Рассматриваем возможности 1С:ЗУП КОРП , помогающие организовать программу адаптации сотрудников, проанализировать текучесть кадров, эффективность массового тестирования и отбора кандидатов.
Прежде чем начнем раскрывать данные темы, рассмотрим понятие, что такое «Массовый подбор персонала».
«Массовый подбор персонала» — это разновидность рекрутинга. Его специфика заключается в оперативности, работе с большими объёмами информации и потоком людей, адаптацией новых сотрудников.
Особенности массового подбора персонала — это:
При работе с большим числом кандидатов первичная регистрация и сортировка входящих резюме, оценка соискателей по телефону — самые трудоёмкие процессы.
Для эффективности работы HR-службы, удобства ввода и хранения информации о кандидатах и вакансиях, оптимизации взаимодействия с рекрутинговыми сайтами в «1С:ЗУП» КОРП 8 предусмотрен целый блок «Подбор персонала» (Рис. 1).
Рисунок 1. Раздел подбора персонала
Динамика текучести кадров. Причины увольнения сотрудников.
Текучесть кадров — это показатель, отражающий частоту, с которой сотрудники уходят из компании. Текучесть негативно влияет на компанию и её финансовые показатели, потому что:
Для анализа текучести кадров HR-менеджер использует следующие «Отчеты по подбору персонала» в разделе «Подбор персонала»:
Рисунок 2. Динамика текучести кадров (диаграммы)
В отчет «Динамика текучести кадров» попадают уволенные сотрудники с учетом состояния отсутствия и непрерывности стажа в разрезе должностей, подразделений и периода формирования отчета.
Рисунок 3. Причины увольнения по годам
Отчет «Причины увольнения по годам» формируется на основании причин увольнения по мнению HR и руководителей. Данные причины указываются в документе «Увольнение» (Рис. 4) и являются вспомогательной информации для выявления истинных причин текучести. А также, данная функция является помощником для остановки приема не желательных сотрудников.
Рисунок 4. Документ Увольнение – причины по мнения HR и руководителя
Чтобы найти кандидата на вакантную должность HR-менеджеру необходимо понимать:
На эти вопросы призван ответить профиль должности. (Рис. 5)
Рисунок 5. Профиль должности
В 1С:ЗУП КОРП есть возможность создать профиль должности, система позволяет его хранить и изменять.
Профиль должности помогает HR-менеджеру оптимизировать три функции:
ЗУП КОРП так же решает проблему порядка открытия/закрытия вакансии и ее согласования. Система хранит все заявки и всю необходимую информацию в списке документов «Заявки на подбор персонала» (Рис. 6)
Рисунок 6. Заявки на подбор персонала
В системе есть процесс согласования заявок, который предоставляет возможность руководителям согласовывать заявку или же отклонять.
Заявка на подбор является начальным этапом для HR-менеджера при поиске кандидата. В заявке HR видит кто является инициатором, приоритетность данной заявки, а самое главное, видит, согласована она или нет.
Система ЗУП КОРП позволяет вести обсуждения на всех этапах подбора персонала, на примере заявки HR может уточнить данные у инициатора (Рис. 7).
Рисунок 7. Заявка на побор персонала – статус согласования, приоритет и обсуждение
После согласования, обсуждения HR-менеджер переходит к процессу создания вакансии.
В ЗУП КОРП есть удобный функционал – вакансии. (Рис. 8). Система представляет каждую вакансию в виде отдельной рабочей области.
Рисунок 8. Вакансии
В эту рабочую область стекается вся необходимая информация о вакансии. Программа структурирует все данные так, чтобы можно было их быстро найти. Не нужно обращаться ни к каким дополнительным программам: ни к текстовому редактору, ни к браузеру, ни к табличному редактору и т.д.
Публикация вакансий в разных источниках, загрузка откликов и кандидатов выполняется напрямую из рабочего места вакансии. (Рис. 9)
Рисунок 9. Документ вакансии – публикация
Так же ЗУП КОРП предусмотрел удобство и в вариативности публикаций. HR-менеджер может на одну вакансию создать несколько вариантов печати, заполнив необходимой информацией и при публикациях или отправки письма выбирать тот или иной вариант. (Рис. 10)
Рисунок 10. Варианты печати
После публикаций вакансий на разных рекрутинговых сайтах HR-менеджеру поступает много обратной связи. Как же быстро обработать всех кандидатов на соответствующие должности?
Для этого в ЗУП КОРП существует массовая загрузка. Данная загрузка предназначена для обработки файлов вне системы, к примеру, HR-менеджеру на электронную почту кандидаты предоставили свои резюме.
Для этого необходимо, в списке «Кандидатов» загрузить резюме «Из файла на диске». (Рис. 11)
Рисунок 11. Кандидаты- массовая загрузка
Выбрав необходимые файлы с резюме, распределив на нужные вакансии, система автоматически определяет новый кандидат или нет. Данный функционал помогает остановить прием нежелательных сотрудников. (Рис. 12)
Рисунок 12. Загрузка кандидатов
После загрузки резюме система автоматически создает карточку кандидата с распределением всей информации указанной в файле. Сам файл так же остается в системе в закрепленных данных.
HR-менеджер приступает к этапам работы с кандидатами (Рис. 13). В системе ЗУП КОРП предусмотрены различные взаимодействия с кандидатом:
Рисунок 13. Кандидат и этапы работы
При проведении собеседований, назначений встреч у HR-менеджера возникает потребность в распределении своего времени. Как подобрать время на собеседование так, чтобы все участники были свободны и было свободно помещение?
В ЗУП КОРП для удобства работы HR службы есть функционал, позволяющий в одной системе и забронировать помещение, проанализировать календарь на свободное время, разослать всем участникам письма.
При планировании собеседования нужно:
Для этого в Зуп корп предусмотрена функция «Мой календарь» (Рис. 14). Которая помогает вести контроль событий и распределение на них времени, функция так же позволяет проанализировать календарь других пользователей, например, Руководителя (Инициатора заявки на подбор) и пригласить его на встречу с кандидатом.
Рисунок 14. Мой календарь
А функция «Бронирование помещений» позволяет сотрудникам в цифровом виде искать, находить и бронировать переговорные комнаты (Рис. 15). Бронирование исключает наслоение броней и уменьшает количество времени, потраченное сотрудниками компании на согласование различных условий бронирования.
Рисунок 15. Бронирование помещений
Система ЗУП КОРП позволяет выбрать помещение по количеству человек, по необходимому оборудованию и расположению. Все эти критерии программа позволяет описать в карточке помещения, а также прикрепить фотографию. (Рис. 16)
Рисунок 16. Помещение
Время собеседования запланировано, выбрано и забронировано помещение, HR-менеджер отправляет письмо участникам напрямую через систему ЗУП КОРП. Система позволяет направить электронное письмо или смс, выбрать шаблон для отправки, создать новый или же дает возможность HR-менеджеру напечатать письмо вручную. (Рис. 17).
Рисунок 17. Шаблон письма
После прохождения всех этапов, кандидат утверждается на должность. Программа ЗУП КОРП автоматизирована процессом утверждения кандидата таким образом – при утверждении, система автоматически создает документ «Решение о приеме на работу» (Рис. 18).
Рисунок 18. Решение о приеме на работу
В документе «Решение о приеме на работу» доступен функционал адаптации сотрудников.
Адаптация — процесс адаптации нового сотрудника к работе на предприятии. В процессе адаптации сотрудник, привыкает к организации и её рабочим процессам, приобретает новые навыки, проходит обучение и т.д.
Адаптация помогает сотруднику:
В «1С: ЗУП КОРП» можно создать план адаптации каждому новому сотруднику, в том числе список необходимых задач, выполняемых на каждом этапе. (Рис. 18.1)
Ответственным лицам назначенных на тот или иной этап адаптации система автоматически ставит задачу со сроком выполнения, задачи отображаются у пользователей в разделе Главное – «Мои задачи».
ЗУП КОРП позволяет анализировать имеющие задачи у ответственного, перенаправлять задачи если ответственный изменился или отсутствует, принимать к исполнению и завершать задачу. (Рис. 19)
Рисунок 19. Задача исполнителя
В документе «Решение о приеме на работу» HR-менеджер может не только создать задачи на адаптацию, но и запланировать программу обучения на каждого нового сотрудника индивидуально или на группу сотрудников (Рис. 20).
Программа обучения может включать в себя прослушивание материала, просмотр вебинаров, обучение сотрудников как внутри предприятия, так и в учебных центрах. А также прохождение аттестации по завершению обучения.
Рисунок 20. Программа обучения
При приеме на работу нового сотрудника, организации необходимо проводить инструктажи и направлять сотрудников на прохождение медосмотров.
Для этого в программе 1С ЗУП КОРП выделен целый блок «Охрана труда» (Рис. 21).
Рисунок 21. Охрана труда
В понятие «Охрана труда» включен широкий круг мероприятий, которые направлены на сохранение жизни и здоровья сотрудников. Работодателю нужно следовать требованиям безопасности при организации трудового процесса и сотрудникам руководствоваться ими в процессе выполнения работы.
Благодаря программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» КОРП можно автоматизировать следующие процессы:
Спецоценка условий труда включает в себя три вида документов (Рис. 22):
Рисунок 22. Спецоценка условий труда
Специалист в области охраны труда после спецоценки условий труда в функционале программе «Рабочие места» создает каждому новому сотруднику рабочее место, в документе «Назначение рабочих мест» распределяет созданные рабочие места на сотрудников. (Рис. 23)
Рисунок 23. Назначение рабочих мест сотрудникам
Для оптимизации работы ответственного за медицинские осмотры, контроля сроков, массового направления сотрудников на медосмотры и введение заключений, в блоке «Охрана труда», есть подсистема «Медицинские осмотры», где зафиксированные все рабочие места, по которым требуются медицинские осмотры и сроки для их прохождения. (Рис. 24)
Рисунок 24. Медицинские осмотры
Программа позволяет сформировать направление на медосмотр как на одного сотрудника, так и массово, а по прохождению занести заключению. (Рис. 25)
Рисунок 25. Массовое направление
Самообслуживание – это инструмент программы, созданный таким образом, чтобы работники могли самостоятельно зайти в 1С с минимальными необходимыми данными. (Рис. 26)
Рисунок 26. Кабинет самообслуживания
Рассмотрим возможности кабинета самообслуживания:
На начальной странице мы видим Личные данные (Рис. 27). Также имеется возможность просматривать график работы на конкретный месяц, расчётный лист, остаток отпуска и индивидуальную льготу, если она в программе присутствует.
Рисунок 27. Личные данные
Справа мы видим «Обучение и развитие». Здесь мы увидели список курсов и тренингов для сотрудника. Курсы могут быть открыты и начинаются прямо с программы. Ниже расположен блок доступных мероприятий – семинаров, вебинаров, которые проходят в компании, а сотрудники приглашаются. (Рис. 28)
Рисунок 28. Мои обучения
Зачастую «Кабинет самообслуживания» путают с понятием «1С Кабинет». Рассмотрим с вами главные отличительные признаки. (Рис. 29)
«Самообслуживание» встроенная функциональность в 1С ЗУП КОРП.
Сервис «1С: КАБИНЕТ СОТРУДНИКА»:
Рисунок 29. 1С Кабинет сотрудника
В этой статье мы ознакомились с тем, что «1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет автоматизировать всё необходимое: начиная с того, чтобы создать портрет кандидата на должность, заканчивая адаптацией сотрудника к новому месту работы. Это дает возможность в разы ускорить и упростить задачи сотрудников кадровой службы.
«1С:ЗУП» КОРП 8 — это мощный и функциональный инструмент для автоматизации HR-процессов в компании любого размера, выделим рассмотренные возможности:
Автор статьи — Колбаскина Алена
Аналитик проектного офиса NFP компании Первый Бит
Получите бесплатную консультацию по внедрению 1С:ЗУП КОРП
Массовый подбор персонала - это разновидность рекрутинга, характеризующаяся оперативностью, работой с большими объемами информации и потоком людей. Его особенности включают большое количество однотипных вакансий, сжатые сроки подбора, обобщенные критерии отбора кадров и значительные финансовые затраты.
В 1С:ЗУП КОРП для анализа текучести кадров используются отчеты "Динамика текучести кадров" и "Причины увольнения по годам". Эти отчеты формируются на основе данных об уволенных сотрудниках с учетом стажа и причин увольнения, указанных в документах "Увольнение" по мнению HR и руководителей.
Система заявок на подбор персонала включает процесс согласования, где руководители могут согласовывать или отклонять заявки. В заявке HR видит инициатора, приоритетность и статус согласования. Система также позволяет вести обсуждения между HR и инициаторами заявок для уточнения деталей.
Массовая загрузка кандидатов осуществляется через список "Кандидаты" с помощью функции "Из файла на диске". Система автоматически определяет новых кандидатов, распределяет их по вакансиям и создает карточки с информацией из резюме. Это помогает остановить прием нежелательных сотрудников и ускорить обработку большого количества откликов.
Для планирования собеседований в системе предусмотрены функции "Мой календарь" для контроля событий и распределения времени, а также "Бронирование помещений" для поиска и бронирования переговорных комнат. Система позволяет анализировать календари других пользователей и исключает наслоение броней.
Адаптация организуется через документ "Решение о приеме на работу", где создается план адаптации с задачами для каждого этапа. Система автоматически ставит задачи ответственным лицам со сроками выполнения. Также можно запланировать индивидуальные или групповые программы обучения, включая вебинары и аттестации.
Офис NFP компании Первый Бит предлагает услуги по внедрению 1С:ЗУП КОРП для автоматизации массового подбора персонала. Наши специалисты настроят все необходимые модули: от анализа текучести кадров до организации адаптации новых сотрудников, что значительно ускорит процессы рекрутинга в вашей компании.
Для профессиональной настройки модуля подбора персонала в 1С:ЗУП КОРП рекомендуем обратиться в офис NFP компании Первый Бит. Мы настроим систему заявок, массовую загрузку кандидатов, планирование собеседований и программы адаптации, обеспечив полную автоматизацию процессов массового рекрутинга.
Офис NFP компании Первый Бит предоставляет бесплатные консультации по автоматизации HR-процессов в 1С:ЗУП КОРП. Наши эксперты помогут настроить систему для эффективного массового подбора персонала, анализа текучести кадров и организации адаптации новых сотрудников с учетом специфики вашего бизнеса.
Экспертный вебинар, на котором расскажем про ключевые изменения в релизе 1С:ERP Управление холдингом 3.3. Получите проверенные шаги, чтобы обновиться без рисков и с максимальной выгодой.
Подробнее
Экспертный вебинар, на котором разберем автоматизацию платежей, контроль кассовых разрывов и снижение рутины на 70%. Получите готовую архитектуру процесса: от заявки до оплаты, инструменты типовой автоматизации БИТ.ФИНАНС и реальную картину трудозатрат.
Подробнее
Создаем цифровой двойник бизнеса на основе машинного обучения для прогнозирования EBITDA, денежного потока и прибыли. Живая демонстрация БИТ.VBM в 1С.
Подробнее
Экспертный вебинар, на котором разберем, как с помощью системного подхода, инструментов процессного управления оптимизировать бизнес-процессы в компании и повысить эффективность работы без расширения штата.
Подробнее
