Роботизация процесса «Сверка актов с контрагентами»

Александр Глаголев, консультант компании NFP, рассказывает о том, как мы робитизируем работу с актами сверки.

Ежедневно каждая компания встречается с огромным потоком входящих первичных документов. На обработку каждого документа сотрудники тратят бесконечное количество времени и сил.

В 2020 году компания NFP столкнулась с большим спросом на роботизацию процесса «Сверка актов с контрагентами». Силами проектного отдела RPA нашей компании было реализовано несколько особенно трудоёмких проектов в фармацевтической отрасли и ритейле. На основе полученного опыта мы с уверенностью можем сказать, какие выгоды вы получаете при внедрении программной роботизации (RPA) и с какими трудностями можете столкнуться.

Что же такое акт сверки?

Акт сверки представляет собой документ, который составляют два юридических лица или юридическое лицо и ИП, чтобы согласовать платежи по операциям и выяснить, есть ли задолженность между ними.

Акт сверок является необязательным документом, следовательно, и нетиповым. Но, несмотря на это, акт сверки используют множество организаций во всех сферах деятельности.

Цели и исполнители

Целью сверки актов с контрагентами является нахождение и фиксация расхождений по всем поступлениям денежных средств в указанный одной из сторон период. Выявленные расхождения (задолженности), помогут сторонам договориться о сроках их погашения.

Акт сверки составляется бухгалтером на основании финансовых документов (например – счёт, счёт-фактура). Акт сверки обычно выгружается из бухгалтерских систем – 1С, SAP и др. Перед отправкой контрагенту акт подписывается уполномоченным на это лицом.

Процесс проведения сверки с контрагентами

Компании, проводящие сверку актов, условно можно разделить на два типа:

• Компании, которые используют электронный документооборот (ЭДО). В этом случае процесс сверки гораздо упрощается благодаря единой системе ЭДО. Это связано с отлаженным бизнес-процессом и с типовым форматом документов.
• Компании, которые не используют ЭДО. В этом случае сверка происходит посредством отправки актов по почте. Как правило, акты, которые необходимо сверить, разные по структуре, формату содержания и формату файлов. Также есть случаи, когда контрагент использует рукописный текст для заполнения своих операций.

Как применить технологии RPA в случае использования ЭДО?

К сожалению, компания вынуждена работать с обоими типами актов сверки, т.к. не все желают (или могут позволить) внедрить в своей компании ЭДО.

Если компания использует ЭДО, то бухгалтеру поставщика необходимо провести сверку актов, например, используя систему СБИС или Контур, и согласовать разногласия с контрагентом, если они есть.

Т.к. бизнес-процесс в данном случае проходит по чёткому сценарию, программный робот может взять на себя выполнение данного процесса, повторяя действия человека.

Как правило, заказчик сам определяет, в каких шагах он готов доверить выполнение процесса роботу. Перед внедрением необходимо провести аналитику и оценку процесса, посчитать выгоды от внедрения робота.

Как применить технологии RPA в случае отсутствия ЭДО?

Если компания не использует ЭДО, то в этом случае возрастает нагрузка на бухгалтера, т.к. коммуникацию и сверку необходимо проводить в ручном режиме, соответственно приходится делать больше действий. Учитывая тот факт, что количество контрагентов у крупных поставщиков исчисляется тысячами, может возникнуть необходимость обрабатывать более 200-300 актов в месяц. В зависимости от объёмов поставок акты могут содержать в себе более тысячи строк с операциями. Это оказывает большую нагрузку на бухгалтера. В этом случае также целесообразно внедрить программного робота.

Для выявления расхождений бухгалтеру необходимо отправить акт поставщика и акт контрагента по почте роботу. По утвержденному заказчиком алгоритму сверки робот сверит акты и предоставит результат с расхождениями инициатору, т.е. бухгалтеру. После этого бухгалтеру нужно будет только согласовать и подписать акты с контрагентом.

Либо, бухгалтер отправляет роботу только акт контрагента и робот ищет в системе 1С или SAP соответствующий акт со стороны поставщика и проводит сверку, сохраняя акт в указанном заказчиком месте, либо отправляет результат бухгалтеру. Вариаций может быть большое количество – всё зависит от особенностей бизнес-процесса компании, которая будет внедрять программного робота. Наша компания, в свою очередь, готова проявить экспертизу в данном направлении.

Сверка может производиться по следующим признакам операций со стороны поставщика и контрагента:

• По номеру, дате, сумме. Данное правило обладает высокой степенью надёжности.
• По номеру, сумме. Также высокая степень надёжности.
• По дате и сумме.
• По сумме.

Важно! Каждая организация производит сверку по своему алгоритму, который будет использовать робот при сопоставлении актов.

Для повышения количества обрабатываемых актов, с которым разработчик запрограммирует работать робота, необходимо провести классификацию актов, т.е. выделить наиболее повторяющиеся. Классифицированные акты необходимо расположить в убывающем порядке, от большего к меньшему.

Например:

1. Формат, который встречается в 50% случаев поступаемых актов для сверки от общего количества актов.
2. Формат, который встречается в 30% случаев поступаемых актов для сверки от общего количества актов.
3. Формат, который встречается в 15% случаев поступаемых актов для сверки от общего количества актов.
4. Формат актов, который очень редко встречается.

В этом случае экономически выгодно настроить робота для работы с 1,2,3 форматами для достижения большего эффекта, который покроет 95% обрабатываемых актов. Это решение значительно снизит ручную, рутинную работу бухгалтеров и сэкономит время. Оставшиеся 5% останутся на ручную обработку.

Выгоды от внедрения программного робота

• Робот может обрабатывать акты круглосуточно, 7 дней в неделю и 365 дней в году.
• Как показала практика, робот сверяет два акта по 3000 строк в среднем за 2-3 минуты, в зависимости от сложности алгоритма сверки. Бухгалтер тратит на аналогичный акт примерно 1-3 часа.
• Исключается человеческий фактор, что предотвращает повторную сверку в случае допущения ошибок.
• В случае, если ресурсы одного робота будут полностью загружены из-за большого количества актов, достаточно купить ещё одну лицензию робота и подключить уже разработанный скрипт.

Какие трудности могут возникнуть при внедрении программного робота?

• При работе с ИП могут встречаться большое количество уникальных актов, которые повторяются 1-2 раза за период сверки. Разрабатывать скрипт для обработки одного формата акта экономически не выгодно.
• В случае, если поставщик работает с актами от контрагента в формате .pdf (ручное сканирование), с большой вероятностью придётся использовать сторонние сервисы для распознавания документов, возможно из-за низкого качества скана или присутствия рукописного текста.
• В сверке используются отсканированные рукописные данные со стороны контрагента. Робот выполняет алгоритм, который выполняет человек. В случае, если человек не может разобрать что написано на листе документа, то со 100% вероятностью робот также не сможет распознать текст без стороннего сервиса.
• Подключение стороннего сервиса распознавания изображений требует дополнительных финансовых затрат.