Отражение проводок по резервам на оплату труда в бухгалтерском учете

Продолжаем разбираться с основными возможностями учета резервов по оплате труда в 1С: ЗУП.

Отражение начисленного резерва в бухгалтерском и налоговом учете

После завершения всех операций по начислению и проверки рассчитанного резерва в 1С: ЗУП, которые мы рассмотрели в предыдущих статьях, данные передаются в программу по ведению бухгалтерского учета (1С: Бухгалтерия предприятия, 1С: ERP, 1С: КА и другие).

В бухгалтерскую программу передаются данные вкладки «Обязательства и резервы (сводно)» документа «Резервы по оплате труда» с типом Начисление. Для отражения проводок на стороне бухгалтерской программы в переданном документе необходимо установить флажок в поле «Отражено в учете», либо запустить операцию «Отражение документов в регламентированном учете», либо запустить регламентные операции по закрытию месяца в зависимости от вида бухгалтерской программы, которая используется в организации.

По итогу произведенных действий формируются проводки в бухгалтерском и налоговом учете (если принято решение о его создании):

Дт 20, 25, 26, 44, 08 и т.д. Кт 96 – начисление положительных сумм

Дт 96 Кт 91.01 — начисление отрицательных сумм (рис. 1). 

Рисунок 1 – Отражение проводок в БУ и НУ

Сверяем начальный и конечный остаток резерва в бухгалтерском (далее БУ) и налоговом (далее НУ) учете из бухгалтерской программы с остатками резервов в 1С: ЗУП. Для этого формируем:

— в бухгалтерской программе отчет «ОСВ по счету», в настройках учета рекомендуем проставлять показатели БУ, НУ, ПР и ВР;

— в 1С: ЗУП формируем отчет «Остатки и обороты резервов по оплате труда».

Данные по остаткам двух программ между собой должны быть равны.

Если в организации принято сверять также и обороты по 96 счету, то обращаем внимание, что в данном случае при сверке могут возникнуть разницы на начисление отрицательных сумм резерва, которые отражаются на 91 счете.

Появление оборотов и остатков в бухгалтерской программе по показателям ПР и ВР, когда резерв в НУ не начисляется, обусловлено нарушением последовательности проведения документов стороне 1С: ЗУП (рис. 2 и 3). Для устранения ошибки необходимо восстановить последовательность проведения документов «Отражение зарплаты в бухучете» и «Резервы по оплате труда». Перезаполнять документы в ЗУП нет необходимости, только последовательно нажать «Провести». Затем заново осуществить выгрузку документов в бухгалтерскую программу и отразить их в учете.

Рис. 2 – ОСВ, когда нарушена последовательность

Рис. 3 – ОСВ после восстановления

Использование созданного резерва

Отпуска сотрудников начисленные в течение года списываются за счет сформированного под эти виды отпусков резерва.

Начисленные вознаграждения по итогам года и за выслугу лет списываются за счет резерва только при соблюдении следующих условий:

1. Фактически премия выплачивается в следующем году.
2. Должна быть создана новая настройка резерва на следующий год.

Если какое-то из условий не выполняется, то премия отражается на счетах затрат (рис. 4 и рис. 5).

Рис. 4 – Нарушено первое условие. Начисление премии в декабре 2023 г.

Рис. 5 – Нарушено второе условие. Начисление премии, при отсутствии настроек резерва на следующий год

В документе «Отражение зарплаты в бухучете» на вкладке «Начисленная зарплата и взносы» по отпускам и вознаграждениям, списанным за счет резерва, указывается вид резерва и флажками определяется результат отражения в БУ и НУ. На вкладке «Выплата за счет резервов» отражается факт использования резерва (рис. 6).

Рис. 6 – Списание резервов в документе «Отражение зарплаты в бухучете»

Как мы видим на рисунке 5, по сотруднице Ивановой Э. М. ежегодный отпуск и выслуга лет отражены двумя строками: в одной установлены флажки и в БУ, и в НУ, в другой установлен флажок только в НУ – это говорит нам о том, что созданного резерва было недостаточно, поэтому на сумму начисления, под которую не хватило резерва БУ, создается отдельная строка, чтобы при выгрузке в бухгалтерскую программу проводки были отражены верно.

Порядок отражения проводок по использованию резервов в учете:

В бухгалтерскую программу передаются данные об использовании резервов передаются в документе «Отражение зарплаты в бухучете».

Инвентаризация резервов по оплате труда

В соответствии с п.3 «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» и статьи 324.1 НК РФ организации, которые в соответствии с учетной политикой формируют оценочные обязательства в бухгалтерском и/или налоговом учете, должны на конец отчетного периода провести инвентаризацию резервов.

В 1С: ЗУП инвентаризация резервов по оплате труда выполняется документом «Резервы по оплате труда» с типом Инвентаризация.

Расчет резерва по оплате отпусков при инвентаризации выполняется в БУ и НУ исходя из накопленного остатка дней отпуска и среднего заработка сотрудника, вне зависимости от выбранной в настройках методики.

 Расчет резерва по вознаграждениям при инвентаризации выполняется по формулам, заданным для вида начисления, которое выплачивается за счет созданного резерва, чтобы созданный на конец отчетного периода резерв был максимально приближен к дальнейшему размеру начисленной премии. Изменения, которые были внесены в формулы при создании настроек резерва в данном случае не учитываются.

Данные показателей, используемые в формуле, для расчета резерва заполняются в документе инвентаризации по кнопке «Заполнить показатели». Если в настройках вида начисления указано, что результат вводится суммой, то документ инвентаризации по каждому сотруднику придется заполнить вручную (рис. 7).

Рис. 7 – Инвентаризация резерва по вознаграждениям

Проверяем документ инвентаризации:

— графы «Исчислено»-«Накоплено» равно графе «Зачтено» и в БУ и в НУ;

— данные резерва по БУ и НУ на конец отчетного периода равны;

— данные по подразделениям и способам отражения зарплаты заполнены по всем сотрудникам.

Убедившись, что документ заполнен и рассчитан корректно, проводим его. Далее проверяем суммы резерва по отчетам:

— Остатки и обороты резервов по оплате труда,

— Резервы по оплате труда по сотрудникам.

В бухгалтерскую программу при синхронизации передаются созданные документы по инвентаризации резервов.

Порядок отражения проводок по инвентаризации резервов в учете:

Дт 20, 25, 26, 44, 08 и т.д. Кт 96 – начисление положительных сумм

Дт 96 Кт 91.01 — начисление отрицательных сумм.

Сверяем остатки резерва в БУ и НУ из бухгалтерской программы с остатками резервов в 1С: ЗУП. Для этого формируем:

— в бухгалтерской программе отчет «ОСВ по счету», в настройках учета рекомендуем проставлять показатели БУ, НУ, ПР и ВР;

— в 1С: ЗУП формируем отчет «Остатки и обороты резервов по оплате труда».

Данные по остаткам двух программ между собой должны быть равны.

Если фактическая выплата вознаграждений по итогам года будет меньше чем сформированный по результатам инвентаризации за отчетный год резерв, то организация в зависимости от закрепленного в учетной политике порядка учета резерва, остаток неиспользованного резерва:

— учитывает при формировании резерва в следующем году (в случае если в следующем году организация также будет создавать данный резерв);

— относит в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (в случае если не предусмотрено формирование резерва на следующий год).

Списать остаток резерва на оплату труда можно документом «Резервы по оплате труда» с типом Списание.

Для исправления данных в учете резервов можно вводить документ «Резервы по оплате труда» с типом Корректировка.

Если у вас есть вопросы о настройке учёта резервов или вам нужна консультация по автоматизации бизнес-процессов в программе 1С: ЗУП, наша команда опытных специалистов будет рада помочь. Мы имеем большой опыт во внедрении систем и автоматизации процессов и предоставим вам профессиональные рекомендации по учёту в 1С, а также поможем разработать методологию учёта для успешного внедрения.

Получите бесплатную консультацию экспертов команды NFP

Автор статьи: Анна Макова, старший консультант отдела методологии и учета.