Сравнение подсистемы Бюджетирование в продуктах «1С:УХ» и «1С:ERP». Часть 2
Старший консультант компании NFP Андрей Благодарёв продолжает цикл статей, в которых он сравнивает инструменты и функционалы подсистем Бюджетирование в продуктах 1С:Управление холдингом (далее 1С:УХ) и 1С:ERP Управление предприятием (далее 1С:ERP)
В этой статье рассмотрены следующие темы:
- бюджетная модель, организация бюджетного процесса
- согласование отчетов, документов
- актуализация данных
Ссылка на предыдущую статью, посвящённую сравнению подсистемы Бюджетирование в продуктах «1С:УХ» и «1С:ERP».
Бюджетная модель, организация бюджетного процесса
Для автоматизации процесса подготовки бюджетов необходимо ответить на следующие вопросы:
- Каковы этапы подготовки отчетности?
- Какова их последовательность?
- Кто и когда заполняет, согласовывает отдельные бюджеты?
- Какая отчетность формируется, из каких бюджетных форм состоит бюджетная модель?
Процесс подготовки отчетности в 1С:УХ
Схема процесса подготовки отчетности в 1С:УХ представлена на следующем рисунке.
Рис. 1 УХ: Схема процесса подготовки отчетности
Для запуска процесса необходимо настроить справочники периодов и сценариев. Бюджетная модель строится в разрезе сценариев и с фиксированной периодичностью (например, год по месяцам). Показатели фиксируются в рамках периода, при этом загрузка фактических данных в бюджетную модель учитывает периодичность (например, фактические данные за 15 января попадут в месяц Январь в бюджетной модели).
В 1С:УХ введено понятие (объект) Регламент, который в целом соответствует структуре обычных регламентов, используемых в бюджетном процессе.
В частности, определяются:
- какие ЦФО участвуют в бюджетном процессе
- кто обладает полномочиями по составлению и согласованию бюджетов
- какие формы отчетности нужно подготовить.
Для этого используются следующие объекты системы:
- шаблон процесса
- матрица полномочий
В регламенте также можно определить валюты (одну или несколько) для представления отчетности.
Сам процесс подготовки запускается через объект (документ) Управление отчетным периодом, в котором определяется периодичность, период подготовки отчетности, дата начала процесса подготовки и Регламент.
При настройке Управления отчетным периодом можно ввести курсы валют (в случае мультивалютного учета).
Форма Управления отчетным периодом представлена на следующем рисунке:
Рис. 2 УХ: Управление отчетным периодом
С помощью этого документа можно запустить и остановить процесс, посмотреть Диаграмму текущего состояния процесса, заблокировать период (для целей актуализации) и закрыть период подготовки отчетности.
На следующем рисунке представлен один из основных элементов Процесса подготовки отчетности – Сетевая диаграмма Шаблона процесса.
Рис. 3 УХ: Шаблон процесса подготовки отчетности
В целом процесс подготовки отчетности – это частный случай универсального процесса – функциональности 1С:УХ, которая охватывает также процессы согласования.
Процесс подготовки отчетности выглядит как типичная сетевая диаграмма, которую мы привыкли видеть для бизнес-процессов. В частности, она показывает последовательность и связи этапов подготовки. Настройки системы позволяют добавлять вложенные этапы и автоматизировать разветвления по условию. Таким образом можно реализовать процессы, имеющие сложную топологию и сложную систему согласования.
Итак, весь процесс состоит из этапов, и каждый этап можно настраивать по-отдельности. При настройке этапа, в частности, указывается:
- вид отчета по которому формируется экземпляр или сводная таблица;
- организации;
- согласующие;
- график согласования.
В качестве согласующего может выступать как отдельный пользователь, так и целый процесс согласования.
Рис. 4 УХ: Управление процессом подготовки отчетности
Через форму «Управление процессом подготовки отчетности» можно вручную открывать этапы подготовки. Для каждого этапа можно посмотреть текущее состояние; cписок бюджетных форм, находящихся в подготовке; кто их готовит в данный момент; каков текущий статус.
Согласование отчетов, документов
Как уже отмечалось выше, для каждого этапа подготовки отчетности можно назначить не только согласующего, но и добавить целый процесс согласования. Ниже приведен пример такого процесса.
Рис. 5 УХ: Процесс согласования
В зависимости от реквизитов согласуемого документа процесс согласования можно разветвлять на подпроцессы. Например, в зависимости от суммы документа процесс согласования можно направить к разным согласующим.
1С:УХ позволяет согласовывать любые справочники и документы.
Рис. 6 УХ: Заявка на согласование
Процесс согласования запускается через Заявку на согласование. На каждом этапе имеется возможность добавлять нового согласующего и возвращать документ на предыдущий этап. Каждому согласующему приходят напоминания о необходимых действиях по согласованию.
Сразу отметим, что в 1С:ERP процессы согласования отсутствуют. Но при необходимости их можно настроить, используя 1С:Документооборот (через бесшовную интеграцию).
Процесс подготовки отчетности в ERP
Процесс подготовки отчетности в 1С:ERP показан на следующем рисунке:
Рис. 7 ERP: Процесс подготовки отчетности
Основной объект, который отвечает за процесс подготовки – это Модель бюджетирования. Модель состоит из Видов Бюджетов и регламента, который представлен Планом подготовки отчетности. Дополнительный механизм в виде Процесса подготовки отчетности позволяет управлять подготовкой отчетности в ручном режиме.
Используемые на предприятии бюджетные модели описываются в справочнике «Модели бюджетирования».
Рис. 8 ERP: Справочник Моделей бюджетирования
Различные модели бюджетирования могут применяться при изменении финансовой структуры, регламентов подготовки отчетности и состава бюджетных форм.
Модели бюджетирования
Бюджетная модель определяет:
- периодичность планирования и регламент планирования (план подготовки бюджетов, последовательность действий);
- этапы подготовки бюджетов;
- структуру бюджетов.
Рис. 9 Настройка модели бюджетирования
Форма настройки бюджетной модели приведена на следующем рисунке:
В форме можно указать срок действия Модели бюджетирования, установить разделения по организациям и подразделениям, а также установить необходимость утверждения бюджетов.
План подготовки бюджетов
План подготовки бюджетов по сути является Регламентом бюджетного процесса.
Рис. 10 ERP: План подготовки бюджета
План состоит из шагов и для каждого шага указываются параметры формирования бюджетных задач. Бюджетные задачи рассылаются каждому Исполнителю на выполнение.
Шаги этапов можно объединять в этапы процесса (группы справочника). Этапы процесса можно повторять и выполнять с определенной периодичностью. Управление последовательностью создания бюджетов осуществляется через этапы подготовки, которые определяют порядок выполнения задач.
Процесс подготовки бюджетов
Форма процесса подготовки бюджетов приведена на следующем рисунке:
Рис. 11 ERP: Процесс подготовки бюджета
Процесс подготовки отчетности предназначен для ручного управления бюджетным процессом, а также может использоваться для пересчетов уже пройденного бюджетного процесса или для предварительного расчета бюджетов.
Актуализация данных
Рассмотрим ситуацию, когда мы находимся в середине бюджетного периода (года). Обычно возникает вопрос: как мы должны изменить бюджет на вторую половину, если в первой половине плановые значения отличаются от фактических, и уже возникли отклонения? Решение заключается в Актуализации бюджетов и переносе отклонений (или части отклонений) на оставшийся период.
В 1С:УХ имеется встроенная функциональность, позволяющая автоматически корректировать бюджет по предопределенным правилам. Таких предопределенных правил больше десятка.
В 1С:ERP актуализация проводится посредством ручного (или настраиваемого с помощью формул) расчета показателей. Можно использовать дополнительные специальные механизмы, которые предназначены для разделения плановых и фактических данных по границе периода фактических данных, и с помощью которых можно скомпоновать бюджет по новому актуализированному сценарию.
Настройка актуализации в 1С:УХ
В 1С:УХ настройка правил актуализации происходит для каждого показателя. Форма настройки приведена на следующем рисунке:
Рис. 12 УХ:Настройка параметров актуализации
Правила актуализации показателей позволяют перенести на будущее положительные или отрицательные отклонения, распределить их на весь или на часть периода, а также предоставляют другие варианты. Конкретное решение принимается в зависимости от логики бизнес-модели.
Конкретные действия по актуализации выполняются через документ Управление отчетным периодом.
Рис. 13 УХ: Запуск процесса актуализации
Для этого используются механизмы Блокировки периода и Управления границей периода (граница периода – это момент актуализации данных в середине бюджетного периода).
Для каждой организации можно заблокировать границу периода, выбрать новый сценарий, на который будут занесены данные актуализации, и по нажатию кнопки выполнить актуализацию.
Настройка актуализации в 1С:ERP
Для реализации механизма актуализации в ERP можно использовать механизм Границы отчетного периода. С его помощью можно разделить данные и сформировать новый сценарий из первой и второй части.
Сами правила актуализации настраиваются отдельно в виде формул. Используя механизм производных показателей, можно на одной форме вычислить как данные факта, так и плана, рассчитать отклонения и записать новый данные на сценарий «Актуализация».
Проектный опыт
Суть рассматриваемого проекта заключалась в построении бюджетной модели для Холдинга, который состоял из нескольких компаний, в которых были реализованы специализированные решения. В ходе проекта решался вопрос, какую часть бюджетной модели перенести на уровень Холдинга и реализовать в 1С:УХ, а какую часть планирования оставить в дочерних компаниях.
Рис. 14 Проектный опыт
В результате расчет укрупненных показателей был реализован в 1С:УХ. Также на уровень Холдинга был вынесен факторный анализ и элементы последующего контроля.
В то же время контур планирования и оперативного учета реализован на уровне специализированных решений.
Таким образом, общий функционал бюджетирования разделен между 1С-УХ и остальными решениями по принципам детализации/укрупнения, динамичности планирования и разделения предварительного и последующего контроля, что позволило в итоге построить эффективную модель бюджетирования и планирования.
