Обзор функционала подсистемы «Казначейство» в 1C:ERP

Статья о функциях казначейства и обзор подсистемы «Казначейство» в 1C:ERP.

Функциями казначейства являются:

• Управление расчетными счетами в банках и безналичными средствами компании.
• Управление кассами компании и наличными средствами.
• Прием, согласование и исполнение заявок на расходование денежных средств.
• Контроль утвержденных лимитов расхода средств по статьям движения денежных средств и дополнительным аналитикам (Направлениям деятельности – контрактам ГОЗ и т.д.).
• Ведение платежного календаря, минимизация кассовых разрывов.
• Внесение и снятие денежных средств на банковские счета и в кассы, переброска между расчетными счетами и кассами, конвертация валют.
• Выдача денег подотчетным лицам.
• Управление кредитными договорами, актуализация графиков, отслеживание своевременности погашения задолженности.
• Управление депозитными счетами в банках.
• Управление договорами займов, выданных и полученных.
• Загрузка банковских выписок из систем «клиент-банк» и опознание платежей в учетной системе.

Основной аналитикой движения денежных средств для казначейства является статья движения денежных средств (статья ДДС). В системе 1C:ERP все входящие и исходящие платежи маркируются статьями ДДС, что классифицирует обороты денежных средств компании.

Банковские выписки и связь с программами «клиент-банк»

Основным денежным потоком компании является безналичные расчеты через расчетные счета в банках. Все взаимодействие с банками идут в электронном виде.

В системе 1C:ERP обмен с банками реализован в двух вариантах:

• Обмен через файл «1С:Предприятие – Клиент банка». Платежки и выписки выгружаются в файл .txt, где платежи описываются в специальном формате обмена данными с «клиент-банком».
• Прямой обмен данными (DirectBank). Получение банковской выписки и выгрузка данных осуществляются через сервер банка. Сохранение данных в файл выгрузки/загрузки при таком способе передачи данных не требуется.

Схема обмена DirectBank представлена на рис. 1.

Рис. 1. Схема обмена DirectBank

Рис. 2. Настройки способа обмена DirectBank в банковском счете организации

Основной сценарий работы при импорте документов по банковской выписке представлен на рис.3.

Рис. 3. Основной сценарий работы при импорте документов по банковской выписке

Заявки на расходование денежных средств

Процесс согласования заявки на расходование денежных средств может быть многоуровневым, когда согласующих несколько и есть зависимость от параметров и сумм заявок. Настройка будет осуществлена с помощью бесшовной интеграции 1C:ERP с «1C:Документооборотом».

Рис. 4. Схема взаимодействия 1C:ERP с «1C:Документооборотом»

Следующий этап – рассмотрение заявки казначеем, постановка ее в график платежей и оплата.

Рис. 5. Регламент процесса рассмотрение заявки казначеем, постановка ее в график платежей и оплата.

Платежный календарь

Система поддерживает полноценное формирование платежного календаря и управление платежами через заявки на расходование денежных средств с их контролем на превышение разрешенных для расходов лимитов (рис. 3.6.).

Рис. 3.6. Формирование платежного календаря

Данные в платежном календаре выводятся по колонкам по дням, по строкам по местам хранения денежных средств с группировкой по валюте (опционально) и подведением итогов в единой валюте. Валюта итогов настраивается как регламентированная или управленческая валюта.

Визуально выделяются ситуации диагностирования кассовых разрывов (недостатка денежных средств у предприятия для выплат по счетам): значения отрицательных остатков в местах денежных средств выделяются в платежном календаре красным цветом.

Платежный календарь показывает детализацию остатков денежных средств:

• по счетам – с каких счетов погашать обязательства и есть ли необходимость в перемещении средств между счетами;
• по валютам – для определения необходимости конвертации;
• общий итог в одной валюте – необходимость кредитования или принятия решения о размещении свободных средств. Остатки по валютам с пересчетом в одну валюту для определения покрытия сумм конвертации.

Нераспределенные заявки группируются в строку Списание не распределено. Постановка заявки на расходование денежных средств в очередь к оплате выполняется командой К оплате или перетаскиванием заявки в другую ячейку. Результатом выполнения данной команды является перевод заявки в статус К оплате и заполнение в заявке закладки Распределение по счетам счетом или кассой, куда была помещена заявка.

Платежный календарь формирует не только заявки на расходование денежных средств, но и графики оплат по заказам и договорам контрагентов. Это позволяет планировать не только расходы, но и ожидаемые приходы денежных средств, что точнее сформирует плановый остаток по дням в местах хранения денежных средств.

Рис. 7. Платежный календарь

Контроль лимитов расхода денежных средств

Существует возможность использовать расширенный контроль лимитов расходования денежных средств через подсистему «Бюджетирование».

Лимиты денежных средств устанавливается в рамках выбранной модели бюджетирования. При одновременном использовании нескольких моделей бюджетирования с установленным статусом «Действует» по каждой из них будет осуществлен индивидуальный контроль соблюдения установленных лимитов. Для одной модели может быть определено неограниченное количество лимитов с разной степенью детализации и периодичности (день, неделя, месяц, декада, квартал, полугодие, год).

Рис. 8. Взаимосвязи лимитов

На схеме каждый эллипс – это отдельный лимит, но работают проверки на них все вместе: какие-то лимиты могут пройти проверку, а какие-то исчерпали выделенный по аналитике или периоду лимит, тогда сработает проверка и запрет оплаты.

Лимиты может комбинироваться по настройке – состоят из общего лимита по статье движения денежных средств и дополнительного лимита по направлению деятельности. Контроль суммовых значений лимитов будет осуществляется в рамках бюджетного сценария. При этом если сценарий не указан, то источником будут являться все сценарии, в разрезе которых установлен лимит по заданной статье.

Лимиты подразделятся на следующие типы:

• Разрешающие – разрешают проведение заявок на расходование денежных средств, если сумма заявки не превысила остаток по лимитам (если превышение произошло, то проведение заявки на расходование денежных средств будет автоматически заблокировано).
• Дополнительные – проверка дополнительного к основному лимита (при условии одновременного срабатывания хотя бы одного разрешающего лимита). Например, определен лимит по выбранной статье денежных средств, а требуется дополнительно установить лимит на направление деятельности.
• Информационные – информируют о превышении лимита при проведении заявки на расходование денежных средств, но не блокируют ее проведение.

Данными, содержащими лимиты для заявок казначейства, являются плановые суммы по статьям бюджетов в разрезе их аналитик и сценариев.

На основании планов, сформированных в подсистеме бюджетирования, с помощью настройки правил лимитов по данным бюджетирования по бюджетной модели будут настраиваться выборки по статьям, аналитикам и сценариям для лимитов казначейства. По этим правилам будет определяться тот массив плановых данных, с которым будет проводиться сравнение сумм на превышение в заявках на расходование денежных средств.

Контролируются запланированные расходы за период, то есть оборотные статьи бюджетов будут источниками данных для контроля, остаточные и нефинансовые показатели бюджетов для контроля не используются.

Рис. 9. Схема связи бюджетных данных и контроля заявок на расходование денежных средств

Основными настройками правила лимитов являются статья бюджетов, по которой будет проводиться контроль, и аналитика статьи.

Прочие параметры:

• Периодичность лимита – лимиты будут годовые.
• Сценарий – контроль лимитов будет осуществляется в разрезе сценариев. Если сценарий не указан, то источником являются все сценарии, в разрезе которых определяется лимит по заданной статье.
• Тип лимита – будет определяет способ контроля за расходованием денежных средств: разрешающий, дополнительный, информативный (типы лимитов были рассмотрены выше).

Источниками лимитов будут выступать только утвержденные Экземпляры бюджетов, неутвержденные Экземпляры бюджетов для контроля лимитов игнорируются.

Может осуществляться контроля лимитов по не указанной явным образом аналитике при вводе плановых данных. Планирование расходов в бюджетах может быть без явного указания аналитики, на значение «Прочая аналитика». А может быть указано явно значение аналитики.

Схематически такие суммы будут представлены как часть общего бюджета:

Рис. 10. Схема долей лимитов по указанным и не указанным явным образом аналитикам

Рис. 11. Форма правил лимитов расхода денежных средств по данным бюджетирования

Тогда при контроле будет использоваться лимит по аналитике, которая явно указана в бюджете, а если такой нет, то будет проверяться лимит по прочей аналитике.

По статье бюджетов, которая используется в правилах лимитов, настраиваться правила получения фактических данных по Исполнению бюджетов — сценарий, в котором собираются данные по заявкам на расходование денежных средств, эти данные доступны только по оперативному учету, бухгалтерских проводок по заявкам не бывает.

Рис. 13. Форма настройки правил исполнения бюджета

Правила настраиваются по хозяйственным операциям оперативного учета, которые используются в заявках на расходование денежных средств и подлежат контролю. Тип правил указывается Исполнение бюджетов, источник суммы – Сумма к выплате в рамках лимита и Сумма к выплате сверх лимита или Сумма к выплате (сумма в рамках лимита плюс сверх лимита).

Контроль лимитов при проведении заявки производится, если заявка находится в статусах: Не согласована, Согласована, К оплате. В статусе Отклонена контроль лимитов не производится.

Проверяются все правила лимитов, удовлетворяющие аналитикам заявки, и выдаются сообщения о превышении лимитов.

Кредиты и займы

Рис. 14. Основные шаги ведения кредитного договора или договора займа

Ведение графиков по договорам кредитов в информационной системе 1C:ERP позволит планировать поступление траншей и погашение кредитов в платежном календаре.

Рис. 15. Связь графиков кредитных договоров и платежного календаря

Данные графиков являются базой для автоматических начислений и формирования заявок на оплату. Графики можно редактировать в системе или загружать из внешних расчетов, поддерживая их в актуальном состоянии, ведя версии графиков для сравнения между собой или с фактическими оплатами для анализа: как и насколько удалось, например, сэкономить на процентах по кредиту при его досрочном погашении.

Способ погашения кредитной задолженности, используемый банком при расчетах графика по договору, при одной и той же ставке процентов по кредиту может давать разные суммы итоговых выплат. На это влияет метод расчета графика погашения процентов и основного долга. Погашение возможно дифференцированными или аннуитетными платежами.

Алексей Петрухин,
Старший консультант NFP