Пошаговая инструкция по работе с «1С:ERP»: блок «Управление обслуживанием и ремонтами оборудования»

В рамках статьи консультант компании NFP Дмитрий Корнилов подробно разбирает отдельный блок системы «Управление обслуживанием и ремонтами оборудования». Блок предназначен для обеспечения эффективного использования активов предприятия.

1C:ERP – флагманский продукт компании «1С», нацеленный на консолидацию и оптимизацию производственных процессов и оперативного управления. По функциональности программа является одной из самых мощных систем в своём классе. Программа содержит такие блоки, как: Управление производством, Управление финансами, Мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия, Управление персоналом и расчёт зарплаты, Управление запасами и складом, Учёт и отчётность по МСФО, Управление обслуживанием и ремонтами оборудования, Управление закупками, Учёт затрат и расчёт себестоимости, Управление продажами и ценообразованием. Тем самым программа реализует стратегию ERP.

Компания NFP занимается разработкой методологии процессов с целью дальнейшей автоматизации для следующих функций 1С:ERP: Управление производством, Управление финансами, Управление запасами и складом, Учёт и отчётность по МСФО и не только. Более подробную информацию об услуге Вы можете найти на нашем сайте или связаться с нами любым удобным для Вас способом.

Продолжая изучение возможностей системы, в рамках данной статьи мы разберём отдельный блок системы «Управление обслуживанием и ремонтами оборудования» — далее будет использоваться сокращённое наименование «Ремонты». Данный модуль предназначен обеспечить эффективное использование активов предприятия, а именно:

• повысить готовность оборудования к работе;
• снизить затраты на поддержание его работоспособности;
• установить единые регламенты обеспечения и финансирования ремонтных работ.

Под активами предприятия в блоке «Ремонты» понимаются внеоборотные активы, которые в 1С:ERP учитываются в качестве элементов справочника «Объекты эксплуатации». Отдельные объекты эксплуатации могут быть приняты к учёту как основные средства.

При помощи данного функционала можно реализовать следующие задачи:

• Ремонт силами контрагента – при выборе данного варианта в системе осуществляются действия по формированию заказа на ремонт, указываются ограничения на использование оборудования, отражаются затраты по материалам и работам, и в дальнейшем затраты списываются на себестоимость выпускаемой продукции.
• Ремонт собственными силами – при использовании данного подхода существует возможность ввести плановые данные для ремонта, произвести настройку рабочих центров, узлов рабочих центров, а также их классов и подклассов. Осуществляется планирование ремонтов, т.е. создается заказ на ремонт, описывается расходуемый материал, ремонтный цикл и устанавливается ограничение на доступность рабочего центра.
• Ремонт по давальческой схеме – при использовании давальческой схемы создается спецификация на ремонт, осуществляется приём оборудования, формируются производственные операции на ремонт и выполняются этапы, а также задействуется механизм расчёта себестоимости ремонта.

В качестве примера по демонстрации функционала мы разберём вариант ремонта с участием контрагента. В рамках данной задачи осуществим весь цикл классических операций по приобретению и постановки на учёт объекта ОС, также начислим амортизацию, произведём ремонт и рассчитаем себестоимость выпускаемой продукции с учётом понесённых затрат и проанализируем итоговые данные при помощи отчёта.

Прежде чем приступить к описанию процесса, хотелось бы перечислить ряд ключевых настроек и указать краткий сценарий наших действий.

Настройки можно разделить на две группы:

1. Первая группа – относятся к общим, которые открывают доступ к подсистеме «Управление обслуживанием и ремонтами оборудования» (Рис.1):

Рис.1

• НСИ и администрирование/Настройка НСИ и разделов/Производство/Ремонты активируем флаг «Управление ремонтами» (Рис.2) – данная настройка добавляет в карточке объекта эксплуатации дополнительные реквизиты и настройки: Статус, группы полей Ремонт и Эксплуатация.
• НСИ и администрирование/Настройка НСИ и разделов/Производство/Ремонты активируем флаг «Узлы объектов эксплуатации» (Рис.2)– настройка включает возможность использования иерархии объектов эксплуатации.
• НСИ и администрирование/Настройка НСИ и разделов/Производство/Ремонты в поле «Обособление материалов» (Рис.2) указываем, как будут обособляться материалы, которые переданы для выполнения ремонтных работ. Материал может быть передан под конкретный заказ на ремонт или под направление деятельности, к которому имеет отношение ремонтируемый объект.
• НСИ и администрирование/Настройка НСИ и разделов/Внеоборотные активы в поле «Учёт внеоборотных активов» рекомендуется указать версию 2.4 (Рис.3). Данная настройка позволяет отражать основные средства в управленческом учёте приближенно к стандартам МСФО.
• НСИ и администрирование/Настройка НСИ и разделов/Внеоборотные активы/Внеоборотные активы (версия 2.4) – в данном разделе можно осуществить настройку отражения активов в управленческом учёте. Для нашего примера был выбран вариант «По стандартам международного учёта» (Рис.3).

Рис.2

Рис.3

2. Вторая группа обобщает те настройки системы, которые влияют на реквизитный состав документов и особенности ведения ремонтного процесса.

• При создании объекта эксплуатации по адресу Производство/Объекты эксплуатации в документе «Объект эксплуатации» на вкладке «Рабочие центры» требуется настроить связь между рабочими центрами и объектами эксплуатации – связь имеет отражение в документе «Заказ на ремонт» для планирования остановки рабочего центра. (Рис.4).Рабочий центр – это довольно широкое понятие, которое включает в себя как оборудование, так и вообще любой участок производственной линии, который мы хотим по какой-то причине выделить и которым мы сможем управлять при планировании производственного процесса.В рамках данной статьи мы говорим о ремонтах оборудования, поэтому для нас рабочие центры можно приравнять к оборудованию.

Рис.4

• При настройке статей расходов (в нашем случае по амортизации, аренде и материалам) требуется указать, что в учёте (регламентированном и управленческом) они распределяются на «Производственные затраты» (Рис.5).

Рис.5

• При создании правила распределения в карточке статьи расходов требуется заполнить поля (Рис.6):
  — Распределять на – указывается количество подразделений при распределении;
  — Между партиями по базе – выбирается один из вариантов базы распределения.

Рис.6

Краткий сценарий:

1) Учёт объектов эксплуатации.

Создание объекта эксплуатации – создадим два объекта эксплуатации. По легенде первый объект взят в аренду, а второй приобретен и поставлен на учёт как объект ОС.

2) Аренда объектов эксплуатации.

• Создадим дополнительный реквизит для объекта эксплуатации;
• Осуществим начисление арендного расхода по первому объекту.

3) Собственные объекты эксплуатации.

• Цикл учёта основных средств;
• Осуществим начисление амортизация основных средств по второму объекту.

4) Выполнение ремонтов.

5) Расчёт себестоимости продукции при помощи регламентной операции.

6) Анализ данных при помощи отчёта.

Приступим к выполнению пунктов сценария.

1. Создадим два объекта эксплуатации.

1.1.Ввод объекта осуществляется в разделе Производство/Объекты эксплуатации. Нажимаем «Создать» и заполняем поля (Рис.7):

⇒ Наименование

Рис.7

⇒ Класс

• При создании класса нам потребуется заполнить следующие реквизиты:

1) Вкладка «Основное»

• Наименование

2) Вкладка «Виды ремонтов» (Рис.8) — виды ремонтов заполняются только в том случае, если они плановые или РЦ постоянно выходит из строя. При разовой поломке можно заполнить все данные в документе «Заказ на ремонт»

Рис.8

• Наименование
• Общий вид ремонта
• Длительность
• Формировать планы
• Номенклатура – мы добавили 1 номенклатуру с типом «Товар», а 2-ю с типом «Работа»
• Количество

⇒ Ответственное подразделение – наше ответственное подразделение

⇒ Статья для материалов и работ – на данную статью отражаются материалы, использующиеся в ремонте

⇒ Ответственное подразделение – подразделение, которое использует рабочий центр

⇒ На вкладке «Рабочие центры» при помощи заполнения табличной части свяжем текущий объект эксплуатации с рабочим центром

1.2. Аналогичным образом создадим ещё один объект эксплуатации

2. Отразим аренду объектов эксплуатации

2.1. Для начала создадим дополнительный реквизит для первого объекта эксплуатации

     2.1.1. Для создания переходим в раздел Производство/Объекты эксплуатации двойным кликом по объекту открываем карточку этого объекта. В карточке объекта находим кнопку «Ещё» и выбираем вариант «Изменить состав дополнительных реквизитов». Далее создаем новый реквизит при помощи функции «Добавить», выбираем вариант «Новый» и заполняем поля:

   ⇒ Наименование

   ⇒ Тип значения – указываем тип «Контрагент» – данное поле не влияет на объекты системы, а служит для удобства выведения информации в отчётах.

     2.1.2. В карточке объекта на вкладке «Дополнительные реквизиты» заполним только что созданный реквизит

2.2. Отразим расходы по аренде по первому объекту эксплуатации

     2.2.1. Для начала перейдём в раздел «Финансовый результат и контроллинг» и создадим документ «Приобретение услуг и прочих активов» (Рис.9). После того как мы приобрели услугу, остаётся выполнить операцию по распределению затрат. Распределение затрат на выпущенную продукцию осуществляется при запуске регламентной операции «Закрытие месяца». Этап закрытия описан в пункте №5.

Рис.9

3. Осуществим ввод документов по внеоборотному активу

3.1. Отразим расходы на приобретение. Перейдём в раздел «Финансовый результат и контролинг» и создадим документ «Приобретение услуг и прочих активов». При заполнении табличной части в поле «Статья расходов/активов» создадим новую статью. При заполнении данных выберем соответствующие значения (Рис.10):

• Тип расходов – выбираем «Формирование стоимости и внеоборотных активов»
• Распределить в регламентированном и управленческом учёте (в рамках статьи нас интересует только управленческий учёт) – выбираем «На внеоборотные активы»
• Тип аналитики расходов – выставляем флаг для значения «Основные средства»

Рис.10

3.2. Примем ОС к учёту. Для этого перейдём в раздел «Внеоборотные активы», откроем классификатор «Основные средства». Далее выберем наш объект эксплуатации №2 и при помощи функции «Создать на основании» создадим документ «Принятие к учёту ОС». Далее заполним документ.

3.3. В пункте № 5 при использовании регламентной операции по закрытию месяца будет осуществлено начисление амортизации. Начисление амортизации должно произойти в месяц принятия ОС к учёту, ранее мы делали соответствующую настройку.

4. Ремонт силами контрагента

4.1. Для отражения операции по ремонту перейдём в раздел Производство/Заказы на ремонт выбираем функцию «Создать» и в открывшемся документе заполняем данные (Рис.11):

Рис.11

1) Шапка документа:

• Объект эксплуатации

2) Вкладка «Ремонты»

• Вид ремонта
• Статья расходов для материалов и работ

3) Вкладка «Материалы и работы»

• Жмём «Заполнить» и выбираем «По ремонтам»
• Нажимаем «Обеспечение» и «Заполнить обеспечение» ставим флаг «Отгрузить обособленно»

4) Вкладка «Остановка рабочих центров»

• Заполняем дату и время интервала остановки (Рис.12)

Рис.12

5) Дополнительно:

• Организация
• Подразделение – указывается подразделение где эксплуатируется РЦ
• Выполнить с и Фактическое выполнение с – даты заполняются при помощи перевода статуса в верхней части документа. При необходимости корректируется вручную

4.2. На основании документа «Заказ на ремонт» вводим документ «Внутреннее потребление товаров» (Рис.13)

Рис.13

4.3. Осуществим в разделе Закупки/Документы закупки (все) приобретение работы и отразим её на ремонт. Создадим документ «Приобретение товаров и услуг» с видом операции «Закупка у поставщика» и заполним поля в документе (Рис.14):

1. Вкладка «Основное»:

• Поставщик
• Организация

2. Закладка «Товары»:

• Номенклатура – указываем нашу номенклатуру с видом «Работа»
• Количество
• Цена
• Подразделение получатель

Рис.14

5. Расчёт себестоимости продукции при помощи регламентной операции

Распределение затрат можно осуществить из нескольких рабочих мест:

⇒ Раздел Финансовый результат и контролинг/Закрытие месяца. В списке операций мы можем увидеть операцию «Распределение материалов и работ на себестоимость продукции» нажимаем на ссылку

⇒ Раздел Производство/Распределение материалов и работ

Для распределения выбираем функцию «Распределить» и в открывшемся окне вводим информацию, каким образом мы осуществляем распределение. В качестве примера мы заполнили следующие поля:

1. Вкладка «По правилу» (Рис.15):

• Количество материала, работ
• Правило распределения

⇒ При создании нового правила заполняем поля:

• Наименование
• Выбрали вариант «Количество продукции»
• Статья калькуляции

Рис.15

Нажимаем «Провести и закрыть» и возвращаемся к списку регламентных операций и выполняем все операции по закрытию месяца. (Рис.16)

Рис.16

6. Анализ данных при помощи отчёта

При обращении к отчёту «Анализ себестоимости выпущенной продукции по организации» мы можем убедиться, что в себестоимость выпущенной продукции попали затраты на ремонт, затраты на аренду, также попала амортизация по объекту основного средства, расходуемые материалы на ремонт и выпуск продукции (Рис.17). Таким образом задача по выполнению ремонта силами контрагента выполнена.

Рис.17

Компания NFP проводит обучающие вебинары по использованию продуктов 1С:УХ и 1С:ERP. Узнать расписание или скачать материалы предыдущих курсов Вы можете по ссылке.

Дмитрий Корнилов Консультант компании NFP