Сравнение подсистемы Бюджетирование в продуктах «1С:УХ» и «1С:ERP». Часть 2

Старший консультант компании NFP Андрей Благодарёв продолжает цикл статей, в которых он сравнивает инструменты и функционалы подсистем Бюджетирование в продуктах 1С:Управление холдингом (далее 1С:УХ) и 1С:ERP Управление предприятием (далее 1С:ERP)

В этой статье  рассмотрены следующие темы:

• бюджетная модель, организация бюджетного процесса
• согласование отчетов, документов
• актуализация данных

Ссылка на предыдущую статью, посвящённую сравнению подсистемы Бюджетирование в продуктах «1С:УХ» и «1С:ERP».

Бюджетная модель, организация бюджетного процесса

Для автоматизации процесса подготовки бюджетов необходимо ответить на следующие вопросы:

• Каковы этапы подготовки отчетности?
• Какова их последовательность?
• Кто и когда заполняет, согласовывает отдельные бюджеты?
• Какая отчетность формируется, из каких бюджетных форм состоит бюджетная модель?

Процесс подготовки отчетности в 1С:УХ

Схема процесса подготовки отчетности в 1С:УХ представлена на следующем рисунке.

Рис. 1 УХ: Схема процесса подготовки отчетности

Для запуска процесса необходимо настроить справочники периодов и сценариев. Бюджетная модель строится в разрезе сценариев и с фиксированной периодичностью (например, год по месяцам). Показатели фиксируются в рамках периода, при этом загрузка фактических данных в бюджетную модель учитывает периодичность (например, фактические данные за 15 января попадут в месяц Январь в бюджетной модели).

В 1С:УХ введено понятие (объект) Регламент, который в целом соответствует структуре обычных регламентов, используемых в бюджетном процессе.

В частности, определяются:

• какие ЦФО участвуют в бюджетном процессе
• кто обладает полномочиями по составлению и согласованию бюджетов
• какие формы отчетности нужно подготовить.

Для этого используются следующие объекты системы:

• шаблон процесса
• матрица полномочий

В регламенте также можно определить валюты (одну или несколько) для представления отчетности.

Сам процесс подготовки запускается через объект (документ) Управление отчетным периодом, в котором определяется периодичность, период подготовки отчетности, дата начала процесса подготовки и Регламент.

При настройке Управления отчетным периодом можно ввести курсы валют (в случае мультивалютного учета).

Форма Управления отчетным периодом представлена на следующем рисунке:

Рис. 2 УХ: Управление отчетным периодом

С помощью этого документа можно запустить и остановить процесс, посмотреть Диаграмму текущего состояния процесса, заблокировать период (для целей актуализации) и закрыть период подготовки отчетности.

На следующем рисунке представлен один из основных элементов Процесса подготовки отчетности – Сетевая диаграмма Шаблона процесса.

Рис. 3 УХ: Шаблон процесса подготовки отчетности

В целом процесс подготовки отчетности – это частный случай универсального процесса – функциональности 1С:УХ, которая охватывает также процессы согласования.

Процесс подготовки отчетности выглядит как типичная сетевая диаграмма, которую мы привыкли видеть для бизнес-процессов. В частности, она показывает последовательность и связи этапов подготовки. Настройки системы позволяют добавлять вложенные этапы и автоматизировать разветвления по условию. Таким образом можно реализовать процессы, имеющие сложную топологию и сложную систему согласования.

Итак, весь процесс состоит из этапов, и каждый этап можно настраивать по-отдельности. При настройке этапа, в частности, указывается:

• вид отчета по которому формируется экземпляр или сводная таблица;
• организации;
• согласующие;
• график согласования.

В качестве согласующего может выступать как отдельный пользователь, так и целый процесс согласования.

Рис. 4 УХ: Управление процессом подготовки отчетности

Через форму «Управление процессом подготовки отчетности» можно вручную открывать этапы подготовки. Для каждого этапа можно посмотреть текущее состояние; cписок бюджетных форм, находящихся в подготовке; кто их готовит в данный момент; каков текущий статус.

Согласование отчетов, документов

Как уже отмечалось выше, для каждого этапа подготовки отчетности можно назначить не только согласующего, но и добавить целый процесс согласования. Ниже приведен пример такого процесса.

Рис. 5 УХ: Процесс согласования

В зависимости от реквизитов согласуемого документа процесс согласования можно разветвлять на подпроцессы. Например, в зависимости от суммы документа процесс согласования можно направить к разным согласующим.

1С:УХ позволяет согласовывать любые справочники и документы.

Рис. 6      УХ:  Заявка на согласование

Процесс согласования запускается через Заявку на согласование. На каждом этапе имеется возможность добавлять нового согласующего и возвращать документ на предыдущий этап. Каждому согласующему приходят напоминания о необходимых действиях по согласованию.

Сразу отметим, что в 1С:ERP процессы согласования отсутствуют. Но при необходимости их можно настроить, используя 1С:Документооборот (через бесшовную интеграцию).

Процесс подготовки отчетности в ERP

Процесс подготовки отчетности в 1С:ERP показан на следующем рисунке:

Рис. 7      ERP:   Процесс подготовки отчетности

Основной объект, который отвечает за процесс подготовки – это Модель бюджетирования. Модель состоит из Видов Бюджетов и регламента, который представлен Планом подготовки отчетности. Дополнительный механизм в виде Процесса подготовки отчетности позволяет управлять подготовкой отчетности в ручном режиме.

Используемые на предприятии бюджетные модели описываются в справочнике «Модели бюджетирования».

Рис. 8      ERP:   Справочник Моделей бюджетирования

Различные модели бюджетирования могут применяться при изменении финансовой структуры, регламентов подготовки отчетности и состава бюджетных форм.

Модели бюджетирования

Бюджетная модель определяет:

• периодичность планирования и регламент планирования (план подготовки бюджетов, последовательность действий);
• этапы подготовки бюджетов;
• структуру бюджетов.

Рис.  9 Настройка модели бюджетирования

Форма настройки бюджетной модели приведена на следующем рисунке:

В форме можно указать срок действия Модели бюджетирования, установить разделения по организациям и подразделениям, а также установить необходимость утверждения бюджетов.

План подготовки бюджетов

План подготовки бюджетов по сути является Регламентом бюджетного процесса.

Рис. 10      ERP:   План подготовки бюджета

План состоит из шагов и для каждого шага указываются параметры формирования бюджетных задач. Бюджетные задачи рассылаются каждому Исполнителю на выполнение.

Шаги этапов можно объединять в этапы процесса (группы справочника). Этапы процесса можно повторять и выполнять с определенной периодичностью. Управление последовательностью создания бюджетов осуществляется через этапы подготовки, которые определяют порядок выполнения задач.

Процесс подготовки бюджетов

Форма процесса подготовки бюджетов приведена на следующем рисунке:

Рис. 11      ERP:   Процесс подготовки бюджета

Процесс подготовки отчетности предназначен для ручного управления бюджетным процессом, а также может использоваться для пересчетов уже пройденного бюджетного процесса или для предварительного расчета бюджетов.

Актуализация данных

Рассмотрим ситуацию, когда мы находимся в середине бюджетного периода (года). Обычно возникает вопрос: как мы должны изменить бюджет на вторую половину, если в первой половине плановые значения отличаются от фактических, и уже возникли отклонения? Решение заключается в Актуализации бюджетов и переносе отклонений (или части отклонений) на оставшийся период.

В 1С:УХ имеется встроенная функциональность, позволяющая автоматически корректировать бюджет по предопределенным правилам. Таких предопределенных правил больше десятка.

В 1С:ERP актуализация проводится посредством ручного (или настраиваемого с помощью формул) расчета показателей. Можно использовать дополнительные специальные механизмы, которые предназначены для разделения плановых и фактических данных по границе периода фактических данных, и с помощью которых можно скомпоновать бюджет по новому актуализированному сценарию.

Настройка актуализации в 1С:УХ

В 1С:УХ настройка правил актуализации происходит для каждого показателя. Форма настройки приведена на следующем рисунке:

Рис. 12 УХ:Настройка параметров актуализации

Правила актуализации показателей позволяют перенести на будущее положительные или отрицательные отклонения, распределить их на весь или на часть периода, а также предоставляют другие варианты. Конкретное решение принимается в зависимости от логики бизнес-модели.

Конкретные действия по актуализации выполняются через документ Управление отчетным периодом.

Рис. 13      УХ:   Запуск процесса актуализации

Для этого используются механизмы Блокировки периода и Управления границей периода (граница периода – это момент актуализации данных в середине бюджетного периода).

Для каждой организации можно заблокировать границу периода, выбрать новый сценарий, на который будут занесены данные актуализации, и по нажатию кнопки выполнить актуализацию.

Настройка актуализации в 1С:ERP

Для реализации механизма актуализации в ERP можно использовать механизм Границы отчетного периода. С его помощью можно разделить данные и сформировать новый сценарий из первой и второй части.

Сами правила актуализации настраиваются отдельно в виде формул. Используя механизм производных показателей, можно на одной форме вычислить как данные факта, так и плана, рассчитать отклонения и записать новый данные на сценарий «Актуализация».

Проектный опыт

Суть рассматриваемого проекта заключалась в построении бюджетной модели для Холдинга, который состоял из нескольких компаний, в которых были реализованы специализированные решения. В ходе проекта решался вопрос, какую часть бюджетной модели перенести на уровень Холдинга и реализовать в 1С:УХ, а какую часть планирования оставить в дочерних компаниях.

Рис.  14    Проектный опыт

В результате расчет укрупненных показателей был реализован в 1С:УХ. Также на уровень Холдинга был вынесен факторный анализ и элементы последующего контроля.

В то же время контур планирования и оперативного учета реализован на уровне специализированных решений.

Таким образом, общий функционал бюджетирования разделен между 1С-УХ и остальными решениями по принципам детализации/укрупнения, динамичности планирования и разделения предварительного и последующего контроля, что позволило в итоге построить эффективную модель бюджетирования и планирования.