Главная
Новости NFP
Разбираемся в тонкостях бюджетирования: 1С: ERP против 1С: УХ — что лучше для вашего бизнеса?

Разбираемся в тонкостях бюджетирования: 1С: ERP против 1С: УХ — что лучше для вашего бизнеса?

Дата публикации: 21.06.2024

Сравнительный анализ подсистем бюджетирования в 1С ERP и 1С УХ.

Этапы бизнес-планирования

Перед тем, как рассмотреть возможности и особенности бюджетирования в 1C ERP и 1С УХ, рассмотрим основные этапы бизнес-планирования блоков Бюджетирования в 1C ERP и 1С УХ.

Рис. 1. Этапы бизнес планирования блоков Бюджетирования в 1C ERP и 1С УХ

Укрупненно этапы бизнес процесса бюджетирования состоят из 3 функций: Ввод данных, Верификация (согласование) данных, Вывод данных (отчеты, графики, аналитическая панель.

Функция ввода данных в систему бюджетирования. Она может выполняться либо ручным вводом пользователем, либо рассчитываться по заложенным в систему алгоритмам (например, от факта прошлого года плюс индексация), либо загружаться из внешних источников, либо использовать данные самих систем 1С ERP, УХ. Эти данные вносятся в формы ввода.

На этапе верификации внесенных данных происходит согласование бюджетных данных.

На третьем этапе мы уже выводим информацию в отчеты, графики или аналитические панели, чтобы иметь возможность проанализировать данные и принять управленческие решения.

Рис. 2 Реализация бюджетной модели в 1С УХ и 1С ERP

Этапы бизнес планирования в подсистемах бюджетирования в 1С ERP и 1С УХ реализованы по принципам построения бюджетных модели и по большому счету схожи. Вначале мы выполняем функцию ввода данных занося данные в систему в виде прогнозов, операционных планов, данных бухгалтерского учета либо с помощью форм сбора данных. Далее эти данные преобразуются в бюджеты производства, бюджеты запасов, бюджеты доходов и расходов, инвестиционные планы и финансовые планы. Согласовываем и утверждаем сформированные бюджеты. Все эти данные хранятся в кубе данных внутри информационной системы. В итоге мы формируем нашу управленческую отчетность (БДР, Баланс, БДДС), выводим аналитические отчеты или выгружаем в прочие системы или отчеты.

Функциональные возможности подсистемы бюджетирования в 1C ERP

настраиваемые виды бюджетов и расширенная аналитика
моделирование сценариев
управление бюджетным процессом
поддержка нескольких валют
табличные формы ввода и корректировки
экономический прогноз
анализ достижения плановых показателей
составление сводной отчетности по результатам мониторинга
финансовый анализ в разрезе аналитик
контроль качества информации посредством расшифровки до исходных данных расчетов
удобный расчет плановых показателей в форме редактирования бюджета – допускает использование расчетов по формуле для каждого показателя одновременно от нескольких источников данных
опция версионирования для экземпляров бюджетов позволяет производить анализ и сравнение версий

Функциональные возможности подсистемы бюджетирования в 1С УХ

Наглядная организационно-финансовая структура
Гибкий и понятный конструктор бюджетов
Единый интерфейс для ввода, согласования и анализа бюджетов
Продуктивные коммуникации участников бюджетного процесса
Импорт файлов консолидационных пакетов
Непосредственный импорт информации из внешних информационных систем
Управление бюджетным процессом
Управление мастер-данными
Многомерный анализ данных
Бюджетирование инвестиционных проектов

Формирование бюджетов в 1С ERP

Рис. 3 Структура создания бюджета в 1С ERP

Рис. 4.1 Конструктор бюджетирования в 1С ERP (концепция)

Формирование бюджетов в 1С ERP начинается с создания и заведения статей и показателей бюджетов. Каждая статья бюджета или показатель бюджета имеют 5 сквозных (фиксированных/обязательных) аналитик, таких как Бюджетная модель, Сценарий, Период, Организация и Подразделение. 6 произвольных (не обязательных) аналитик, в которых можно указать например: Номенклатуру, Контрагентов, Договоры, ЦФО и т.д. Так же есть 2 опциональные аналитики для функций учета такие как Валюта и Количество (рис.4.1).

Настройка структуры бюджета происходит в отдельном конструкторе, в котором мы можем формировать как простые таблицы со статьями или показателями бюджета в строках или колонках, так и сложные таблицы. Отличие состоит в том, что в сложных таблицах имеется возможность производить расчеты на самой бюджетной форме, т.е. можно ссылаться на соседние ячейки и вести от них расчет. Кроме того необходимо при начале работы с конструктором на вкладке основное указать, для чего будет использоваться данная форма — для ввода плановых данных или только для вывода информации (отчет) (рис.4.2).

Рис. 4.2 Вкладка основное конструктора по созданию вида бюджета

Рис.4.3 Конструктор бюджетирования в 1С ERP (настройка вида бюджета)

На втором этапе происходит настройка ячеек статей вида бюджета. На данном шаге происходит ввод формул, а также возможно форматирование внешнего вида будущей бюджетной формы.

Рис. 4.4 Конструктор бюджетирования в 1С ERP (настройка ячеек бюджета)

Здесь можно настроить цвет фона, цвет текста, цвет границы, шрифт, горизонтальное и вертикальное расположение текста в таблице, Ориентацию текста, и настроить формат чисел и дат.

И на последнем этапе уже можно формировать сами экземпляры бюджетов или отчетов. В самом экземпляре бюджета указываются параметры или другими словами сквозные аналитики, такие как сценарий, период, организация, подразделение на основании которых будет формироваться данный экземпляр бюджета.

Формирование бюджетов в 1С УХ

Рис. 5 Структура создания бюджета в 1С УХ

Рис. 6.1 Конструктор бюджетирования в 1С УХ (концепция)

Отличие подсистемы бюджетирования в 1С УХ состоит в том, что здесь нет справочников статей и показателей бюджетов. Здесь на пересечении строк и колонок видов отчетов образуются показатели бюджетов. У каждого показателя есть так же к и в ERP 5 сквозных аналитик таких как ЦФО (Организация), Период, Сценарий, Валюта отчета и Версия (Проект). Так же есть 6 произвольных (не обязательных) аналитик которые могут быть представлены в виде Номенклатуры, контрагентов, Договоров и т.д. А также можно использовать одну дополнительную/опциональную аналитику такую как Дополнительное раскрытие по валютам.

Вначале настраивается вид отчета, в котором выстраивается будущая структура. В режиме «Структура отчета» в строках указываются «Показатели» отчета, которым можно присвоить, в каком режиме они будут вестись (Количественном или Суммовом). В режиме «Аналитики показателей» указываются аналитики для этих показателей. В режиме «Формулы расчета показателей» настраиваются формулы и правила расчетов. Так же для одного вида отчета возможна настройки нескольких правил расчетов (например, если используются разные алгоритмы расчетов для плановых и фактических данных).

Рис. 6.2 Конструктор бюджетирования в 1С УХ (настройка вида бюджета)

На втором этапе формируется Бланк отчета, в котором настраивается внешнее представление, а также возможна настройка формул на самом бланке отчета. В Данном случае мы можем менять местами Показатели отчета, добавлять или убирать лишние строки. Так же можем формировать различные бланки для различных подразделений. Кроме того, имеется возможность настройка формул непосредственно на бланке, дополнительная группировка срок и колонок (почти аналог таблицам Excel).

Рис. 6.3 Конструктор бюджетирования в 1С УХ (Настройка бланка отчета в 1С УХ)

На третьем этапе происходит уже само заполнение Экземпляров отчета, в которых указывается используемый сценарий, период, организация, и управление отчетным периодом.

План подготовки отчетности в 1С ERP

Для автоматического создания экземпляров бюджетов в 1С ERP имеется возможность создать план подготовки бюджетов, в котором можно указать очередность, сроки формирования бюджетов, а также назначить ответственного и согласующего пользователя.

Шаги бюджетного процесса имеют два вида: этапы и шаги. Папками представлены этапы бюджетного процесса. В рамках этапа настраивается расписание выполнения включенных шагов. Например, для этапа формирования месячных бюджетов первая задача должна быть запущена за 5 дней до начала периода, все задачи должны выполняться последовательно, с периодичностью – месяц (Рис.7).

Рис. 7 План подготовки отчетности в 1С ERP

Шаг бюджетного процесса представляет собой задачу, выполняемую в рамках этапа, с указанием конкретного действия и ответственного исполнителя. В шаге процесса также можно настроить пред заполнение бюджета указав вид бюджета, сценарий, основную аналитику, а также указать длительность исполнения задачи (Рис.8).

Рис. 8 Этап подготовки бюджетов в 1С ERP

Действия этапа могут быть следующими:

Ввод бюджета
Ввод плана
Установка значений нефинансовых показателей
Утверждение бюджетов
Повтор группы этапов
Прочее

При действии этапа «Утверждение бюджета» так же указывается пользователь ответственный за утверждение бюджета и при этом можно настроить вывод контрольного отчета для этого пользователя.

Однако сложные процессы согласования настроить типовым способом не удастся. Данная проблема решается при подключении 1С Документооборот.

Регламент подготовки отчетности в 1С УХ

Рис. 9 Регламент подготовки отчетности в 1С УХ

Справочник Регламенты подготовки отчетности определяет правила заполнения видов отчетов, состав и структуру организационных единиц, участвующих в обработке отчетности. Кроме того, в регламенте могут быть указаны правила согласования видов отчетов и ракурсов, шаблон процесса подготовки отчетности, правила расчета долей владения, параметры сверки ВГО.

Рис. 10 Процесс подготовки отчетности в 1С УХ

В 1С УХ процессы подготовки отчетности позволяют настроить последовательность формирования бюджетов, длительность их формирования, а также выстроить сложные процессы согласования.

Возможности импорта данных

Рис. 11 Загрузка данных в экземпляр бюджета в 1С ERP

В 1С ERP в подсистему бюджетирования в экземпляры бюджетов возможна загрузка данных из Excel. Однако нужно помнить, что данные возможно загружать только в плоских таблицах (например, статьи бюджетов с одинаковым набором аналитик), так как в противном случае система выдаст предупреждение что невозможно выгрузить экземпляр бюджета в плоскую таблицу (рис.11).

Рис.12 Пример ошибки при попытки выгрузить в Excel сложно структурированный бюджет

В отличие от 1С ERP, в 1С УХ имеется возможность настроить импорт данных из других систем.

Рис. 13 Пример настройки интеграции с внешней ИБ

Так как устройство системы бюджетирования, а именно экземпляров бюджетов в 1С УХ, отличается от 1С ERP, можно сохранить экземпляр бюджета в Excel, заполнить его там и потом загрузить его обратно в 1С УХ, какая бы структура у него бы не была.

Рис. 14 Загрузка данных в экземпляр отчета в 1С УХ

Сравнение процессов согласования

Отдельно хотелось бы провести сравнение процессов согласования в 1С ERP и 1С УХ.

Рис. 15 Процесс подготовки отчетности в 1С ERP

Как уже ранее описывалось, процессы согласования бюджетов в 1С ERP заложены в Планах подготовки отчетности, однако без дополнительного модуля 1С Документооборот настроить сложные процессы согласования не удастся.

Рис. 16 Процесс подготовки отчетности в 1С УХ

Как уже говорилось ранее процессы согласования привязаны к документу управление отчетным периодом.

Рис. 17 Процесс согласования в 1С УХ

В 1С УХ имеется возможность настроить сложные и разветвленные процессы согласования.

Рис. 18 Дополнительные контрольные процедуры, посредством применения маршрутов согласования в 1С УХ

На рис.18 представлен пример настройки процессов согласования, например, есть переходы по условию, ожидание события и переход по условию. Данные функции значительно упрощают работу с настройкой процессов согласования.

Корректировка и актуализация бюджетов

Во всех бюджетных процессах довольно часто присутствует необходимость корректировки и актуализации бюджетов. Рассмотрим как эти механизмы реализованы в 1С ERP и 1С УХ.

Корректировка и актуализация бюджетов в 1С ERP

В подсистеме бюджетирования в 1С ERP предусмотрено скользящее планирование. По завершении периода в ранее введенные планы добавляются актуальные/фактические данные. Таким образом осуществляется корректировка и актуализация данных. Так же для контроля затрат возможна настройка план-фактного анализа.

Корректировка и актуализация бюджетов в 1С УХ

Актуализация бюджетов представляет собой процесс обновления и корректировки бюджетных данных с учетом изменений в финансовой и операционной деятельности предприятия.

Актуализация в УХ использует алгоритмы автоматической корректировки бюджета на основе заданных правил и параметров, что упрощает процесс поддержания актуальности данных.

Одной из первых задач, которые встают в процессе Актуализации – это перенос данных с одного сценария на другой, например, на прогноз, чтоб далее осуществить Актуализацию (рис.19.1).

Рис. 19.1 Актуализация данных в 1С УХ

В УХ есть функционал «Копирование данных показателей отчета». Он работает в разных режимах, можно копировать как отдельные бюджеты, так и все данные отчетного периода.

Далее сформированные бюджеты на новом сценарии нам необходимо актуализировать, к примеру, с учетом прошедшего факта. Эти действия можно делать как в Экземпляре отчета, так и на сводных таблицах. И в том и в другом случае выбирается вариант распределения отклонений. Он достаточно широкий и удовлетворяет потребности многих компаний в реальной жизни (рис.19.2, рис 19.3).

Рис. 19.2 Актуализация данных в 1С УХ (перенос данных на сценарий для актуализации в экземпляре отчета)

Есть еще один инструмент для актуализации данных. Это обработка «Корректировка значений показателей». Она работает как в ручном режиме, так и с автоматическим заполнением по шаблону. Обработка также имеет вариативность выбора действий при актуализации.

Корректировка позволяет исправлять ошибки или изменять плановые данные в случае необходимости. Это особенно полезно, когда требуется актуализировать информацию, которая изменилась после начала отчетного периода.

Чаще всего данную обработку применяют случае выявления ошибок, проведения переоценки активов, коррекции данных, обратного распределения значений вышестоящих организаций на подчиненные и прочего.

Обработка сохраняет историю изменений, что обеспечивает возможность ведения аудита и контроля за внесенными корректировками.

Рис. 19.3 Актуализация данных в 1С УХ (перенос данных на сценарий для актуализации в сводной таблице)

Управление процессом Актуализации возможно через документ Управление отчетным периодом, в котором можно запустить актуализацию, заблокировать или разблокировать период. И этот функционал можно распределять между Компаниями в холдинге, например, есть закрытые Компании, и они готовы актуализироваться, система нам позволяет провести Актуализацию только по выбранным Компаниям/ЦФО (рис. 19.4).

Рис. 19.4 Актуализация данных в 1С УХ (управление процессом актуализации через документ Управление отчётным периодом)

Рис. 20 Корректировка значений показателей в 1С УХ

Сравнительный анализ подсистем бюджетирования в 1С ERP и 1С УХ

Теперь можно подвести итоги по сравнению подсистем бюджетирования в 1С ERP и 1С УХ. Резюмируя вышеизложенное можно сделать вывод, что обе системы вполне удовлетворяют требования к ведению бюджетных процессов, архитектура у них в общем похожа, но имеет ряд отличий, таких как типовые процессы согласования в 1С УХ более продвинутые и не требуют дополнительно 1С Документооборот для настройки сложных процессов согласования. Также в 1С УХ более продвинутый блок актуализации и корректировки данных. Если в 1С ERP актуализация данных заканчивается на под грузкой факта в скользящие бюджеты, то в 1С УХ более широкий и развернутый механизм. Так как 1С УХ предназначена для холдинговых структур и имеет возможность подключения внешних информационных баз, то в системе предусмотрен механизм управления мастер данными. А именно синхронизация справочников 1С УХ и внешних информационных баз.

Таким образом, при сравнении двух подсистем бюджетирования наиболее выгодным вариантом является 1С УХ, однако здесь встает вопрос стоимости, так как лицензия и внедрение 1С УХ выйдет дороже нежели 1С ERP. Также играет роль, насколько большая у Вас компания и является ли она холдинговой структурой. В этом случае также наиболее предпочтительным вариантов выглядит 1С ERP УХ. Но если у Вас холдинг состоит из 5-6 компаний и учет ведется в одной базе, то здесь лучше выбрать 1С ERP, так как это будет оптимально по соотношению цена/функционал. Также 1C ERP отлично подойдет производственным компаниям, так как в нём присутствует функционал, связанный с производством. Так же данные из подсистемы Производственного планирования можно напрямую передавать в подсистему бюджетирования, что обеспечит более точное планирование материальных и трудовых ресурсов.

Получите бесплатную консультацию экспертов команды NFP