Автоматизации процессов на базе 1С:Документооборот, Workflow process — опыт компании NFP
Продолжаем рассказывать о системе 1С:Документооборот в компании NFP. В прошлой статье вы узнали о WFP (workflow process) и одной из областей автоматизации – Проекты. На этот раз поговорим о функционале области под названием Сотрудники.
Сотрудники
С практическим опытом на различных проектах для консалтинговой компании — важнейший (ключевой) ресурс эффективной деятельности бизнеса.
Информация о каждой единице персонала находится в специальном разделе:
Staff directory содержит персональные данные сотрудника: ФИО, должность, грейд, ЦФО, время работы в компании, контактные данные, дата рождения. Эта информация безусловно появляется в WFP посредством интеграции с системой учета персонала и зарплаты (1С:ЗУП). В рамках сервисов бэк-офиса L&D (learn and development) данные сотрудников дообогащаются и включают также проектные резюме и оценки, сведения о наставниках и кураторах.
Управление задачами
Постановка регулярных (автоматических) и точечных (ручных) задач.
Управление вложениями
Резюме (CV), сертификаты и т. д. 
Все эти функции удобно расположены и доступны одним кликом мышки:
Сервис бэк-офиса L&D управляет развитием сотрудника в рамках годового цикла, который включает постановку целей, полугодовую и годовую оценку. Для обеспечения данной цикла WFP предоставляет возможность создания на каждую веху годового цикла документа «Год HR» (Annual HR) с советующим типом (Goal setup – постановка целей / Interim – полугодовая и Year-end –assessment – годовая оценка). По документу годового цикла существует возможность создания задачи и прикрепления файлов.
Годовой цикл начинается 01.07.хх01 и завершается 30.06.х02. Постановка целей осуществляется в первые два месяца годового цикла, полугодовая оценка – в январе, завершающий шаг – в июне следующего года.
Сотрудники в зависимости от грейдов имеют финансовые и нефинансовые KPI.
Финансовые KPI делятся на качественные и количественные. Так, для младших грейдов количественным финансовым показателем является годовая утилизация (%), определяющая соотношение проектных оплачиваемых часов по отношению ко всему количеству доступного годового рабочего времени. Расчет производится ежемесячно накопительным эффектом с 01.07.хх01. Качественная оценка определяется проектной оценкой, выставляемой руководителем проекта (РП) на ежемесячной основе. С ростом грейда, требования к уровню KPI утилизации несколько снижается.
Для старших грейдов количественным финансовым KPI является управляемая выручка (NER) для РП и как курируемая выручка для кураторов / руководителей ЦФО по портфелю проектов. Качественным финансовым KPI является валовая прибыль (GM1 в %) (показатели GM1 и NER рассчитываются по данным формы WIP).
Дополнительными KPI сотрудника являются нефинансовые аспекты, такие, как прохождение обучения и аттестация, проведение вебинаров, публикация статей, публичные выступления и получение положительных отзывов от клиентов по выполненным проектам.
Оценка сотрудников проводится по трёхбалльной системе, в которой: 2 – соответствует, что сотрудник соответствует ожиданиям / требованиям грейда. Оценка 3 – соответствует, что сотрудник успешно выполняет задачи и несет ответственность по ним выше ожиданий, и оценка 1 – напротив, сотрудник не соответствует требованиям / критериям грейда. Оценки могут выставляться как дробные значения, такие как 1.8, 1.9 или 2.2. Оценки выше 2.0 чаще ведут к повышению грейда сотрудника.
С точки зрения структуры ЦФО и отделов по каждому сотруднику определяется руководитель (куратор).
С точки зрения годового цикла по каждому сотруднику определяется наставник.
Значение полей Наставник и Куратор – периодические, с возможностью их изменения и хранения истории значений.
Вопрос обучения и прохождения тренингов – является ключевым в задачах развития Консалтинговой компании. Регулярность прохождения курсов / тренингов требует контроля. Например, внутренние тренинги:
-
- Induction – для вновь прибывших сотрудников компании, один из способов адаптации;
- тренинг эксперта / консультанта;
- управление проектами.
- одноразовые hard skills (профессиональные курсы), в рамках которой менеджменту компании важен не сколько факт прохождения самого курса, сколько факт сдачи экзамена;
- регулярные hard skills (профессиональные курсы), так называемые курсы обновления знаний;
- одноразовые soft skills (например, эмоциональный интеллект, ораторское искусство, и т. д.).
Система WFP позволяет осуществлять регистрацию и контроль статуса прохождения курсов, тренингов и форм аттестации.
