Массовый подбор персонала: эффективные методы для 1С:ЗУП КОРП

«Массовый подбор персонала» — это разновидность рекрутинга. Его специфика заключается в оперативности, работе с большими объёмами информации и потоком людей, адаптацией новых сотрудников.

Особенности массового подбора персонала — это:

• большое количество однотипных вакансий;
• сжатые сроки;
• обобщённые критерии подбора кадров;
• большие финансовые затраты.

При работе с большим числом кандидатов первичная регистрация и сортировка входящих резюме, оценка соискателей по телефону — самые трудоёмкие процессы.

Для эффективности работы HR-службы, удобства ввода и хранения информации о кандидатах и вакансиях, оптимизации взаимодействия с рекрутинговыми сайтами в «1С:ЗУП» КОРП 8 предусмотрен целый блок «Подбор персонала» (Рис. 1).

Рисунок 1. Раздел подбора персонала

1.             Динамика текучести кадров. Причины увольнения сотрудников.

Текучесть кадров — это показатель, отражающий частоту, с которой сотрудники уходят из компании. Текучесть негативно влияет на компанию и её финансовые показатели, потому что:

• Растет затрат на поиск, адаптацию и обучение новых сотрудников;
• Возникновение эффекта «снежного кома» при увольнении — когда увольнение одного сотрудника влечёт за собой увольнения других;
• Если уходят компетентные специалисты, это снижает эффективность и качество услуг и товаров.

Для анализа текучести кадров HR-менеджер использует следующие «Отчеты по подбору персонала» в разделе «Подбор персонала»:

1. Динамика текучести кадров (диаграммы) (Рис. 2);
2. Причины увольнения по годам.

Рисунок 2. Динамика текучести кадров (диаграммы)

В отчет «Динамика текучести кадров» попадают уволенные сотрудники с учетом состояния отсутствия и непрерывности стажа в разрезе должностей, подразделений и периода формирования отчета.

Рисунок 3. Причины увольнения по годам

Отчет «Причины увольнения по годам» формируется на основании причин увольнения по мнению HR и руководителей. Данные причины указываются в документе «Увольнение» (Рис. 4) и являются вспомогательной информации для выявления истинных причин текучести. А также, данная функция является помощником для остановки приема не желательных сотрудников.

Рисунок 4. Документ Увольнение – причины по мнения HR и руководителя

Чтобы найти кандидата на вакантную должность HR-менеджеру необходимо понимать:

• Какие обязанности будут у нового сотрудника;
• Каковы наши требования к кандидату (уровень навыков и образования, наличие опыта работы и т.п.);
• Какие условия работы предлагает компания (размер заработной платы, график работы, предоставление обучения и т.д.).

На эти вопросы призван ответить профиль должности. (Рис. 5)

Рисунок 5. Профиль должности

В 1С:ЗУП КОРП есть возможность создать профиль должности, система позволяет его хранить и изменять.

Профиль должности помогает HR-менеджеру оптимизировать три функции:

• подбирать персонал (в профиле указываются требования к кандидату, обязанности и условия, с помощью этого, мы понимаем кого нужно найти);
• оценивать персонала (профиль помогает выстроить систему оценки на каждую должность индивидуально или общую на группу должностей);
• развивать персонал (профиль позволяет построить систему обучения для каждого кандидата исходя из его знаний и требований компании).

ЗУП КОРП так же решает проблему порядка открытия/закрытия вакансии и ее согласования. Система хранит все заявки и всю необходимую информацию в списке документов «Заявки на подбор персонала» (Рис. 6)

Рисунок 6. Заявки на подбор персонала

В системе есть процесс согласования заявок, который предоставляет возможность руководителям согласовывать заявку или же отклонять.

Заявка на подбор является начальным этапом для HR-менеджера при поиске кандидата. В заявке HR видит кто является инициатором, приоритетность данной заявки, а самое главное, видит, согласована она или нет.

Система ЗУП КОРП позволяет вести обсуждения на всех этапах подбора персонала, на примере заявки HR может уточнить данные у инициатора (Рис. 7).

Рисунок 7. Заявка на побор персонала – статус согласования, приоритет и обсуждение

После согласования, обсуждения HR-менеджер переходит к процессу создания вакансии.

В ЗУП КОРП есть удобный функционал – вакансии. (Рис. 8). Система представляет каждую вакансию в виде отдельной рабочей области.

Рисунок 8. Вакансии

В эту рабочую область стекается вся необходимая информация о вакансии. Программа структурирует все данные так, чтобы можно было их быстро найти. Не нужно обращаться ни к каким дополнительным программам: ни к текстовому редактору, ни к браузеру, ни к табличному редактору и т.д.

Публикация вакансий в разных источниках, загрузка откликов и кандидатов выполняется напрямую из рабочего места вакансии. (Рис. 9)

Рисунок 9. Документ вакансии – публикация

Так же ЗУП КОРП предусмотрел удобство и в вариативности публикаций. HR-менеджер может на одну вакансию создать несколько вариантов печати, заполнив необходимой информацией и при публикациях или отправки письма выбирать тот или иной вариант. (Рис. 10)

Рисунок 10. Варианты печати

После публикаций вакансий на разных рекрутинговых сайтах HR-менеджеру поступает много обратной связи. Как же быстро обработать всех кандидатов на соответствующие должности?

Для этого в ЗУП КОРП существует массовая загрузка. Данная загрузка предназначена для обработки файлов вне системы, к примеру, HR-менеджеру на электронную почту кандидаты предоставили свои резюме.

Для этого необходимо, в списке «Кандидатов» загрузить резюме «Из файла на диске». (Рис. 11)

Рисунок 11. Кандидаты- массовая загрузка

Выбрав необходимые файлы с резюме, распределив на нужные вакансии, система автоматически определяет новый кандидат или нет. Данный функционал помогает остановить прием нежелательных сотрудников. (Рис. 12)

Рисунок 12. Загрузка кандидатов

После загрузки резюме система автоматически создает карточку кандидата с распределением всей информации указанной в файле. Сам файл так же остается в системе в закрепленных данных.

HR-менеджер приступает к этапам работы с кандидатами (Рис. 13). В системе ЗУП КОРП предусмотрены различные взаимодействия с кандидатом:

• описание взаимодействия с кандидатом (звонок, смс, письмо);
• проведение электронного интервью, анкетирование и хранение пройдённых этапов;
• планирование встреч;
• отправка писем по шаблону.

Рисунок 13. Кандидат и этапы работы

При проведении собеседований, назначений встреч у HR-менеджера возникает потребность в распределении своего времени. Как подобрать время на собеседование так, чтобы все участники были свободны и было свободно помещение?

В ЗУП КОРП для удобства работы HR службы есть функционал, позволяющий в одной системе и забронировать помещение, проанализировать календарь на свободное время, разослать всем участникам письма.

При планировании собеседования нужно:

• решить, в какой день или дни будет проходить собеседование;
• определить, сколько времени можно уделить каждому кандидату.

Для этого в Зуп корп предусмотрена функция «Мой календарь» (Рис. 14). Которая помогает вести контроль событий и распределение на них времени, функция так же позволяет проанализировать календарь других пользователей, например, Руководителя (Инициатора заявки на подбор) и пригласить его на встречу с кандидатом.

Рисунок 14. Мой календарь

А функция «Бронирование помещений» позволяет сотрудникам в цифровом виде искать, находить и бронировать переговорные комнаты (Рис. 15). Бронирование исключает наслоение броней и уменьшает количество времени, потраченное сотрудниками компании на согласование различных условий бронирования.

Рисунок 15. Бронирование помещений

Система ЗУП КОРП позволяет выбрать помещение по количеству человек, по необходимому оборудованию и расположению. Все эти критерии программа позволяет описать в карточке помещения, а также прикрепить фотографию. (Рис. 16)

Рисунок 16. Помещение

Время собеседования запланировано, выбрано и забронировано помещение, HR-менеджер отправляет письмо участникам напрямую через систему ЗУП КОРП. Система позволяет направить электронное письмо или смс, выбрать шаблон для отправки, создать новый или же дает возможность HR-менеджеру напечатать письмо вручную. (Рис. 17).

Рисунок 17. Шаблон письма

После прохождения всех этапов, кандидат утверждается на должность. Программа ЗУП КОРП автоматизирована процессом утверждения кандидата таким образом – при утверждении, система автоматически создает документ «Решение о приеме на работу» (Рис. 18).

Рисунок 18. Решение о приеме на работу

В документе «Решение о приеме на работу» доступен функционал адаптации сотрудников.

Адаптация — процесс адаптации нового сотрудника к работе на предприятии. В процессе адаптации сотрудник, привыкает к организации и её рабочим процессам, приобретает новые навыки, проходит обучение и т.д.

Адаптация помогает сотруднику:

• Снизить стресс и тревожность.
• Быстро приобрести необходимые навыки.
• Познакомиться с кругом своих обязанностей.
• Влиться в коллектив.
• Повысить шансы на успешное прохождение испытательного срока.

В «1С: ЗУП КОРП» можно создать план адаптации каждому новому сотруднику, в том числе список необходимых задач, выполняемых на каждом этапе. (Рис. 18.1)

Ответственным лицам назначенных на тот или иной этап адаптации система автоматически ставит задачу со сроком выполнения, задачи отображаются у пользователей в разделе Главное – «Мои задачи».

ЗУП КОРП позволяет анализировать имеющие задачи у ответственного, перенаправлять задачи если ответственный изменился или отсутствует, принимать к исполнению и завершать задачу. (Рис. 19)

Рисунок 19. Задача исполнителя

В документе «Решение о приеме на работу» HR-менеджер может не только создать задачи на адаптацию, но и запланировать программу обучения на каждого нового сотрудника индивидуально или на группу сотрудников (Рис. 20).

Программа обучения может включать в себя прослушивание материала, просмотр вебинаров, обучение сотрудников как внутри предприятия, так и в учебных центрах. А также прохождение аттестации по завершению обучения.

Рисунок 20. Программа обучения

При приеме на работу нового сотрудника, организации необходимо проводить инструктажи и направлять сотрудников на прохождение медосмотров.

Для этого в программе 1С ЗУП КОРП выделен целый блок «Охрана труда» (Рис. 21).

Рисунок 21. Охрана труда

В понятие «Охрана труда» включен широкий круг мероприятий, которые направлены на сохранение жизни и здоровья сотрудников. Работодателю нужно следовать требованиям безопасности при организации трудового процесса и сотрудникам руководствоваться ими в процессе выполнения работы.

Благодаря программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» КОРП можно автоматизировать следующие процессы:

• Все инструктажи и тренинги по охране труда, их планирование и учет в программе;
• Оценку условий труда, документы для проведения этой оценки;
• Контроль сроков медицинских осмотров;
• Массовое формирование направлений и заключений по медицинским осмотрам.

Спецоценка условий труда включает в себя три вида документов (Рис. 22):

• Декларация соответствия условий труда,
• Подготовка спецоценки условий труда,
• Результаты спецоценки условий труда.

Рисунок 22. Спецоценка условий труда

Специалист в области охраны труда после спецоценки условий труда в функционале программе «Рабочие места» создает каждому новому сотруднику рабочее место, в документе «Назначение рабочих мест» распределяет созданные рабочие места на сотрудников. (Рис. 23)

Рисунок 23. Назначение рабочих мест сотрудникам

Для оптимизации работы ответственного за медицинские осмотры, контроля сроков, массового направления сотрудников на медосмотры и введение заключений, в блоке «Охрана труда», есть подсистема «Медицинские осмотры», где зафиксированные все рабочие места, по которым требуются медицинские осмотры и сроки для их прохождения. (Рис. 24)

Рисунок 24. Медицинские осмотры

Программа позволяет сформировать направление на медосмотр как на одного сотрудника, так и массово, а по прохождению занести заключению. (Рис. 25)

Рисунок 25. Массовое направление

Самообслуживание – это инструмент программы, созданный таким образом, чтобы работники могли самостоятельно зайти в 1С с минимальными необходимыми данными. (Рис. 26)

Рисунок 26. Кабинет самообслуживания

Рассмотрим возможности кабинета самообслуживания:

• Просматривать информацию о себе, подавать заявления о ее изменениях;
• Просматривает остатки отпуска и подаёт заявку на отпуск или отгул;
• Просматривать информацию о начислении заработной платы;
• Ознакомиться с рабочим графиком;
• Подать заявки на выдачу справок 2НДФЛ и справки по расчету пособий, и т.д.
• Просматривать доступные мероприятия по обучению и курсы по развитию, семинары и прочее и сообщать о своем желании участвовать.

На начальной странице мы видим Личные данные (Рис. 27). Также имеется возможность просматривать график работы на конкретный месяц, расчётный лист, остаток отпуска и индивидуальную льготу, если она в программе присутствует.

Рисунок 27. Личные данные

Справа мы видим «Обучение и развитие». Здесь мы увидели список курсов и тренингов для сотрудника. Курсы могут быть открыты и начинаются прямо с программы. Ниже расположен блок доступных мероприятий – семинаров, вебинаров, которые проходят в компании, а сотрудники приглашаются. (Рис. 28)

Рисунок 28. Мои обучения

Зачастую «Кабинет самообслуживания» путают с понятием «1С Кабинет». Рассмотрим с вами главные отличительные признаки. (Рис. 29)

«Самообслуживание» встроенная функциональность в 1С ЗУП КОРП.

Сервис «1С: КАБИНЕТ СОТРУДНИКА»:

• Отдельное приложение, не требует лицензии 1С. Для каждого сотрудника не требует предоставления доступа в базу 1С: ЗУП 8;
• Мобильное приложение (использование на смартфоне) + веб-версия (использование на компьютере).

Рисунок 29. 1С Кабинет сотрудника

В этой статье мы ознакомились с тем, что «1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет автоматизировать всё необходимое: начиная с того, чтобы создать портрет кандидата на должность, заканчивая адаптацией сотрудника к новому месту работы. Это дает возможность в разы ускорить и упростить задачи сотрудников кадровой службы.

«1С:ЗУП» КОРП 8 — это мощный и функциональный инструмент для автоматизации HR-процессов в компании любого размера, выделим рассмотренные возможности:

• Четкое описание требований к кандидату, согласованный поиск сотрудника с помощью профиля должности и заявки на подбор;
• Удобство в публикации вакансий на разных сайтах, большого приема откликов и массовой загрузки кандидатов в одной системе;
• Планирование собеседований, контроль своего календаря и бронирование помещений для комфортного проведения собеседований;
• Рассылка электронных писем по шаблону и массово;
• Индивидуальная программа адаптации и обучения нового сотрудника, комфортное приспособленное нового сотрудника к новой должности;
• Кабинет самообслуживание – оперативность и удобство в одно нажатие.