Резервы на выплату отпусков. Настройка и порядок начисления

В статье рассмотрим основные возможности учета резервов по оплате труда в 1С: ЗУП и на что следует обратить особое внимание при их формировании.

Резервы на выплату отпусков

Порядок создания резервов в бухгалтерском учете регламентирован ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы». В налоговом учете резерв создается в соответствии с порядком, указанным в статье 324.1 НК РФ.

Оценочные обязательства создают с целью отразить в бухгалтерской отчетности фактическое финансовое состоянии организации.

Настройка резервов на выплату отпусков в 1С ЗУП (ред.3)

Напомним, что в 1С: ЗУП (ред. 3), начиная с релиза 3.1.23.165, изменился порядок учета резервов по оплате труда, на который было рекомендовано перейти с 2023 года. Предыдущий порядок учета резервов был переименован в «Резервы отпусков (архив)», он по-прежнему доступен для использования.

Мы со своей стороны рекомендуем сначала учетного периода перейти на новый порядок учета резервов, т.к. старый разработчиками больше не поддерживается.

В статье мы поговорим о новом порядке учета резервов, для его подключения в Настройках раздела «Расчет зарплаты» установим флаг «Использовать резервы по оплате труда» (рис. 1).

Рис. 1 – Настройки расчета зарплаты

В настройках Организации на вкладке «Учетная политика и другие настройки» появляется отдельная гиперссылка «Резервы по оплате труда», по которой создаем настройку резервов (рис. 2).

Важно: каждый год необходимо создавать новую настройку резервов, при этом важно в поле «Резерв» выбирать одинаковые наименования, чтобы система остатки прошлого периода подвязала к новым настройкам.

Рис. 2 – Настройка резервов ежегодных отпусков

При создании настройки необходимо указать:

— Вид резерва;

— Резерв;

— Расчетный год;

— методику начисления резерва в бухгалтерском (далее БУ) и налоговом (далее НУ) учете:

1. Нормативный метод

В бухгалтерском учете необходимо задать (Рис. 3):

• ежемесячный процент отчисления в резерв;
• расчетную базу (предварительно расчетная база настроена списком начислений, которые входят в расчет среднего заработка, при необходимости список можно откорректировать).
• виды отпусков, которые планируется выплачивать за счет резерва.

Рис. 3 – Настройка в БУ

В настройках налогового учета:

• устанавливаем необходимость организации в формировании резерва;
• указываем предельную сумму отчислений в резерв (Рис. 4).

Рис. 4 – Настройка в НУ

2. Метод МСФО

В бухгалтерском учете необходимо задать (рис. 5):

• виды отпусков, которые планируется выплачивать за счет резерва;
• для каждого вида отпуска появляется возможность указать:

назначение показателя, его можно установить для организации, для подразделения (по гиперссылке выбираем наименования из справочника) или для позиции штатного расписания (по гиперссылке выбираем позиции),

задать формулу расчета и заполнить значения показателей, если они используются в формуле расчета.

Рис. 5 – Настройка в БУ

В настройках налогового учета:

• устанавливаем необходимость организации в формировании резерва;
• определяем методику расчета резерва:

для сближения БУ и НУ можем установить методику «по настройкам бухгалтерского учета». Для нее определяем будем ли ограничивать начисление резерва предельной суммой, если да, то задаем предельную величину (рис. 6),

Рис. 6 – Настройка в НУ по настройкам БУ

при нормативном методе указываем ежемесячный процент отчисления в резерв, расчетную базу и предельную сумму отчислений в резерв (рис. 7).

Рис. 7 – Настройка в НУ Нормативный метод

Начисление резерва

Важно: для корректного начисления и использования резерва соблюдать последовательность создания и проведения документов (рис.8).

Рис. 8 – Последовательность создания и проведения документов

Формирование резервов в 1С: ЗУП регистрируется документом «Резервы по оплате труда» с типом Начисление.

Особенности расчета резерва при нормативном методе начисления:

• Расчет производится по формулам:

Резерв = расчетная база*процент отчислений

Резерв на взносы = взносы с расчетной базы*процент отчислений

• Если в организации принято резерв начислять по нескольким видам отпусков, то расчетная база по сотруднику распределяется равными долями по каждому виду отпуска (рис. 9)

Рис. 9 – Расчет резерва нормативным методом

• В случае изменения состава начислений, входящих в расчетную базу, резерв по взносам все равно будет рассчитан исходя из всех видов начислений, входящих в базу расчета среднего (рис. 10).

Рис. 10 – Расчет резерва по взносам нормативным методом

• Накопленная сумма резерва не влияет на расчет, если предельная сумма отчислений не достигнута, то графа «Исчислено» равна графе «Зачтено». В месяце достижения предельной суммы отчислений в НУ, резерв к начислению рассчитывается автоматически на сумму разницы до предельной величины (рис. 11).

Рис. 11 – Расчет резерва к начислению в учете нормативным методом

• В случае применения резервов в НУ, исчисленная сумма резерва сравнивается с предельной величиной. При достижении предельной суммы отчислений, резерв продолжает начисляться только в БУ (рис. 12).

Рис. 12 – Расчет резерва в НУ нормативным методом

• Начиная с релиза 3.1.27.148 и 3.1.28.60 исправлена ошибка неверного определения предельной величины резерва в НУ. С 2024 года предельная величина резерва определяется только по оборотам расчетного периода.

Особенности расчета резерва по методу МСФО:

• Расчет резерва осуществляется по формулам, указанным в настройках. По умолчанию задана формула:

Сохраняемый заработок * Остаток отпуска

• Расчет резерва страховых взносов выполняется согласно фактической ставки страховых взносов с начала года.

Ставка страховых взносов = сумма взносов/облагаемую базу по взносам

• Если по сотруднику резерв начисляется по нескольким видам отпусков, то расчет резерва по каждому виду отпуска выполняется в отдельной строке (рис. 13).

Рис. 13 – Расчет резерва методом МСФО

• При указании в настройках расчета резерва в назначении показателя, что отпуск Основной используется для организации и Дополнительный для подразделения или позиции штатного расписания – (список должен быть заполнен), то для сотрудников, работающих в этих подразделениях или на позициях штатного расписания, начисление резерва выполняется только по дополнительному отпуску. В связи с этим до исправления ошибки (код 30180014) рекомендуем выбирать одинаковое назначение для всех видов отпусков (рис. 14).

Рис. 14 – Расчет резерва методом МСФО по нескольким видам отпусков с разным назначением

• Если сотрудник в рабочем году отработал полных 11 месяцев, то в соответствии с п. 28 «Правила об очередных и дополнительных отпусках», он имеет право на полный отпуск в 28 календарных дней. В связи с этим в 11-м месяце начисление резерва выполняется на дату начисления прав на отпуск и на дату наступления 11-ти отработанных месяцев в рабочем году. В следующем месяце право на отпуск не начисляется (рис. 15 и 16).

Рис. 15 – Расчет резерва, если сотрудник отработал 11 месяцев в рабочем году

Рис. 16 – Регистр сведений «Заработанные права на отпуска»

• В случае применения резервов в НУ, исчисленная сумма резерва сравнивается с предельной величиной. При достижении предельной суммы отчислений, резерв продолжает начисляться только в БУ.
• Важно при расчете резерва проверять, чтобы по всем сотрудникам, у которых есть остаток отпуска на отчетную дату, были заполнены данные о среднем заработке и соответственно графа «Результат». По сотрудникам, находящимся в длительном отсутствии и не имеющим начислений в расчетном периоде, сохраняемый заработок не заполняется (рис. 17). Заполнить данные о сохраняемом заработке можно двумя способами:

— вручную, по гиперссылке «Подробнее» заполнить данные для расчета среднего заработка. В данном случае аналогичные действия выполняются ежемесячно вручную до появления у сотрудника в расчетном периоде дохода;

— изменив формулу расчета в настройках резерва, например, дописать условие, если сохраняемый заработок меньше нуля, то рассчитывать средний исходя из оклада. В данном случае ручные корректировки не потребуются.

Рассчитать резерв по страховым взносам сотрудника, у которого в расчетном периоде отсутствуют начисленные взносы, можно исходя из тарифа страховых взносов установленного в организации.

Рис. 17 – Расчет резерва по сотруднице в декрете

В следующей статье мы расскажем о настройках и порядке начисления резервов на выплату вознаграждений.

Если у вас остались вопросы, нужна консультация по автоматизации ваших бизнес-процессов в 1С: ЗУП, если вы в начале пути и выбираете нужный вам продукт 1С, мы всегда готовы прийти к вам на помощь. Команда сертифицированных специалистов по 1С с большим проектным опытом работы внедрения систем и автоматизации бизнес-процессов окажет вам квалифицированную консультацию по ведению учета в 1С, поможет подготовить системориентированную методологию учета для внедрения.

Получите бесплатную консультацию экспертов команды NFP

Автор статьи: Анна Макова, старший консультант отдела методологии и учета.