Автоматизации процессов на базе 1С:Документооборот, Workflow process — опыт компании NFP

  • Дата публикации: 30.12.2020

Продолжаем рассказывать о системе 1С:Документооборот в компании NFP. В прошлой статье вы узнали о WFP (workflow process) и одной из областей автоматизации – Проекты. На этот раз поговорим о функционале области под названием Сотрудники.

Сотрудники

С практическим опытом на различных проектах для консалтинговой компании  — важнейший (ключевой) ресурс эффективной деятельности бизнеса.

Информация о каждой единице персонала находится в специальном разделе:

Staff directory

Staff directory содержит персональные данные сотрудника: ФИО, должность, грейд, ЦФО, время работы в компании, контактные данные, дата рождения. Эта информация безусловно появляется в WFP посредством интеграции с системой учета персонала и зарплаты (1С:ЗУП). В рамках сервисов бэк-офиса L&D (learn and development) данные сотрудников дообогащаются и включают также проектные резюме и оценки, сведения о наставниках и кураторах.

Управление задачами

Постановка регулярных (автоматических) и точечных (ручных) задач.

Управление задачами – постановка регулярных и точечных задач

Управление вложениями

Резюме (CV), сертификаты и т. д. Управление вложениями – резюме (CV), сертификаты и т. д.

Все эти функции удобно расположены и доступны одним кликом мышки:

Сервис бэк-офиса L&D

Сервис бэк-офиса L&D управляет развитием сотрудника в рамках годового цикла, который включает постановку целей, полугодовую и годовую оценку. Для обеспечения данной цикла WFP предоставляет возможность создания на каждую веху годового цикла документа «Год HR» (Annual HR) с советующим типом (Goal setup – постановка целей / Interim – полугодовая и Year-end –assessment – годовая оценка). По документу годового цикла существует возможность создания задачи и прикрепления файлов.

Год HR

Годовой цикл начинается 01.07.хх01 и завершается 30.06.х02. Постановка целей осуществляется в первые два месяца годового цикла, полугодовая оценка  –  в январе,  завершающий шаг – в июне следующего года.

Сотрудники в зависимости от грейдов имеют финансовые и нефинансовые KPI.

Финансовые KPI делятся на качественные и количественные. Так, для младших грейдов количественным финансовым показателем является годовая утилизация (%), определяющая соотношение проектных оплачиваемых часов по отношению ко всему количеству доступного годового рабочего времени. Расчет производится ежемесячно накопительным эффектом с 01.07.хх01. Качественная оценка определяется проектной оценкой, выставляемой руководителем проекта (РП) на ежемесячной основе. С ростом грейда, требования к уровню KPI утилизации несколько снижается.

Для старших грейдов количественным финансовым KPI является управляемая выручка (NER) для РП и как курируемая выручка для кураторов / руководителей ЦФО по портфелю проектов. Качественным финансовым KPI является валовая прибыль (GM1 в %) (показатели GM1 и NER рассчитываются по данным формы WIP).

Дополнительными KPI сотрудника являются нефинансовые аспекты, такие, как  прохождение обучения и аттестация, проведение вебинаров, публикация статей, публичные выступления и получение положительных отзывов от клиентов по выполненным проектам.

Годовой цикл

Оценка сотрудников проводится по трёхбалльной системе, в которой: 2 – соответствует, что сотрудник соответствует ожиданиям / требованиям грейда. Оценка 3 – соответствует, что сотрудник успешно выполняет задачи и несет ответственность по ним выше ожиданий, и оценка 1 – напротив, сотрудник не соответствует требованиям / критериям грейда. Оценки могут выставляться как дробные значения, такие как 1.8, 1.9 или 2.2. Оценки выше 2.0 чаще ведут к повышению грейда сотрудника.

Структура

С точки зрения структуры ЦФО и отделов по каждому сотруднику определяется руководитель (куратор).

С точки зрения годового цикла по каждому сотруднику определяется наставник.

Значение полей Наставник и Куратор – периодические, с возможностью их изменения и хранения истории значений.

Вопрос обучения и прохождения тренингов – является ключевым в задачах развития Консалтинговой компании. Регулярность прохождения курсов / тренингов требует контроля. Например, внутренние тренинги:

    1. Induction – для вновь прибывших сотрудников компании, один из способов адаптации;
    2. тренинг эксперта / консультанта;
    3. управление проектами.
  • одноразовые hard skills (профессиональные курсы), в рамках которой менеджменту компании важен не сколько факт прохождения самого курса, сколько факт сдачи экзамена;
  • регулярные hard skills (профессиональные курсы), так называемые курсы обновления знаний;
  • одноразовые soft skills (например, эмоциональный интеллект, ораторское искусство, и т. д.).

Система WFP позволяет осуществлять регистрацию и контроль статуса прохождения курсов, тренингов и форм аттестации.

Наверх