Роботизация бизнеса. Центр компетенций по RPA

Поиск сторонников автоматизации среди сотрудников компании — сложный процесс. UiPath делится своим опытом организации команды настоящих супергероев автоматизации для Центра компетенций RPA.

Для осуществления любой серьёзной инициативы требуются люди под стать. И внедрение RPA не будет исключением. Если вы когда-нибудь пробовали найти сторонников автоматизации в вашей компании, то вы знаете, что это сложная задача.

Центр компетенций RPA (RPA CoE) — особая бизнес-единица в организациях, желающих основательно и централизованно подойти к внедрению RPA во всех подразделениях.

От многих руководителей Центров компетенций RPA, которые хотят внедрить автоматизацию в своей компании, мы слышим, что им сложно найти сторонников этой технологии среди различных отделов. У этих руководителей есть чёткое видение и необходимый набор инструментов, но им нужны специалисты, которые бы поддерживали и масштабировали успех Центра компетенций RPA. Они ищут настоящих супергероев автоматизации.

Найти таких людей кажется вызовом, но не все так сложно.

От таких людей зависит судьба проекта по автоматизации, поэтому они должны обладать подходящим мировоззрением и навыками. UiPath, к примеру, ищет людей с уникальным талантом создания стратегий, наставничества и управления проектами. Сторонники автоматизации в UiPath помогли им создать и адаптировать программных роботов для каждого подразделения в организации.

Компания NFP предоставляет не только возможность приобретения лицензий UiPath и PIX, но также оказывает консультационные услуги по подбору процессов, обучению работе с продуктами любого из вендоров, а также реализует проекты по внедрению любого из решений.

Чтобы руководить роботизацией бизнес-процессов в CoE, нужны управленческие навыки

Редко можно найти эффективного сторонника автоматизации. Весьма вероятно, что большинство людей в вашей компании относятся к технологии RPA с интересом. Интерес к автоматизации важен, но его недостаточно.

Вам необходим человек, который бы укрепил достижения вашего Центра компетенций. Когда вы начинаете поиски сторонника RPA, обращайте внимание на сочетание управленческих навыков, включая администрирование, стратегию и консультирование.

Необходимость именно такого набора навыков становится очевидной, как только вы задумываетесь о взаимодополняющей роли специалиста. Центр компетенций управляет всем конвейером автоматизации, от идеи до реализации, тогда как сторонник наполняет этот конвейер процессами. Сторонники автоматизации работают в рамках специальных команд, они оценивают заявки на автоматизацию и соединяют Центр компетенций с возможностями автоматизации.

Специалисты обеспечивают жизненные циклы автоматизации в рамках своих департаментов.

Авторами большинства отличных идей для автоматизации станут бизнес-пользователи, поскольку они взаимодействуют с возникающими проблемами напрямую и, следовательно, им проще найти для них решение. Специалисты по автоматизации соберут эти идеи и решат, какие из них первыми отправятся в Центр компетенций. Далее CoE приоритизирует получившийся список задач, исходя из своей пропускной способности, и реализует их сверху вниз. Такая динамика создаёт петлю позитивной обратной связи «идея — оценка — квалификация — внедрение — идея». Мы зовём это маховиком автоматизации.

Думайте о специалистах как о команде по управлению проектами. Они обеспечивают вовлечённость в процессы снизу вверх, в то время как CoE контролирует их снизу вверх. Вместе они могут обеспечить целостности конвейера автоматизации, а также сохранить заинтересованность пользователей по отношению к следующей автоматизации, которая уже на подходе.

Именно этот проектный аспект и делает таким важным поиск настоящих супергероев автоматизации.

Идеальный сторонник автоматизации обладает четырьмя качествами:

1. Стратегический партнёр: умеет сотрудничать и делиться ресурсами и со своей командой, и с Центром компетенций. Ясно осознаёт ценность автоматизации.
2. Агент изменений: продвигает, утверждает и поддерживает инициативы по автоматизации. При этом уделяет особое внимание людям, вовлечённым в процесс автоматизации. Внимательно следит за изменениями и за их последствиями.
3. Эксперт по администрированию: умеет планировать, описывать и контролировать конвейер идей. Такой человек должен поощрять поток идей, и в то же время внимательно следить за вносимыми предложениями и теми, которые берутся в работу.
4. Крайне вовлечённый сотрудник: это высокоэффективный сотрудник-энтузиаст. Стремится улучшить определённые направления в компании, и всегда в поиске подходящих решений.

Сторонникам автоматизации не стоит работать в одиночку. В качестве примера Центр компетенций UiPath использует сервис UiPath Automation Hub, чтобы централизовать жизненный цикл управления и собрать тысячи идей для автоматизации. С помощью этого сервиса UiPath может упростить подачу идеи и отобразить процесс от идеи до ROI.

Поищите евангелистов для RPA CoE среди отделов организации

Когда вы хотите создать команду сторонников автоматизации, то вы можете набрать их из различных отделов компании. Таким образом, появляются новые возможности для автоматизации, и поступает больше идей от разных команд.

Наилучший вариант, когда генерация идей происходит снизу вверх, потому как в таком случае их источники разнообразнее и шире. Когда вы начинаете поиск сторонников автоматизации, ставьте разнообразие идей в приоритет. Автоматизация показывает себя лучше, когда идеи приходят из разных уровней бизнеса. Такая вовлечённость помогает людям и сохраняет целостность конвейера автоматизации.

Поощряйте сотрудников за активное участие в создании идей для автоматизации. Вы можете сделать это тремя способами. Вы можете попросить сотрудников:

• Использовать предустановленные автоматизации из вашего RPA CoE: ваши сотрудники сильнее заинтересуются автоматизацией, когда увидят, как она работает. Поспособствуйте тому, чтобы они использовали автоматизации, созданные RPA CoE, так они будут яснее видеть, к чему в итоге приводит идея.
• Добавлять идеи в Automation Hub: как только ваши сотрудники начнут пользоваться автоматизацией, сценарии её применения станут для них понятнее. Здесь сотрудников будет привлекать сам процесс работы над сценариями, и возможность создать заявки на автоматизацию по её итогу.
• Попытаться создать своих собственных роботов: если ваши пользователи технически подкованы, вы можете помочь им в создании их собственных роботов. При помощи со стороны RPA CoE этот способ может стать самым эффективным, чтобы сотрудники почувствовали себя вовлечёнными и открыли для себя новые возможности.

Все это звучит замечательно, но как это работает на практике? Сторонники автоматизации в UiPath поддерживают энтузиазм и привлекают всё больше людей, используя различные методы (следуя предложенным выше способам):

• Воркшопы по генерации идей дают сотрудникам возможность поломать голову над сценариями применения автоматизации.
• На хакатонах сотрудники получают шанс создать своего робота.
• Тренинги по автоматизации от RPA CoE дают возможность технически-ориентированным «гражданским» разработчикам найти больше повседневных сценариев использования роботов в рамках работы их отделов.

Все это помогло UiPath сформировать идею и создать несколько замечательных и полезных роботов для разных департаментов. Несколько примеров:

• Маркетинг: SMM команда UiPath использует роботов для того, чтобы сканировать новые комментарии к видео UiPath на всех платформах. Таким образом, команда видит новые комментарии и отвечает на них через централизованный сервис, вместо того, чтобы тратить время на их поиск.
• Продажи: В отделе продаж создали робота для помощи менеджерам. Они могут запустить робота, который генерирует автоматически заполняемый документ в Microsoft Word с ключевыми полями для каждой учётной записи.

Если коротко, то поищите в каждом отделе того, кто сможет поддерживать вовлечённость и стать наставником команды, чтобы получать разнообразные, качественные идеи для автоматизации, которые принесут пользу всей компании: и линейным менеджерам, и руководителям.

Выбирайте проницательных сотрудников, чтобы сохранить компетентность RPA CoE

Первостепенная задача сторонника автоматизации подробно проанализировать груду сырых идей, чтобы оценить их с точки зрения бизнес стратегии и решить, какие из них направить на конвейер автоматизации.

Один из важнейших маркеров хорошего специалиста — это стратегический талант. Сценариев применения автоматизации бесчисленное множество, но в случае если сторонник автоматизации не сможет эффективно определить ценность каждого сценария, есть риск, что конвейер будет заполнен бессмысленными проектами. Выбирайте сторонников среди талантливых стратегов (пример будет ниже). На эту роль подходит человек, который хорошо разбирается в бизнесе, уже существующих автоматизациях, а также осознаёт ценность в новых автоматизированных процессах.

Помимо этого, хорошие сторонники автоматизации смогут и будут рассматривать любую идею и задавать множество вопросов, среди которых:

• Этот процесс уже автоматизирован?
• Насколько хорошо конкретный процесс подходит для RPA или другую технологию автоматизации?
• Какое влияние окажет автоматизация этого процесса в долгосрочной перспективе?
• Стоит ли эта идея того, чтобы за неё взялся RPA CoE?
• Это уникальная идея, или её можно объединить с другим предложением?

Давайте разберём один пример. Допустим, сторонник автоматизации получает пять идей от отдела продаж, связанных с квалификацией руководителя. Каждое из этих предложения замечательное. Самым очевидным решением будет создать пять роботов на основе этих пяти идей. Но проведя тщательны анализ, сторонник автоматизации приходит к выводу, что полная перенастройка процессов по оценке работы отдела продаж станет лучшим решением, чем создание пяти роботов. Как раз это и есть пример стратегического подхода. Способность быть критичным, задавать вопросы и вдумчиво разбираться в том, что принесёт пользу бизнесу и приводит к таким решениям.

Если говорить коротко, то ищите людей, которые будет яростно отстаивать стратегию RPA CoE, и автоматизация поможет достичь наилучших показателей ROI (и масштабировать их).

Используйте демократичный подход к автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация работает на благо сотрудников, а её сторонники  — на благо автоматизации. Организовать команду из сторонников автоматизации — это отличный способ объединить сотрудников организации, создавать масштабируемые и стратегически-ориентированные процессы, а также сделать автоматизацию доступной для каждого человека в организации.

Оригинал статьи читайте на сайте uipath.com.