Основные настройки в 1C: Drive на примере
В рамках статьи эксперт компании NFP Первый Бит Тимур Султанов экономит ваше время и рассказывает как сделать основные настройки в 1C:DriveСовременные финансы компании часто базируются на таблицах Excel. Но при кажущейся простоте, такой учет порождает ряд проблем при масштабировании бизнеса. Решение задачи развития — это переход на специализированные информационные системы учета. Нужно выбрать инструмент, который сочетает в себе широкие возможности системы класса ERP и простоту и прозрачность использования. Основная задача бизнеса – зарабатывать деньги, тратя как можно меньше времени на «поддерживающие», не приносящие прибыль процессы. Решением данных проблем является 1C:Drive. Программа подойдет для международных компаний малого и среднего бизнеса, которые заняты в различных областях деятельности: розничной и оптовой торговле, производстве товаров, оказании различных услуг. 1C:Drive — это конфигурация с интерфейсом на нескольких языках (русский, английский, турецкий и другие) для малых и средних компаний, которые занимаются продажей товаров, оказанием услуг или несложным производством. 1C:Drive позволяет выполнять различные бизнес-операции, управлять производственными рабочими процессами, планировать бюджет, производство предприятия в режиме реального времени и с любого устройства, а также формировать финансовую и операционную отчетность. Кроме того, конфигурация 1C:Drive: позволяет:
Программа позволяет устанавливать язык интерфейса. Данная настройка поможет адаптироваться клиентам 1C:Drive в разных странах. Для этого необходимо зайти в Настройки (Settings) => Персональные настройки (Personal settings) => Текущий пользователь (Current user) => Сведения о пользователе (User info) (Рис. 2). Во вкладке «язык интерфейса программы» можно изменить языковую настройку. Программа предлагает следующие языки:
Последовательность шагов, которая сформирует представление об основных функциональных возможностях, будет выглядеть следующим образом:
Шаг 2 Создание новых элементов справочника «Номенклатура» Для создания элементов в справочнике «Номенклатура», переходим в раздел Продажи (Sales) => Справочники (Catalogs) => Номенклатура (Products). Добавляем элементы: автомобили, зачасти для ТО (Рис. 4). Справочник поддерживает иерархическую структуру.
При создании номенклатуры необходимо указать:
Шаг 3 Создание новых элементов справочника «Типы автоматической скидки, наценки» Для того, чтобы настроить скидки необходимо перейти в Продажи (Sales) => Справочники (Catalogs) => Типы автоматической скидки, наценки (Discount types). Программа позволяет установить сразу несколько видов автоматических скидок для покупателей (Рис. 6)
При составлении заказа пользователю доступен выбор ранее настроенных скидок из перечня автоматических скидок (Рис. 7)
По параметрам примера необходимо выполнить соответствующие настройки, такие как установка времени применения скидки (понедельник – 5%) (Рис. 8) и специальные условия скидок (Специальный тариф для клиентов, которые берут машину в прокат на 3 или более дней (скидка 10%) (Рис. 9). Для этого переходим в раздел Отборы (Filters) => Расписание (Weekly schedule). Чтобы установить скидку 5%, необходимо установить:
Чтобы указать скидку в 10%, необходимо:
Шаг 4 Создание карточки сотрудника Переходим в раздел Зарплата (Payroll) => Кадровый учет (HR recordkeeping) => Сотрудники (Employees). В карточке необходимо заполнить:
Шаг 5 Начисление заработанной платы сотрудникам; Для создания корточки переходим в раздел Зарплаты (Payroll) => Начисление зарплаты (Payrolls) (Рис. 11). Заполняем расчетную ведомость за определенный период. Необходимо заполнить реквизиты:
Шаг 6 Создание заказа покупателя; Переходим к настройке заказа от клиентов. Для этого, переходим в раздел Продажи (Sales) => Заказы покупателей (Sales orders). В разделе отражается информация о статусе заказов: Open (открыт), Draft (черновик), In progress (в процессе), Completed (выполнен). Заполним карточку заказа по условиям примера: Покупатель Садыков В.У, арендует автомобиль BMW с номерным знаком “к371од” на 15 дней, размер скидки составит 10%. Необходимо заполнить следующие поля (Рис. 12):
В окне заказа покупателя можно перейти во вкладки:
Чтобы заказ считался закрытым и исполненным, необходимо оформить инвойс покупателю и на основе этого документа оформить документ «поступление на счет» (bank receipts) (после поступления денег). Найти информацию об инвойсах можно в разделе Продажи (Sales) => Инвойсы покупателям (Sales invoices). При создании карточки инвойса покупателю требуется заполнить следующие поля (Рис. 14):
Чтобы создать документ «поступление на счет» (bank receipts), необходимо перейти в раздел Казначейство (Cash management) => Банк (Bank) => Поступление на счет (Bank receipts). При создании карточки требуется заполнить поля:
Шаг 7 Создание заказа на закупку товара у поставщика На данном этапе необходимо создать заказ на закупку товара. Для этого переходим в раздел Закупки (Purchase) => Заказы поставщикам (Purchase orders). При создании карточки (Рис. 16) указывается:
После заполнения позиций для заказа необходимо перейти в раздел «условия оплаты» (payment terms) (Рис. 17) и заполнить следующие ячейки:
Шаг 8 Амортизация основных средств В самом начале работы с программой, 1C:Drive предлагает ввести информацию о начальных остатках. В разделе Организация (Company) => Основные средства (Fixed assets) введем информацию об остатках основных средств на начало периода. Для отражения информации о начислении амортизации, необходимо перейти в Организация (Company) => Основные средства (Fixed assets) => Документы по основным средствам (Fixed asset documents). По кнопке «создать» (create) можно создать документы (Рис. 18):
Для формирования документа «Амортизация основных средств» (Fixed asset depreciation), необходимо создать документ «принятие к учету основных средств» (Fixed asset recognition), в котором указываются (Рис. 19):
Шаг 9 Закрытие месяца С целью определения финансовых результатов деятельности компании за месяц, необходимо выполнить процедуру закрытия месяца. Для этого переходим в раздел Организация (Company) => Финансовые операции (Financial transactions) => Закрытие месяца (Month-end closing) (Рис. 20), заполняем поле «Организация» и для завершения закрытия месяца нажимаем кнопку «Закрытие месяца» (Month-end closing). Шаг 10 Формирование отчетов Программа позволяет сформировать основные отчеты такие, как Баланс, Отчет о прибыли и убытках, а также вспомогательные отчеты: Доходы и расходы (Income and expenses), Денежный поток (Cash flow), План-фактный анализ продаж по типам планов продаж (Sales variance by sales target types). В разделе Финансовый учет (Financial accounting) => Шаблоны отчетов (Report templates) => Выбрать необходимый отчет и период, нажать «Предварительный просмотр отчета» (Preview report). Отчеты отражают информацию о выполненных операциях за период (заказы покупателей, закупка у поставщика, амортизация основных средств, начисление заработанной платы сотрудникам и др.)
2. Отчет о прибылях и убытках.
3. Доходы и расходы (Income and expenses)
4. Денежный поток (Cash flow) 1C:Drive – это функциональный, интуитивно понятный инструмент для управления бизнес-процессами малых и средних компаний. Продукт позволит получать данные в режиме реального времени от продаж и закупок до производства и складирования, для принятия обоснованных решений и контроля затрат. Офис NFP/Первый Бит занимается методологией построения процессов применительно к инструментам их автоматизации. Мы можем определить правила учета для Вашей компании «с нуля» и затем автоматизировать бизнес-процессы в выбранном программном решении. Автор Тимур Султанов Младший консультант компании NFP Первый Бит При участии Елены Моисеенко Старший консультант компании NFP Первый Бит
- работать с разными валютами
- отслеживать работу складов, подразделений, филиалов
- формировать отчеты на базе МСФО
- Mercedes Benz, номерной знак “А566КО”
- BMW, номерной знак “К371ОА”
- Скидка на весь заказ при оформлении в понедельник — 5%
- Специальный тариф для клиентов, которые берут машину в прокат на 3 или более дней (скидка 10%)
- Скидки суммируются
- Воздушные фильтры
- Двигательное масло
- Топливные фильтры
- Тормозные диски
- Избранное (Quick actions)
- Полнотекстовый поиск (Full-text search)
- Мои задачи (My tasks)
- Мои дела (To-do list)
- Пульс бизнеса (Business pulse), в который входит:
- Информация на сегодня (Today’s pulse), которую можно сравнить с выбранным периодом:
- Динамика продаж
- Продажи по категориям
- Информация с начала текущего года (From the beginning of this year), которую можно сравнить с выбранным периодом
Рис. 1
- Болгарский
- Испанский (Колумбия)
- Английский
- Немецкий
- Итальянский
- Польский
- Румынский
- Русский
- Испанский
- Турецкий
- Вьетнамский
- Права доступа (Access rights)
- Задачи (Tasks)
- Сотрудники пользователя (User employees)
- Персональные настройки (User settings)
- Настройки (Settings)
- Указание адреса/телефона (addresses and phones)
- Установка языка программы интерфейса (application interface language)
Рис.2
- Создание новых элементов справочника «Контрагенты»;
- Создание новых элементов справочника «Номенклатура»;
- Создание новых элементов справочника «Типы автоматической скидки, наценки»;
- Создание карточки сотрудника;
- Начисление заработанной платы сотрудникам;
- Создание заказа покупателя;
- Создание заказа на закупку товара у поставщика;
- Амортизация основных средств;
- Закрытие месяца;
- Формирование отчетов;
- Имя и фамилию (name, surname)
- Покупатель/поставщик/прочие отношения (customer/supplier/other relationship)
- Юридическое лицо/физическое лицо (business/customer)
Рис.3
Рис.4
- Наименование (Description);
- Категория номенклатуры (Product category);
- Тип номенклатуры: товарно-материальные ценности, услуга, работа (Product type: Inventory/service/work).
- Базовую единицу измерения (Base unit) (является обязательным реквизитом).
Рис.5
Рис.6
Рис.7
- Способ предоставления скидки (Change model): процент (percentage) или фиксированная сумма (fixed amount).
- Область применения (applicable to): опт (wholesale), розница (retail), все (Everywhere).
- День недели (Week day). В данном случае выбираем Понедельник (Monday).
- Промежуток времени действия скидки. В данном случае устанавливаем время с 9 утра до конца дня.
Рис.8
- Выбрать конкретное условие предоставления. Для этого выбираем окно «условия предоставления» (Conditions) и переходим в отдельное окно.
- В окне «Условия предоставления» выбрать: «Когда накопили» (Volume purchased)
- В каждой строке указать:
- Количество (Quantity)
- В строке (in Line)
- Больше, меньше, больше или равно, меньше или равно
- Значение «3», так как действует специальный тариф для клиентов, которые берут машину в прокат на 3 или более дней
- Номенклатуру в окне отбор «номенклатуры» (product filter), на которую распространяется скидка
- Выбрать описание скидки (Description)
Рис.9
- ФИО сотрудника (Full name)
- Тип занятости: основное место работы/по совместительству (Employment: primary/secondary) (Рис. 10).
Рис.10
- Организация (Company)
- Период регистрации (Registration period)
- Данные за период (Data for the period)
- Подразделение сотрудника (Department)
- Сотрудники (Employee)
- Сумма зарплаты (Amount)
Рис.11
- Статус документа (Lifecycle status)
- Покупатель (Customer)
- Организация (Company)
- Склад (Warehouse)
- Дата отгрузки (Shipment date)
- Заказ клиента (product) и его составляющие:
- Количество (Quantity)
- Единица измерения (Unit)
- Цена (Price)
- Автоматическая скидка (Automatic discount %)
- Сумма (Amount) высчитывается автоматически, учитывая количество, цену и автоматическую скидку.
Рис.12
- Условия оплаты (payment terms)
- Доставка (Delivery)
- Дополнительная информация (additional information)
Рис.13
- Покупатель (Customer)
- Компания (Company)
- Тип инвойса (Invoice type)
- Склад (Warehouse)
- Документ резерва (Reservation under)
Рис.14
- Покупатель (Customer)
- Документ-основание (Base document)
- Сумма (Amount)
- Операция (Operation)
- Компания (Company)
- Банковский счет (Account)
Рис.15
- Статус документа (Lifecycle status)
- Поставщик (Supplier)
- Организация (Company)
- Склад (Warehouse)
- Дата запроса (Date required)
- Позиции, которые необходимо закупить, при этом указывается ее цена (price) и количество (quantity).
Рис.16
- Условие оплаты: разовый платеж (One-off payment), оплата частями (Installments)
- Способ оплаты (payment method):
- Электронный (Electronic)
- Наличными (Cash)
- Указать счет (Bank account)
Рис.17
- Амортизация основных средств (Fixed asset depreciation)
- Выработка основных средств (Fixed asset usage)
- Изменение амортизации основных средств (Fixed asset depreciation changes)
- Принятие к учету основных средств (Fixed asset recognition)
- Продажа основных средств (Fixed asset sale)
- Списание основных средств (Fixed asset write-off)
Рис.18
- Склад (Warehouse)
- Компания (Company)
- Основное средство (Fixed asset)
- Начальная стоимость (Cost (init.))
- Способ амортизации (Depreciation method)
- Срок использования в месяцах (Useful life (mo.))
Рис.19
- Баланс
Рис.21
Рис.22
Рис.23
FAQ: Часто задаваемые вопросы
Для каких компаний подходит 1C:Drive и какие задачи решает?
1C:Drive предназначен для международных компаний малого и среднего бизнеса в сфере розничной и оптовой торговли, производства товаров и оказания услуг. Система позволяет управлять бизнес-процессами, планировать бюджет и производство, работать с разными валютами, отслеживать работу складов и филиалов, а также формировать финансовую отчетность по МСФО.
Как настроить многоязычный интерфейс в 1C:Drive?
Для настройки языка интерфейса необходимо зайти в Настройки -> Персональные настройки -> Текущий пользователь -> Сведения о пользователе. Во вкладке "Язык интерфейса программы" можно выбрать один из доступных языков: русский, английский, немецкий, испанский, турецкий, итальянский, польский, румынский, болгарский или вьетнамский.
Как настроить автоматические скидки для покупателей?
Автоматические скидки настраиваются через раздел Продажи -> Справочники -> Типы автоматической скидки, наценки. Можно установить различные условия: по дням недели (например, скидка 5% в понедельник), по объему покупки (скидка 10% при аренде на 3 и более дней), при этом скидки могут суммироваться. Настройки включают способ предоставления скидки, область применения и временные параметры.
Как вести учет основных средств и начислять амортизацию?
Учет основных средств ведется через раздел Организация -> Основные средства. Для начисления амортизации необходимо сначала создать документ "Принятие к учету основных средств" с указанием начальной стоимости, способа амортизации и срока использования. Затем формируется документ "Амортизация основных средств" для регулярного начисления износа.
Какие отчеты можно формировать в 1C:Drive?
Система позволяет формировать основные финансовые отчеты: Баланс, Отчет о прибылях и убытках, а также вспомогательные отчеты: Доходы и расходы, Денежный поток, План-фактный анализ продаж. Все отчеты доступны в разделе Финансовый учет -> Шаблоны отчетов и отражают информацию о выполненных операциях за выбранный период.
Где заказать внедрение 1C:Drive для компании?
Офис NFP компании Первый Бит предлагает услуги по внедрению 1C:Drive для малого и среднего бизнеса. Наши специалисты помогут настроить систему под ваши бизнес-процессы, включая управление продажами, закупками, складом, основными средствами и финансовый учет, а также проведут обучение сотрудников.
Куда обратиться для настройки автоматических скидок в 1C:Drive?
Для настройки системы автоматических скидок и программ лояльности в 1C:Drive рекомендуем обратиться в офис NFP компании Первый Бит. Мы настроим различные типы скидок: по дням недели, по объему покупок, накопительные скидки, что поможет повысить эффективность ваших продаж.
Где получить консультацию по переходу на 1C:Drive?
Офис NFP компании Первый Бит предоставляет бесплатные консультации по переходу на 1C:Drive. Наши эксперты помогут оценить возможности системы для вашего бизнеса, составить план внедрения и настроить основные модули: от учета номенклатуры и контрагентов до формирования финансовой отчетности.
Иван Лапчевский
Руководитель отдела по автоматизации производственных и финансовых учётных процессов
Более пяти лет проектного опыта работы по формированию методологии и автоматизации учета на базе 1С.
Опыт работы в компании Big4 - KPMG.
Руководитель и куратор проектов в области бухгалтерского и управленческого учета, производства, бюджетирования, казначейства.
