Этапы работы с дебиторской задолженностью в «1С:Управление Холдингом»
Старший консультант NFP Андрей Благодарев приводит инструкцию по использованию инструментов программного продукта «1С:Управление Холдингом» для работы с дебиторской задолженностью.
В статье рассматриваются инструменты программного продукта «1С:Управление Холдингом» (далее 1С:УХ, система), которые помогают решать задачи, связанные с управлением дебиторской задолженности.
Важное условие успешной работы с дебиторской задолженностью заключается в комплексном подходе, который охватывает три основных этапа:
- Предварительный этап – формирование кредитной политики, квалификация контрагента и определение условий работы;
- Текущий контроль над дебиторской задолженностью;
- Работа с просроченной дебиторской задолженностью.
Компания NFP проводит обучающие вебинары по использованию продуктов 1С:УХ и 1С:ERP. Узнать расписание или скачать материалы предыдущих курсов Вы можете по ссылке.
Предварительный этап – формирование кредитной политики, квалификация контрагента
На первом этапе решаются вопросы формирования кредитной политики, квалификации контрагента (т.е. присваивания ему определённого рейтинга в терминах риска и доходности) и установления условий расчётов с ним.
Общие условия взаимоотношений с контрагентами устанавливаются в кредитной политике организации и реализуются в системе в виде «Матрицы рекомендуемых условий договоров». Для каждого типа контрагента (Покупатель, Поставщик или Банк) и для каждой категорий риска и доходности устанавливаются определённые условия платежей (величина предоплаты (аванса), постоплаты, а также сроки оплаты).
Рис. 1
Далее оценивается финансовая устойчивость и кредитоспособность контрагента. Для этого можно использовать встроенные сервисы – «1СПАРК Риски» и «1С Контрагент».
С помощью сервиса «1С: Контрагент» можно составить «Досье контрагента», которое содержит следующие сведения:
- Данные ЕГРЮЛ;
- Показатели бухгалтерской отчётности;
- Финансовые коэффициенты (оценка риска банкротства, кредитоспособности и рентабельности);
- Данные о последних проверках.
С помощью сервиса «1СПАРК Риски» можно рассчитать индексы финансового риска, должной осмотрительности и платёжной дисциплины.
По результатам проведенного анализа осуществляется классификация контрагента в категориях риска и доходности. Указанные категории являются элементами соответствующих справочников («Категории риска», «Категории доходности») и могут настраиваться пользователем.
Условия взаимоотношений с конкретным контрагентом устанавливаются с помощью документа «Установка условий договоров». Данный документ позволяет установить также индивидуальные условия, которые могут отличаться от общих. В последнем случае можно установить специальную пометку, которая визуализирует отклонения.
Рис. 2
Контроль над установленными параметрами осуществляется на последующих этапах при работе с договорами, заявками и платёжным календарём.
Текущая работа с дебиторской задолженностью
После заключения договора и начала работы с контрагентом, система позволяет отслеживать соответствие текущих взаиморасчётов рекомендованным условиям договоров и параметрам кредитной политики. Поэтому важно иметь набор необходимых отчётов для анализа дебиторской задолженности, чтобы своевременно выявить просроченную задолженность и принять оперативные меры по ее взысканию.
1С:УХ предоставляет возможность сформировать следующие стандартные отчёты:
- Динамика задолженности покупателей и поставщиков;
- Задолженность по срокам долга;
- Счета, не оплаченные покупателями и поставщиками;
- Платёжный календарь;
- Акты сверки и инвентаризации расчётов;
- Анализ дебиторской задолженности в различных разрезах;
- Сальдо взаиморасчётов;
- Условия оплаты;
- Обеспечения третьих лиц.
С помощью представленных отчётов можно контролировать условия соблюдения договоров, отслеживать динамику задолженности, проводить факторный анализ, отслеживать неоплаченные счета и оперативно вносить изменения в платёжный календарь
На уровне отдельных договоров, контроль производится с помощью отчёта «Условия оплаты договоров», который позволяет отслеживать отклонения установленных условий оплаты от рекомендованных значений.
Рис. 3
Для каждого договора возможно настроить систему автоматического напоминания о предстоящих платежах, что позволяет своевременно сигнализировать о нежелательных отклонениях. В системе также реализован механизм автоматического начисления пеней по договору за просрочку платежа.
В рамках системы мотивации, для контроля дебиторской задолженности можно также использовать механизм ССП (системы сбалансированных показателей), с помощью которого можно установить целевые показатели по дебиторской задолженности для каждого менеджера.
Работа с проблемной дебиторской задолженностью
На третьем этапе, если все-таки контрагент не погашает свою задолженность вовремя, то для организации необходимо определить стратегию возврата денежных средств и наметить конкретные шаги. Если организация уже имеет утверждённый регламент по данному вопросу, то необходим жёсткий контроль над процедурой возврата денег и текущим статусом процесса.
В системе 1С:УХ данный механизм реализован в рамках ПИР (Претензионно-исковой работы).
При возникновении просроченной дебиторской задолженности предлагается создать инструмент «Претензия», в котором фиксируются основания претензии, рассчитывается количество дней просрочки, основной долг, пени, общая сумма долга. Пользователю предоставляется возможность указать процент и дату предполагаемого возврата долга, которая может учитываться в платежном календаре.
Рис. 4
Система позволяет регистрировать события ПИР, устанавливать напоминания о дате платежа, необходимости изменения статуса претензии и дальнейших шагах (наступлении нового этапа).
Документ «Претензия» содержит следующие основные параметры:
- Позиция организации и позиция контрагента;
- Суть претензии;
- Этапы претензии.
Этапы «Претензии» являются настраиваемым инструментом: их можно добавлять и изменять. При этом на каждом этапе предусмотрена возможность указать процент возврата дебиторской задолженности и установить связь с БДДС (Бюджетом движения денежных средств) через ввод соответствующих аналитик.
Система позволяет вести версии «Претензий», отслеживать историю изменений и формировать отчёты для контроля и анализа текущих претензий. Также существует возможность согласования претензии по заранее определённому маршруту.
Стандартная конфигурация предлагает следующие стратегии возврата дебиторской задолженности:
- Досудебный – Стратегия «Ждать»;
- Суд – Стратегия «Взыскать»;
- Факторинг – Стратегия «Продать».
В рамках стратегии «Ждать» предпринимаются досудебные шаги, представляющие собой фиксацию (согласование) дебиторской задолженности, согласование нового графика платежей, проведение переговоров, осуществление звонков и напоминаний.
«Взыскать»
Данная стратегия предполагает использование судебных механизмов для возврата дебиторской задолженности. В рамках системы предоставляется возможность фиксации каждого шага и актуализации графика платежей в зависимости от происшедших событий.
«Продать»
В рамках данной стратегии можно настроить использование процедуры факторинга. Для этого можно выбрать соответствующий вид договора «Факторинг», где настраивается ставка факторинга и процент аванса.
С помощью стандартных отчётов: «Реестр уступленных требований» и «Эффективность факторинга», можно проанализировать текущие договоры факторинга.
Заключение
Программа 1С:УХ предоставляет эффективные инструменты для работы с дебиторской задолженностью, которые охватывают основные этапы данного процесса и настраиваются под запросы конкретного пользователя.
