Три проблемы при автоматизации бюджетирования и как их решить

Проектный опыт

В данной статье рассмотрим три проблемы внедрения автоматизации бюджетирования на примере российской нефтяной компании, которая осуществляла переход на комплексный программный продукт.

Автоматизация бюджетирования предполагала унифицированный подход к формированию и применению модели бюджетирования и управленческого учета для всех сегментов компании. Также одним из ключевых требований заказчика было использование единого процесса подготовки отчетности.

Вводные данные для проектной команды, осуществляющей настройку модели в системе, включали:

— проектные документы — методика бюджетного управления, проектное решение по калькулированию себестоимости, целевые справочники;

— схема взаимосвязей бюджетных форм;

— бюджетная модель в формате Excel.

Разработанная бюджетная модель компании предполагала более 200 видов отчетов, в основе которой заложен принцип группировки показателей, схожих по предназначению и способу их формирования в бюджетные формы, без учета ответственного ЦФО за ту или иную форму отчета, далее, формы группировались в соответствующие бюджеты.

В процессе этапа настройки и функционального тестирования бюджетной модели, а также единого процесса подготовки отчетности, проектная команда столкнулась с трудностями реализации разработанной методологии в системе.

Последующий анализ позволил выделить следующие проблемы, усложняющие внедрение автоматизированной системы бюджетирования и переход на комплексный программный продукт:

1. Составление методологии без применения к системе и учета особенностей настройки программного продукта.

Ошибка в подходе к разработке и формированию бюджетной модели может создать такие трудности как:

— перегруженность бюджетной модели формами;

— упущение промежуточных, необходимых для расчета, бюджетных форм;

— неоптимальная структура модели;

— технически труднореализуемые решения при настройке модели в системе;

— отсутствие системных последовательностей выполнения процессов.

Для того, чтобы минимизировать риски возникновения подобных ошибок, необходимо:

1.1 На стадии формирования НСИ (целевых справочников) проработать:

— целевую организационную структуру, четко определить организационный периметр, уровни формирования и консолидации бюджетов;

— заполнение всех необходимых элементов справочников и их реквизитов как со стороны проектной команды, так и со стороны Заказчика. При настройке модели в системе, отсутствие необходимых элементов или реквизитов в справочниках исказит ожидаемый результат при расчетах.

1. 2 Проработать взаимосвязь плановых и фактических данных в части сопоставления аналитик;

1. 3 Тестировать предлагаемые сложные технические решения в системе на стадии разработки методологии;

2. Отсутствие матрицы полномочий в разрезе «Организация – ЦФО – бюджет» (явно не выделены ответственные за формирование бюджета) и формализованного закрепленного порядка формирования отчетности в компании.

Данная проблема затруднит реализацию функционала единого процесса подготовки отчетности, который включает автоматический расчет полной бюджетной модели.

Для того, чтобы реализовать данный функционал необходимо:

2.1 Со стороны заказчика разработать регламент бюджетного управления, автоматизации бюджетирования, который позволит установить единый порядок выполнения бюджетных процессов в части последовательности процессов, прав и обязанностей участников, периодичность и особенности выполнения бюджетного управления в периметре компании для ЦФО разного уровня.

2.2 Определить этапы формирования бюджетной модели;

2.3 Сгруппировать функциональные бюджеты по их содержанию;

2.4 Определить уровни консолидации бюджетов ЦФО;

2.5 Отразить схематично формирование бюджетной модели, выдержать логику и последовательность формирования бюджетных форм;

2.6 Исключить комбинирование данных в формах (ручной ввод и расчетные данные);

2.7 Исключить двойной пересчет данных.

3. Отсутствие проработанного плана функционального тестирования настроенной модели в системе.

Тестирование позволяет определить корректность выполненных настроек в системе и исключить критичные ошибки, затрудняющие работоспособность модели в системе. При отсутствии плана тестирования и участия ключевых пользователей тестировании настраиваемой бюджетной модели возможны следующие риски:

— увеличение сроков реализации этапа проекта;

— увеличение трудозатрат проектной команды;

— на выходе — неработающий функционал и необходимость пересмотра методологии бюджетной модели.

Таким образом, для успешного прохождения этапа тестирования необходимо:

3.1 Разработать план функционального тестирования, который будет включать:

— сценарии тестирования (предполагается тестирование интеграции со смежными системами, функциональность и работоспособность бюджетных форм, формирование итоговых форм (мастер-бюджетов);

— определение организационного периметра;

— подготовка реальных данных для тестирования со стороны заказчика;

— ввод начальных данных;

— актуализация справочников;

— процесс подготовки отчетности;

— права доступа.

3. 2 Распределить настройку и тестирование модели в системе на этапы с привлечением в процессе настройки ключевых пользователей структурных подразделений для совместного регулярного тестирования.

Автор: Елена Моисеенко, старший консультант отдела цифровой трансформации