Этапы работы с дебиторской задолженностью в «1С:УХ»

Старший консультант NFP Андрей Благодарев приводит инструкцию по использованию инструментов программного продукта «1С:Управление Холдингом» для работы с дебиторской задолженностью. 

В статье рассматриваются инструменты программного продукта «1С:Управление Холдингом» (далее 1С:УХ, система), которые помогают решать задачи, связанные с управлением дебиторской задолженности.

Важное условие успешной работы с дебиторской задолженностью заключается в комплексном подходе, который охватывает три основных этапа:

• Предварительный этап – формирование кредитной политики, квалификация контрагента и определение условий работы;
• Текущий контроль над дебиторской задолженностью;
• Работа с просроченной дебиторской задолженностью.

Компания NFP проводит обучающие вебинары по использованию продуктов 1С:УХ и 1С:ERP. Узнать расписание или скачать материалы предыдущих курсов Вы можете по ссылке.

Предварительный этап – формирование кредитной политики, квалификация контрагента

На первом этапе решаются вопросы формирования кредитной политики, квалификации контрагента (т.е. присваивания ему определённого рейтинга в терминах риска и доходности) и установления условий расчётов с ним.

Общие условия взаимоотношений с контрагентами устанавливаются в кредитной политике организации и реализуются в системе в виде «Матрицы рекомендуемых условий договоров». Для каждого типа контрагента (Покупатель, Поставщик или Банк) и для каждой категорий риска и доходности устанавливаются определённые условия платежей (величина предоплаты (аванса), постоплаты, а также сроки оплаты).

Рис. 1

Далее оценивается финансовая устойчивость и кредитоспособность контрагента. Для этого можно использовать встроенные сервисы – «1СПАРК Риски» и «1С Контрагент».

С помощью сервиса «1С: Контрагент» можно составить «Досье контрагента», которое содержит следующие сведения:

• Данные ЕГРЮЛ;
• Показатели бухгалтерской отчётности;
• Финансовые коэффициенты (оценка риска банкротства, кредитоспособности и рентабельности);
• Данные о последних проверках.

С помощью сервиса «1СПАРК Риски» можно рассчитать индексы финансового риска, должной осмотрительности и платёжной дисциплины.

По результатам проведенного анализа осуществляется классификация контрагента в категориях риска и доходности. Указанные категории являются элементами соответствующих справочников («Категории риска», «Категории доходности») и могут настраиваться пользователем.

Условия взаимоотношений с конкретным контрагентом устанавливаются с помощью документа «Установка условий договоров». Данный документ позволяет установить также индивидуальные условия, которые могут отличаться от общих. В последнем случае можно установить специальную пометку, которая визуализирует отклонения.

Рис. 2

Контроль над установленными параметрами осуществляется на последующих этапах при работе с договорами, заявками и платёжным календарём.

Текущая работа с дебиторской задолженностью

После заключения договора и начала работы с контрагентом, система позволяет отслеживать соответствие текущих взаиморасчётов рекомендованным условиям договоров и параметрам кредитной политики. Поэтому важно иметь набор необходимых отчётов для анализа дебиторской задолженности, чтобы своевременно выявить просроченную задолженность и принять оперативные меры по ее взысканию.

1С:УХ предоставляет возможность сформировать следующие стандартные отчёты:

• Динамика задолженности покупателей и поставщиков;
• Задолженность по срокам долга;
• Счета, не оплаченные покупателями и поставщиками;
• Платёжный календарь;
• Акты сверки и инвентаризации расчётов;
• Анализ дебиторской задолженности в различных разрезах;
• Сальдо взаиморасчётов;
• Условия оплаты;
• Обеспечения третьих лиц.

С помощью представленных отчётов можно контролировать условия соблюдения договоров, отслеживать динамику задолженности, проводить факторный анализ, отслеживать неоплаченные счета и оперативно вносить изменения в платёжный календарь

На уровне отдельных договоров, контроль производится с помощью отчёта «Условия оплаты договоров», который позволяет отслеживать отклонения установленных условий оплаты от рекомендованных значений.

Рис. 3

Для каждого договора возможно настроить систему автоматического напоминания о предстоящих платежах, что позволяет своевременно сигнализировать о нежелательных отклонениях. В системе также реализован механизм автоматического начисления пеней по договору за просрочку платежа.

В рамках системы мотивации, для контроля дебиторской задолженности можно также использовать механизм ССП (системы сбалансированных показателей), с помощью которого можно установить целевые показатели по дебиторской задолженности для каждого менеджера.

Работа с проблемной дебиторской задолженностью

На третьем этапе, если все-таки контрагент не погашает свою задолженность вовремя, то для организации необходимо определить стратегию возврата денежных средств и наметить конкретные шаги. Если организация уже имеет утверждённый регламент по данному вопросу, то необходим жёсткий контроль над процедурой возврата денег и текущим статусом процесса.

В системе 1С:УХ данный механизм реализован в рамках ПИР (Претензионно-исковой работы).

При возникновении просроченной дебиторской задолженности предлагается создать инструмент «Претензия», в котором фиксируются основания претензии, рассчитывается количество дней просрочки, основной долг, пени, общая сумма долга. Пользователю предоставляется возможность указать процент и дату предполагаемого возврата долга, которая может учитываться в платежном календаре.

Рис. 4

Система позволяет регистрировать события ПИР, устанавливать напоминания о дате платежа, необходимости изменения статуса претензии и дальнейших шагах (наступлении нового этапа).

Документ «Претензия» содержит следующие основные параметры:

• Позиция организации и позиция контрагента;
• Суть претензии;
• Этапы претензии.

Этапы «Претензии» являются настраиваемым инструментом:  их можно добавлять и изменять. При этом на каждом этапе предусмотрена возможность указать процент возврата дебиторской задолженности и установить связь с БДДС (Бюджетом движения денежных средств) через ввод соответствующих аналитик.

Система позволяет вести версии «Претензий», отслеживать историю изменений и формировать отчёты для контроля и анализа текущих претензий. Также существует возможность согласования претензии по заранее определённому маршруту.

Стандартная конфигурация предлагает следующие стратегии возврата дебиторской задолженности:

• Досудебный – Стратегия «Ждать»;
• Суд – Стратегия «Взыскать»;
• Факторинг – Стратегия «Продать».

В рамках стратегии «Ждать» предпринимаются досудебные шаги, представляющие собой фиксацию (согласование) дебиторской задолженности, согласование нового графика платежей, проведение переговоров, осуществление звонков и напоминаний.

«Взыскать»

Данная стратегия предполагает использование судебных механизмов для возврата дебиторской задолженности. В рамках системы предоставляется возможность фиксации каждого шага и актуализации графика платежей в зависимости от происшедших событий.

«Продать»

В рамках данной стратегии можно настроить использование процедуры факторинга. Для этого можно выбрать соответствующий вид договора «Факторинг», где настраивается ставка факторинга и процент аванса.

С помощью стандартных отчётов: «Реестр уступленных требований» и «Эффективность факторинга», можно проанализировать текущие договоры факторинга.

Заключение

Программа 1С:УХ предоставляет эффективные инструменты для работы с дебиторской задолженностью, которые охватывают основные этапы данного процесса и настраиваются под запросы конкретного пользователя.