Центр управления программными роботами

Роботизированная автоматизация процессов или RPA (Robotic Process Automation) позволяет уменьшить затраты человеческих ресурсов на участие в рутинных, повторяющихся задачах и повысить производительности бизнес-процессов. Так на примере опыта NFP мы имеем следующий результат: увеличение скорости обработки задач от 3 до 11 раз и высвобождение от 80 до 100% человеческого участия в процессе. Сейчас на рынке более 20 RPA-платформ для роботизации процессов (и российских, и зарубежных), однако в основном компоненты платформы приобретаются в следующем составе: 

• Среда разработки – лицензии «Studio» или «Developer» и т.п.
• Робот – программа, запускающая код, написанный в студии. Некоторые вендоры делят роботов на unattended — автономных и attended — «цифровых помощников», расположенных на рабочем месте сотрудника, некоторые лицензируют роботов вместе со средой разработки.
• Централизованный инструмент для управления роботами – в зависимости от RPA-платформы имеют разные названия: «Оркестратор», «Мастер» и т.д.

В данной статье больше внимания уделим Центру управления программными роботами. Такой центр представляет собой веб-приложение, которое позволяет контролировать роботов и средства автоматизации, с ним мы можем развертывать, запускать, измерять, предоставлять, отслеживать и обеспечивать безопасность каждого робота в организации. Обычно центр управления также функционирует как репозиторий для библиотек, повторно используемых компонентов, переменных и процессов, используемых роботами или разработчиками.

Основные обобщенные (но далеко не все) возможности Центра управления роботами:

• Создает и поддерживает связь с роботами и учетными записями;
• Позволяет контролировать и распределять лицензии;
• Создает роли, разрешения, группы и иерархии папок;
• Контролирует хранение и распространение проектов и учетных данных;
• Запускает задания в автоматическом режиме, позволяет создавать и распределять задания роботизации различными способами, в том числе с помощью очередей и триггеров;
• Отслеживает задания и роботов и хранит журналы выполнения процессов для аудита и аналитики.

Если переводить на более понятный язык, можно провести сравнение RPA-проекта с проектом на оказание услуг по внедрению любого ПО. Для этого давайте определим роли:

Центр управления роботами – это руководитель проектов (только который не спит, не обедает, не уходит в отпуск, не болеет и не отмечает праздники);

Лицензии –  виртуальные рабочие места, которые могут располагаться даже на разных серверах;

Программные роботы – люди, работающие в разных городах и с разницей в часовых поясах.

Уточнение: людей больше, чем рабочих мест минимум в три раза. Поэтому первостепенная задача руководителя – это настроить график работы сотрудников так, чтобы виртуальное рабочее место утилизировалось 24/7.  Как мне кажется, эффективный руководитель – это тот, кто умеет быстро принимать решения и полностью понимает процесс и клиента на всех этапах проекта. Так же и с Центром управления роботами. Если нанимать руководителя на уже готовый проект с устоявшийся командой, период адаптации нового человека в коллективе займет какое-то количество времени. Теперь представьте, что у каждого члена команды свои принципы работы, между собой они не особо взаимодействуют, все разного возраста и старшее поколение не желает переучиваться для оптимизации своей работы. Хоть роботам и не присущи особенности разных типов личности, но для того чтобы собрать их вместе, убедиться в совпадении версий программ и используемых пакетов активностей и эффективно оркестровать, потребуется порой больше времени, чем у людей. По моему опыту срок стабилизации роботизированных процессов после их перехода в опытно-промышленную эксплуатацию – до 6-9 месяцев.

В качестве наглядного примера приведу реальный опыт команды NFP по роботизации бизнес-процессов за последние 5 лет (с 2017 года):

Пример №1 «Когда сошлись все звёзды»

У заказчика есть небольшой бизнес-процесс, который выполняют несколько работников. Задача состояла в реализации одного робота, но запускать его надо было в разное время на шести учетных записях. Есть два пути – закупка 6 лицензий роботов (вариант 1) или закупка 1 робота и 1 центра управления этим роботом (вариант 2).В итоге, заказчик сделал выбор в пользу второго варианта, ведь помимо ценовых соображений, вместе с центром управления легче отслеживать статусы выполнения процесса в одном месте. В результате получилось сэкономить ресурсы ИТ на 30%.

Но этот пример не тема текущей статьи, т.к. идеальные примеры звучат так поучительно.

Пример №2 «Учимся на своих ошибках»

Инфраструктура следующего клиента предполагает три роботизированных процесса, которые запускаются на двух учетных записях. Сложность заключалась в том, что пользователи робота в связи со срочностью отработки задач направляли заявки для запуска определенного алгоритма из всего процесса вне его расписания. Для этого разработчику необходимо отключать часть кода и запускать процесс прямо из среды разработки. Из-за этого в пиковые периоды нагрузки лицензия робота была занята и накапливалось много задач, которые частично перекладывались на человека, чтобы ситуация не привела к штрафам за нарушение сроков обработки.

В рамках программы по импортозамещению клиенту надо мигрировать на российскую платформу, вместе с тем появилась возможность перейти и на правильную архитектуру. Теперь они изменили инфраструктуру, закупив пакет лицензий из 2 роботов и 1 центра управления для автономных запусков процессов и отслеживания времени выполнения, тем самым уже получили эффект до 40% экономии ресурсов разработчиков и расширение компетенций функционального заказчика.

Пример №3 «Лучше поздно, чем никогда»

У следующего клиента столкнулись с проблемой масштабирования процессов. Изначально было 10 процессов на 4 лицензии робота, через год количество роботизированных процессов увеличилось в два раза, а лицензий больше не стало. Как следствие, становилось всё более затруднительно следить за выполнением процессов, для анализов инцидента требовалось заходить на учетную запись конкретного робота и смотреть журнал выполнения, приостанавливая работу некоторых процессов на той же машине. В итоге было принято решение о приобретении Центра управления роботами.

До подключения Центра управления роботами, дабы не ломать голову над диагностикой проблем в будущем, следует не обделять вниманием права и доступы учетных записей роботов, настройку приложения IIS, установку SSL-сертификатов с приватным ключом на каждую подключенную машину, а также проверку настроек прокси-сервера.

Для того, чтобы серверные настройки соответствовали требованиям к инфраструктуре от вендора, мы были вынуждены переносить всех роботов на новую машину, которая находилась даже в другом часовом поясе. Помимо корректировок логики работы роботов по расписанию, которое было завязано на дате от полуночи, самой частой доработкой функционала было изменение считывания учетных данных. Активности по работе с Windows Credential Manager приходилось переделывать на активности считывания параметров типа Credential из ассетов Центра управления, так логины и пароли от учетных записей роботов хранить безопаснее.

Аверкиева Анна, Руководитель проекта, NFP: «Благодаря внедрению Центра управления была изменена архитектура самих роботов, как следствие снизилось ветвление бизнес-логики процессов за счет того, что параметры для запуска можно указывать внутри самого триггера на запуск процесса, например, по какой балансовой единице начинать работать в конкретное время.»

Следующий плюс разработки роботов совместно с Центром управления – это наличие очередей, элементы которых и статусы их отработки можно отслеживать напрямую. Помимо этого, больше не нужно использовать производственные календари в формате Excel или csv на файловом ресурсе, достаточно указать даты запуска внутри самого Центра управления, как следствие полностью отказываемся от Task Scheduler.

На мой взгляд, основными преимуществами Центра управления роботами являются:

1. Лицензирование нескольких учетных записей / нескольких серверов, нежели трата времени на перенос и активацию лицензии при каждом запуске робота на другой машине.
2. Просмотр журналов выполнения, не заходя на учетную запись робота – следовательно, оперативное выявление ошибок и оперативная диагностика их причин.
3. Безопасное хранение учетных данных в зашифрованном виде.
4. Гибкая настройка расписания запусков процессов: использование производственных календарей, cron-выражений, накопление очереди, указание необходимых параметров внутри триггеров.
5. Удобный сбор аналитики, визуализация статистики.
6. Возможность экономить лицензию робота на мониторинг почты для запуска процесса – на это может использоваться лицензия Центра управления.

Заключение

Подводя итог всему вышесказанному, если у вас роботизированы 1-2 процесса на локальном рабочем месте как «роботы-помощники» с небольшим временем выполнения, то нет большой необходимости использовать Центр управления роботами, однако если в перспективе планируется масштабирование процессов или изначально внутри корпоративной сети сложная серверная инфраструктура, то для экономии трудозатрат стоит задуматься наперед об архитектуре процессов, расписании запусков, корректном сборе статистики и об эффективной утилизации лицензий.

Многие вендоры предоставляют триальные или демо- версии лицензий, так что, если сомневаетесь, стоит протестировать на своих задачах и убедиться в целесообразности комплексной покупки компонентов RPA-платформы.

«На текущий момент все больше компаний в России переходят на платформу PIX Robotics. Применение роботизированных систем позволяет существенно повысить эффективность организации, снизить количество ошибок, и повысить качество обслуживания клиентов. Централизованный инструмент для управления роботами и бизнес-процессами «PIX Master» позволяет масштабировать роботизацию в компании и эффективно управлять бизнес-процессами и растущим количеством роботов. Мы постоянно совершенствуем свою платформу для соответствия требованиям наших клиентов.»

 – Алексей Захаров, Руководитель отдела технологических решений, PIX Robotics

Анна Аверкиева

Старший аналитик RPA