Автоматизация бюджетирования на примере GMPLAN

Правильный подход помогает решить ряд вопросов по эффективному планированию и распределению ресурсов. Стратегия же компаний достигается путем разработки и составления структуры бюджетов, методики расчетов, целевой направленности.

Компании сталкиваются с проблемами точности прогнозов и нерациональным распределением ресурсов. Для моделирования будущего, эффективного сценария необходимо рассматривать всю специфику организации: работу ЦФО, структуру затрат и продукции. Это приводит к необходимости настройки индивидуального бюджетного процесса. Рассмотрим автоматизацию бюджетирования на примере GMPLAN. Данный программно-методологический продукт – это уже настроенная, универсальная бюджетная модель, которую можно внедрить, исходя из выбора программного продукта. Предварительно настроенная модель с последующей адаптацией под компанию дает возможность сфокусироваться на финансовых особенностях предприятия, а также увеличить скорость разработки.

Алгоритм автоматизации бюджетирования на базе GMPLAN

Этапы осуществления алгоритма:

1. Выявление потребностей.
2. Обследование.
3. Внедрение.
4. Адаптация.
5. ОПЭ.

Рассмотрим основные принципы этапов разработки.

Выявление потребностей

Выявление потребностей компании включает в себя постановку целей и бизнес-идеи, разработку стратегии.

Обследование

Этап обследования – это анализ технологии бюджетирования: описание структуры бюджета, планов ЦФО. Этап подразумевает под собой обзор специфики разработки (GAP-анализ между потребностями клиента и типовой разработкой системы), внедрения методологии и интеграции в бюджет, те способы разработки технического задания.

Внедрение и адаптация

Исходя из собранных данных «проходит» внедрение и адаптация бюджетной модели, включающая в себя:

• Входные формы бюджетов (управление фактическими данными).

В разделе предусмотрен ручной ввод базовых данных и драйверов. В них рассмотрены цены, норма запасов, ставки по налогам и авансам, объем реализации, т.е. показатели, которые повышают эффективность, исходя из начальных данных основанных на стратегии компании. Компании могут изменять эти данные в соответствии с планом реализации.

• Доходы (повышение эффективности процессов и контроль денежных средств).

В данном разделе рассмотрена Выручка. Показатель содержит автоматический расчет. Получение показателя объема денежных средств от реализации товаров и услуг.

• Функциональные бюджеты — расходы (повышение эффективности процессов и контроль денежных средств).

Бюджеты содержат автоматический расчет, частично обогащаемый с помощью ручного ввода. Описывают эффективность бизнес-процессов для управления затратами компании. Показатели рассматривают коммерческие расходы, основные средства, расходы будущих периодов, фонд оплаты труда и налоговые обязательства.

• Финансирование (управление источниками финансирования).

Раздел отражает структуру и объем финансирования, исходя из заданных для модели параметров и данных функциональных бюджетов. Так же в разделе формируются детализированные денежные потоки. Можно рассмотреть все операции по расчетам с покупателями и поставщиками, по финансовым инструментам.

• Мастер-бюджеты
  — БДР (контроль динамики, обеспечение положительного финансового результата)
  — БДДС (эффективное использование денежных средств)
  — ББЛ (повышение эффективности и баланса использования активов и их финансирования, контроль стратегии и финансовый анализ)

ОПЭ

После адаптации и внедрения модели проходит этап ОПЭ (опытно-промышленной эксплуатации) на котором проходит загрузка исторических данных, обучение пользователей, устранение ошибок и техническая подготовка системы. Завершающий этап включает в себя обновление данных и передача системы на поддержку.

GMPLAN – программно-методологический комплекс, который разработан на нескольких подходах:

• Сбор фактических данных (исходя из имеющихся условий, т.е. «ожидаемая оценка»).
• Расчет по плановым решениям (исходя из потребностей компании и запланированных решений).

Такие подходы позволяют определять стратегию, планирование и контроль финансово-экономического и управленческого состояния компании.

Преимущества системы GMPLAN

• Отсутствие аналогов на рынке.
• Разработка в передовых системах (в 1С с интеграцией с другими программными продуктами).
• Поддержка по продукту после внедрения.
• Сокращение трудозатрат.

Особенность автоматизированной системы GMPLAN состоит в уникальности интегрированного решения и Agile подходе. Внедрение этого бюджетного управления может применяться в большинстве бюджетных организаций. С точки зрения бизнеса, это стратегически и финансового более выгодная модель для автоматизации, так как адаптация под свой учет экономнее в разрезе денежного эквивалента и человеко-часа. Оценка снижения стоимости и сроков проекта при таком подходе на 30-50%. Также программный комплекс GMPLAN автоматизирует сбор факта, консолидирует и подготавливает куб данных для BI систем компании, что максимально эффективно для реализации бизнес-процессов.

Анна Суровова,
Консультант-аналитик отдела бизнес-консультирования компании NFP