. 14):

1. Покупатель (Customer)
2. Компания (Company)
3. Тип инвойса (Invoice type)
4. Склад (Warehouse)
5. Документ резерва (Reservation under)

При выборе документа резерва требуется выбрать заказ покупателя, по которому будет создан инвойс. После этого программа автоматически заполнит поля про продукт (product). Во вкладке «Дополнительная информация» (additional information) также необходимо заполнить подразделение (department), торгового представителя (sales rep) и менеджера (manager).

Рис.14

Чтобы создать документ «поступление на счет» (bank receipts), необходимо перейти в раздел Казначейство (Cash management) => Банк (Bank) => Поступление на счет (Bank receipts). При создании карточки требуется заполнить поля:

1. Покупатель (Customer)
2. Документ-основание (Base document)
3. Сумма (Amount)
4. Операция (Operation)
5. Компания (Company)
6. Банковский счет (Account)

Заполнив ячейку документ-основание (base document) программа автоматически заполнит поле — продукт (Рис. 15).

Рис.15

Шаг 7  Создание заказа на закупку товара у поставщика

 На данном этапе необходимо создать заказ на закупку товара. Для этого переходим в раздел Закупки (Purchase) => Заказы поставщикам (Purchase orders). При создании карточки (Рис. 16) указывается:

1. Статус документа (Lifecycle status)
2. Поставщик (Supplier)
3. Организация (Company)
4. Склад (Warehouse)
5. Дата запроса (Date required)
6. Позиции, которые необходимо закупить, при этом указывается ее цена (price) и количество (quantity).

Рис.16

После заполнения позиций для заказа необходимо перейти в раздел «условия оплаты» (payment terms) (Рис. 17) и заполнить следующие ячейки:

1. Условие оплаты: разовый платеж (One-off payment), оплата частями (Installments)
2. Способ оплаты (payment method):
   1. Электронный (Electronic)
   2. Наличными (Cash)
3. Указать счет (Bank account)

На вкладке «Дополнительная информация» (additional information) необходимо заполнить подразделение (department) и ответственное лицо (responsible person)

Рис.17

Шаг 8  Амортизация основных средств

 В самом начале работы с программой, 1C:Drive предлагает ввести информацию о начальных остатках. В разделе Организация (Company) => Основные средства (Fixed assets) введем информацию об остатках основных средств на начало периода.

Для отражения информации о начислении амортизации, необходимо перейти в Организация (Company) => Основные средства (Fixed assets) => Документы по основным средствам (Fixed asset documents). По кнопке «создать» (create) можно создать документы (Рис. 18):

• Амортизация основных средств (Fixed asset depreciation)
• Выработка основных средств (Fixed asset usage)
• Изменение амортизации основных средств (Fixed asset depreciation changes)
• Принятие к учету основных средств (Fixed asset recognition)
• Продажа основных средств (Fixed asset sale)
• Списание основных средств (Fixed asset write-off)

Рис.18

Для формирования документа «Амортизация основных средств» (Fixed asset depreciation), необходимо создать документ «принятие к учету основных средств» (Fixed asset recognition), в котором указываются (Рис. 19):

1. Склад (Warehouse)
2. Компания (Company)
3. Основное средство (Fixed asset)
4. Начальная стоимость (Cost (init.))
5. Способ амортизации (Depreciation method)
6. Срок использования в месяцах (Useful life (mo.))

Рис.19

Шаг 9  Закрытие месяца

С целью определения финансовых результатов деятельности компании за месяц, необходимо выполнить процедуру закрытия месяца. Для этого переходим в раздел Организация (Company) => Финансовые операции (Financial transactions) => Закрытие месяца (Month-end closing) (Рис. 20), заполняем поле «Организация» и для завершения закрытия месяца нажимаем кнопку «Закрытие месяца» (Month-end closing).

Рис.20

Шаг 10  Формирование отчетов

Программа позволяет сформировать основные отчеты такие, как Баланс, Отчет о прибыли и убытках, а также вспомогательные отчеты: Доходы и расходы (Income and expenses), Денежный поток (Cash flow), План-фактный анализ продаж по типам планов продаж (Sales variance by sales target types).

В разделе Финансовый учет (Financial accounting) => Шаблоны отчетов (Report templates) => Выбрать необходимый отчет и период, нажать «Предварительный просмотр отчета» (Preview report). Отчеты отражают информацию о выполненных операциях за период (заказы покупателей, закупка у поставщика, амортизация основных средств, начисление заработанной платы сотрудникам и др.)

1. Баланс

Рис.21

2. Отчет о прибылях и убытках.

Рис.22

3. Доходы и расходы (Income and expenses)

Рис.23

4. Денежный поток (Cash flow)

Рис.24

1C:Drive – это функциональный, интуитивно понятный инструмент для управления бизнес-процессами малых и средних компаний. Продукт позволит получать данные в режиме реального времени от продаж и закупок до производства и складирования, для принятия обоснованных решений и контроля затрат.

Офис NFP/Первый Бит занимается методологией построения процессов применительно к инструментам их автоматизации. Мы можем определить правила учета для Вашей компании «с нуля» и затем автоматизировать бизнес-процессы в выбранном программном решении.
Автор Тимур Султанов
Младший консультант компании NFP Первый Бит

При участии Елены Моисеенко
Старший консультант компании NFP Первый Бит