Подготовка компании к внедрению ERP-системы

В статье консультанта NFP Роберта Маллалиева вы узнаете о правильном подходе к внедрению ERP системы, позволяющем избежать ошибок и помогающем заказчику максимально грамотно подойти к управлению проектом. 

Роль цифровой трансформации в современных реалиях крайне высока, её влияние на промышленность и мировую экономику растет семимильными шагами. Высокое желание обладать цифровой копией бизнеса для собственников и менеджмента предприятий обусловлено широким спектром возможностей его использования: инструменты для отслеживания и анализа текущего финансового состояния организации, эффективности работы производственных подразделений и front-office. Всё это лишь малая часть возможностей цифрового продукта, наименование которого — Digital Twin.

Для производственного предприятия «Цифровым двойником» выступает инструмент, построенный на базе ERP системы. Такое стратегическое решение, как внедрение ERP, позволит предприятию сэкономить большое количество денежных ресурсов, увеличить эффективность работы и нивелировать возможные операционные риски.

Внедрение ERP системы это чрезвычайно сложный и трудоемкий процесс. Множество трудностей и подводных камней, возникающих при реализации проекта, может увеличить его стоимость до небывалых величин, что скорее всего отрицательно скажется как и на ROI проекта, так и на финансовых показателях бизнеса в целом. Для того, чтобы избежать данных проблем, заказчику требуется быть мудрее и выступить риск-менеджером проекта, заведомо просчитав возможные риски и подготовить свою компанию к инновационным изменениям.

В статье вы узнаете о подходе к внедрению ERP системы, который позволит избежать наиболее часто встречающихся ошибок и поможет заказчику максимально грамотно подойти к управлению проектом.

Грамотное инициирование работы – делаем проект успешным

Существует одна известная русская поговорка «Как встретишь Новый Год, так его и проведешь», она же актуальна и для управления проектами. Для того, чтобы проект прошел как можно более гладко, необходимо провести тщательную предварительную работу, которая позволила бы создать для руководителя более четкое видение того, как будет выполняться проект, и кто будет нести ответственность за те или иные действия.

Приоритетной задачей является определение ответственного лица — менеджера проекта. Он должен обладать соответствующими знаниями и компетентностью, а также предпочтительно, чтобы он был заинтересован в успешном завершении проекта по внедрению ERP системы.

Собрав команду, требуется скрупулезно обсудить KPI персонала и проекта в целом. Крайне важно установить измеримые цели проекта и зафиксировать критерии успеха его выполнения. Не установив их, будет крайне сложно составить как и Устав проекта, так и Техническое задание, и, следовательно, итоговый результат работы не удовлетворит никого.

Приступая к созданию Устава проекта важно помнить, для чего он предназначен. Данный документ должен описывать суть проекта, обеспечивать его понимание и предназначения. Также требуется отразить предварительное разграничение ролей и обязанностей, описать цели, определить основные заинтересованные стороны и полномочия менеджера проекта.

Перед запуском настоятельно рекомендуется предварительно оценить и предупредить возможные риски, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта внедрения.

Управляем рисками – избегаем провала внедрения до его начала

Риск №1. Саботаж со стороны коллектива

Главный риск, от которого зависит судьба внедренной ERP системы, это ее неприятие со стороны пользователей. Причин тому целое множество, но в первую очередь это связано с недостаточной компетентностью сотрудников, естественным страхом перед инновациями и нежеланием выходить из зоны комфорта, то есть обыкновенной лени.

В интересах руководителя заранее провести собрание со всеми, кто будет являться непосредственным пользователем системы и объяснить пользу от ее использования для самих сотрудников.

После внедрения ERP системы требуется провести обучение сотрудников, а ключевых специалистов отправить на повышение квалификации. Без обучения пользователей, тщетно надеяться на то, что они сами будут разбираться в новой системе, поэтому необходимо взять инициативу в свои руки.

Риск №2. Нереалистичные ожидания

Если вы не понимаете для чего именно внедряете ERP систему, то никогда не сможете оценить насколько благотворно она влияет на работу вашей организации. Завышенные требования к внедренной системе отрицательно сказываются на эмоциональном и финансовом состоянии заказчиков, ведь такие ожидания, как повышение рентабельности бизнеса, увеличение свободного денежного потока, повышение продаж, зависят не от проекта внедрения системы и слаженности её работы, а, в первую очередь, от качества принятия управленческих решений. ERP система является лишь помощником для развития грамотного и эффективного менеджмента в компании.

Риск №3. Отсутствие формализованных бизнес-процессов

Невозможно эффективно внедрить ERP систему, если бизнес-процессы на предприятии не формализованы и не оптимизированы. Если вам неизвестно, кто за что отвечает, из каких шагов состоят процессы и кто несет ответственность за их выполнение, то это внедрение обернется для вас большой головной болью и высокими финансовыми тратами, а КПД от работы системы будет стремиться к нулю.

В связи с тем, что данная работа чрезвычайно трудоемка, целесообразно пригласить для ее выполнения команду высококвалифицированных специалистов, которые в разумные сроки сделают весь необходимый массив работы. Для этого мы предоставляем услуги оптимизации бизнес-процессов

Будет большим плюсом, если формализацией бизнес-процессов займется та же организация или даже команда, вместе с которой вы собираетесь внедрить ERP систему. Тогда следует ожидать высокий синергетический эффект, который отразится на качестве исполнения проекта внедрения в положительную сторону.

Стоит понимать, что множество рисков, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта, не определить, и предусмотреть их все не только не получится, но и не нужно. С основными возможными проблемами можно справиться на стадии планирования проекта – до начала его реализации.

План управления проектом — формальность или необходимость?

Рассмотрим, какая информация должна быть включена в план управления проектом:

— Предварительные планы по бюджету, срокам и содержанию проекта – своеобразная отправная точка при старте реализации проекта. Описывает инвестиционный план организации, сроки выполнения задач и основные тезисы для выполнения проекта.

— План управления требованиями – описание того, каким образом будут собираться и анализироваться требования всех стейкхолдеров проекта.

— План управления изменениями – основные тезисы как именно вы будете себя вести, если появилось какое-то внеплановое требование к внедрению с вашей стороны или прочие изменения со стороны исполнителя.

— План управления актуальностью данных – крайне важно, чтобы проект выполнялся согласованно и по единому реестру документов. План описывает методы и способы нивелирования риска того, что заказчик и исполнитель ориентируются на разные версии одного и того же документа, что может привести к снижению доверия между сторонами и даже разрыву отношений!

— План управления целостностью проекта – описание того, как именно вы будете управлять бюджетными средствами, каких людей привлекать к выполнению поручений и т.д.

Далее требуется перейти к работе над Техническим заданием проекта – основополагающим документом проекта внедрения ERP.

Если вы решили внедрить ERP систему, то начинать реализацию проекта необходимо именно с создания технического задания. Несмотря на всю очевидность данного требования, многие руководители считают, что это второстепенный процесс, лишь съедающий существенную долю бюджета и ресурсов. Данное утверждение далеко от истины, ведь техническое задание (ТЗ) позволяет зафиксировать цели и задачи будущего проекта и юридически защищает заказчика и исполнителя от несоблюдения условий реализации проекта.

Как правило, созданием ТЗ занимается исполнитель проекта, после предварительного обследования компании. Далее обе стороны согласуют его – вносят правки, новые требования и прикрепляют к договору об оказании услуг.

Крайне важно относиться к предварительному этапу проекта не менее внимательно, чем к этапу реализации, ведь именно на стадии инициирования и планирования составляется маршрутная карта проекта – дорога, по которой команда пойдёт в дальнейшем. И чем тщательнее она будет проработана, тем эффективнее и быстрее проект подойдет к своему успешному завершению.

На странице сайта вы получите всю информацию по услуге внедрения ERP-систем.

Роберт Маллалиев, Консультант компании NFP