Автоматизация учета налога на прибыль: формула успеха

Консультант NFP Регина Фаттахова  подготовила статью о формуле успешной автоматизации учета налога на прибыль.  

Под автоматизацией налогового учета подразумевается автоматический учет хозяйственных операций в целях налогового учета и корректное формирование декларации по налогу на прибыль. Одно лишь наличие специализированной программы с заявленными возможностями автоматизации не решает поставленной задачи и нередко наполняет налоговый учет псевдоавтоматизированным содержанием, когда специалист в поисках ошибки вручную проверяет каждую строку декларации.

Очевидно, что помимо использования программы цели автоматизации достигаются некоторыми дополнительными факторами и условиями, которые необходимо идентифицировать в целях последующей синхронизации их использования и достижения синергетического эффекта. Опыт реализации нескольких проектов дает основание говорить о следующих трех факторах, использование которых обеспечивает успех автоматизации учета, в частности налога на прибыль. Это правильно выбранная учетная система, привлечение профессиональных специалистов и их помощников-роботов. Их синергия и позволяет достичь практически 100% уровня автоматизации.

1-ая составляющая: программа с возможностями автоматизированного учета по налогу на прибыль

На рынке большой выбор программ с заявленными возможностями автоматизированного налогового учета. При этом некоторые из них обладают большим функционалом, нежели автоматическое заполнение деклараций по налогу на прибыль и ведение аналитических регистров налогового учета.

Например, в СPM-системе 1С:Управление холдингом дополнительно разработана подсистема «Корпоративные налоги», которая позволяет контролировать требования налогового законодательства о КИК: формировать налоговую структуру группы компаний, рассчитывать эффективную долю участия с учетом прямого и косвенного владения, определять контролирующих лиц и контролируемые иностранные компании, формировать уведомления об участии в иностранных организациях и о контролируемых иностранных компаниях, определять налоговые освобождения и т.д.

Подсистема бухгалтерского и налогового учета в системе 1С:Управление холдингом также позволяет автоматизировать процесс учета и отчетности по налогу на прибыль. Для того, чтобы подсистема реализовала все свои функциональные возможности, а также снизить возможность появления ошибок в процессе учета по налогу на прибыль, от пользователя требуется выполнение определенных подготовительных настроек системы и контроля корректного ввода данных, в том числе:

• заполнение всех необходимых настроек в системе, например, закладка «Налог на прибыль» в Учетной политике (применение ПБУ 18/02, заполнение регистра «методы определения прямых расходов производства в НУ» и справочника «Номенклатурные группы реализации продукции, услуг»);
• применение ручных операций только в тех случаях, когда система не позволяет отразить операцию типовыми документами;
• контроль отражения сумм по налоговому учету для операций, введенных вручную;
• проверка заполнения аналитик доходов и расходов (счета и статьи затрат, номенклатурные группы, подразделения);
• корректное закрытие месяца: все операции по закрытию периода должны быть выполнены без ошибок за каждый месяц отчетного периода.

Очевидно, при выполнении всех правил, автоматизированный процесс учета по налогу на прибыль позволит сформировать декларацию с корректными данными. Но как показывает практика, некоторые правила не выполняются, либо игнорируются вовсе. В результате чего декларация формируется с ошибками, и начинается процесс выверки и выявления этих ошибок.

2-ая составляющая: роботы

После того как были проведены все регламентные операции в системе и сформирована декларация по налогу на прибыль, начинается рутинный и монотонный процесс проверки полученных результатов:

• специалист по налоговому учету формирует в системе декларацию по налогу на прибыль;
• полученная декларация выгружается вручную из системы на локальный компьютер в формате MS Excel;
• специалист формирует в системе отчеты для проверки расчетов по налогу на прибыль: ОСВ по счетам бухгалтерского и налогового учета; Справку-расчет налоговых активов и обязательств; Справку-расчет налога на прибыль; Отчет «Анализ состояния НУ по НП» и выгружает их MS Excel;
• из выгруженных отчетов и деклараций специалист вручную копирует данные в свою проверочную таблицу для анализа полученных данных из системы;
• далее осуществляется построчная сверка показателей, отраженных по каждой строке декларации и сумм оборотов по соответствующим счетам учета.

Для выверки полученных данных некоторые специалисты используют таблицу в MS Excel с прописанными правилами по каждой строке декларации. Например, проверка данных в Приложении №1 Листа 02 декларации по налогу на прибыль: строка 010 – выручка от реализации (всего) рассчитывается как ОК 90.01 — ОД 90.03 по БУ или ОК 90.01.1 по НУ. Т.е. по каждой строке прописано правило сбора данных, которые специалист вручную копирует и вставляет из сформированной ОСВ. Для проверки правильности ведения налогового учета, проверочная таблица также может включать правила расчета как на основе БУ, так и НУ.

Если выявлены расхождения, специалист начинает более детальную проверку данных и выявление причин отклонений.

Еще пример, по строке 012 декларации – сумма выручки от реализации покупных товаров рассчитывается как ОК 90.01.1 по НУ, только по номенклатурным группам, которые не вошли в перечень номенклатурных групп по реализации товаров (работ, услуг) собственного производства. Данные в строку декларации могут не попасть, если, например, при отражении хозяйственной операции не отражена номенклатурная группа, либо выбрана неправильная.

Таким образом специалист доходит до первичной операции, чтобы исправить выявленные ошибки. Далее это сопровождается необходимостью повторного закрытия месяца, формирования декларации и цикл процесса выверки начинается снова. На практике встречаются и крайние случаи, когда специалист осуществляет сверку данных в декларации с показателями ОСВ на калькуляторе и на бумаге каждый отчетный период, вручную построчно выверяя каждый показатель декларации с данными в ОСВ непосредственно в подсистеме налогового учета.

Если выражаться языком RPA, то весь этот процесс состоит из набора рутинных операций, в результате чего риск появления ошибок увеличивается, время специалиста на проведение аналитической работы с учетом требований и изменений в налоговом законодательстве сокращается, а потребность в сдаче корректировочных деклараций и формирования пояснений на запросы ИФНС возрастает.

И RPA позволяет создать программного робота, который позволит оптимизировать работу финансовой службы, благодаря:

• автоматизированной выгрузке необходимой информации из системы в заранее предопределенный документ (таблицу MS Excel) в требуемом формате;
• автоматической проверке и обработке показателей (данных) декларации по НП по определенному алгоритму в проверочной таблице специалиста;
• проведению выверки показателей в установленные сроки (например, на выходных) без участия специалиста;
• отправке сообщений на электронную почту специалиста о результатах проверки с выделением показателей с расхождениями;
• автоматическому уточнению возможных причин отклонений по заданным правилам проверки (например, отсутствие заполненной аналитики доходов и расходов (счета и статьи затрат, номенклатурные группы, подразделения) или неотражению сумм по налогового учета для операций, введенных вручную.

3-я составляющая: специалисты

После того как учетная система сформировала данные, робот выгрузил и проверил показатели на наличие отклонений от заранее предустановленных контрольных соотношений, требуется аналитическая работа специалиста, которого на текущий момент не может заменить ни программа, ни робот.

Специалисты, в данном контексте, представляют собой группу профессионалов, которые включают как пользователей или специалистов по налоговому учету, так и профессиональных консультантов, которые помогают настроить весь процесс автоматизации налогового учета.

От специалистов по налоговому учету потребуется принятие изменений, открытость помощи роботов и выполнение установленных правил. В результате специалист будет освобожден от рутинных операций до 90%, у него будет больше времени на организацию ведения налогового учета, с точки зрения защиты интересов организации-налогоплательщика при применении налоговых преференций перед контролирующими органами, а не бесконечный процесс ручного заполнения декларации по налогу на прибыль, сдачи корректировочных деклараций и подготовка пояснений на требования ИФНС об обнаруженных ошибках.

Профессиональные консультанты, в свою очередь, могут помочь правильно настроить подсистему налогового учета и гармонично внедрить разработанных программных роботов в целях автоматизированного учета налога на прибыль.

Каждая из составляющих формулы может быть самостоятельным и работоспособным механизмом, однако будет иметь ограниченный набор функций и, соответственно, результат. Роботы без CPM-системы – это клочковая автоматизация ограниченного набора операций, CPM-система без роботов — это замена роботов специалистами по налоговому учету при использовании системы.

Успешность автоматизации учета налога на прибыль может быть достигнута только за счет использования совокупности рассмотренных составляющих. В результате образуется настолько мощный синергетический эффект, что автоматизация достигает желаемых 100%, и получателю данных остается только принять или отклонить полученный результат.

Регина Фаттахова, Старший консультант NFP