Реализация сценарного анализа в 1С

Партнёр компании NFP Павел Бритвин подготовил статью в двух частях о реализации сценарного анализа в 1С. Данный анализ позволяет моделировать гипотетические ситуации, которые представляют интерес с точки зрения перспективы развития бизнеса. Сценарный анализ или сценарное моделирование – процесс, существующий в рамках бюджетного процесса на таком же уровне, как процесс планирования, сбора факта и актуализации (прогнозирования). По результатам планирования и сбора факта производится анализ данных, который включает:

• план-фактный;
• факторный
• сценарный.

Если план-факторный и факторный анализы ориентированы на сопоставление плановых показателей с фактическими и понимание величины отклонения факторов (причин), то сценарный анализ обращен в будущее, чтобы оценить альтернативные стратегии:

• анализ «что … если»
• анализ на чувствительность

Данный анализ позволяет моделировать гипотетические ситуации, которые могут быть далеки от реальности, но представлять интерес с точки зрения перспективы развития бизнеса. В процессе анализа на входе бюджетной модели изменяются значения параметров и осуществляется расчет зависимых от этого данных. Моделирование производится на основании выбранного базового сценария (планового / актуализированного). Используются следующие подходы сценарного моделирования: 1. «Изменение входящих параметров» – возможность изменить на входе модели различные значения параметров, чтобы достичь поставленной цели (анализ X ® Y, …. Y = f (X) ). От установки значений параметров изменяются расчетные показатели по БДР (например, GM1, GM2), БДДС (например, остатки на счетах). Перечень параметров, которые подлежат редактированию пользователем для целей моделирования, определяется заблаговременно. 2. «От целевого показателя» – возможность указать поставленную цель, для достижения которой необходимо будет автоматически подобрать значение выбранного параметра (анализ Y ® X, …. X = 1/f (Y) ). Ниже приведены практические примеры из практики:

• Какой процент скидки нужно получить на «закупочную цену», начиная с производства Октябрь 2014, чтобы получить «NetProfit» = 2.5%, по календарному году 2015 (январь-декабрь) и по фискальному году 2015 (апрель-март);
• Какой должна быть розничная цена или закупочная цена на «Продукт ABC», чтобы достичь по данному продукту «GM2» = «сумма», в определенном месяце / квартале;
• Подобрать закупочную цену по «Продукту DEF», чтобы «GM2» = «сумма».

Моделирование Анализ на чувствительность предполагает анализ – оценку влияния входящих параметров на результирующие параметры. Например, оценка изменения цены закупки продукта (CIF) на процент изменения чистой прибыли (NET PROFIT). Оценка влияния измеряется в %, что соответствует эластичности. Оба варианта моделирования имеют ряд ограничений. 1. Существенное изменение параметров может предполагать доработку бюджетной модели.

• рост числа продаж на продукт приводит к росту числа закупок; при существенном увеличении закупок, возможно, потребуется увеличивать пропускную способность маршрутов; условно-постоянные расходы должны быть увеличены; и наоборот – существенное сокращение продаж и закупок должно привести к оптимизации маршрутов доставки и как следствие, к сокращению ТЗР.

2. Зависимость входящих параметров.

• бюджетному планированию предшествует ресурсное планирование; входящие параметры для бюджетирования на уровне ресурсного планирования взаимосвязаны (количество продаж одного продукта sell-in / sell-out косвенно взаимосвязанно с объемом продаж другого продукта; например, продажа автозапчастей косвенно связана с продажей авто); изменение только одного из входящих параметров и пересчет результатов может не соответствовать результату, который может быть получен в случае проработки нового варианта планирования путем запуска полноценного процесса (с участием ЦФО от пересчета всех ресурсных планов). В полноценном процессе пересчет ресурсных планов меняет не только выбранный входящий параметр, но также и другие параметры, зависимые от него, и являющиеся входящими для бюджетирования.
• Наличие статей в бюджете, которые корректируются пользователем после расчета. Например, статьи поступления оплаты и/или оплаты поставщику (включая авансирование).

Сценарный анализ может производиться:

• специалистами планово-экономической группы, ответственной за бюджетный процесс;
• топ-менеджментом компании, управляющими.

Если первая категория пользователей владеет специализированными детальными знаниями как устроен процесс бюджетирования и как устроена бюджетная модель (бюджетные формы, алгоритмы и последовательность расчета), то вторая категория пользователей может относительно поверхностно владеть пониманием данного процесса и совсем не знать детальных аспектов в методике. Исходя из данного понимания, перед автоматизацией требуется адаптировать методологию (бюджетную модель) таким образом, чтобы чётко были видны три контура (границы):

• входные данные (например, сценарные условия, параметры расчета, нормы и расценки, план продаж или производства в натуральных и/или стоимостных показателях);
• слой расчетных форм (например, бюджет закупок, бюджет расчетов с контрагентами, бюджет налогов, бюджет ВНА, мастер бюджеты);
• выходные отчетные формы.

Важно, чтобы в рамках реализации второго и третьего слоев можно было минимизировать влияние ручных корректировок и работы пользователя (специалистов планово-экономической группы). Такой подход на уровне сценарного анализа позволит второй категории пользователей (топ-менеджмент и управляющие компании) использовать модель как черный ящик (black box), на входе которого можно менять входные значения (например, курсы валют, объем продаж, ставки налогов и так далее) и на выходе (без погружения в детали и последовательность расчетов) получать выходные результаты, сравнивать результаты между различными игровыми сценариями. Далее приводится пример с проекта, в рамках которого:

• до момента автоматизации бюджетирования бюджетная модель была адаптирована под требования сценарного анализа;
• в процессе автоматизации был создан простой и удобный интерфейс (по принципу iOS/Apple), позволяющий пользователю с минимальным уровнем владения навыков работы с интерфейсом 1С быстро освоить работу функционала.

СЦЕНАРИЙ

Базовым аспектом управления сценарного анализа является управление аналитикой «Сценарий». Аналитику «Сценарий» требуется типизировать:

• «Финансовый общий» – данные по базовым (плановым, прогнозным) сценариям бюджетирования. При планировании вводятся всеми департаментами (ЦФО) и являются основой для сценарного анализа. Эти сценарии бюджетирования доступны всем пользователям (в соответствии с утвержденными правами доступа).
• «Финансовый Персональный» – сценарии бюджетирования, которые автоматически создаются путем копирования данных общего сценария при моделировании, и являются индивидуальными для пользователя. Персональный сценарий бюджетирования будет выступать как производный (сгенерированный) сценарий от копируемого (например, от «общего» или другого персонального сценария). Все персональные сценарии – «игровые» (плановые) сценарии.
• «Операционный» — тип сценария, который используется для оперативного планирования и управления лимитами по Бюджету закупок/БДР (блок Закупок, МТО) и/или БДДС (блок Казначейство).
• «Технический» — тип сценария устанавливается автоматически при создании сценариев в рамках процессов «Анализ на чувствительность» и «Обратный расчет».

Доступ к элементам справочника и данным бюджетирования (показателям) должен регулироваться правами доступа. Технические сценарии не доступны пользователям в обычном режиме для просмотра. Финансовые персональные сценарии доступы тем пользователям, которые их создали, или другим пользователям, если автор персонального сценария предоставил доступ другим пользователям к просмотру своего сценария. Финансовые общие – доступны для просмотра всем участникам (ЦФО) бюджетного процесса. Финансовые общие и персональные сценарии должны содержать описательную часть (допущения), или сценарные условия. Например, курс валют, процент инфляции и прочую базовую информацию. При создании финансовых персональных сценариев на основании финансовых общих производится копирование как сценарных условий, так и всех показателей бюджетирования. Открытие и блокировка сценариев Открытие сценариев – это предоставление возможности финансовому общему сценарию отображаться в качестве базового сценария в блоке сценарного анализа; открытый сценарий означает его возможность использования в качестве базового сценарий для создания финансовых персональных сценариев (игровых). Иерархичность сценариев К производным сценариям относятся сценарии, созданные по следующим схемам:

• от общего → персональный сценарий;
• от персонального → персональный сценарий;
• от персонального → общий сценарий (обратное конвертирование).

Между сценариями сохраняется связь «1:N» в виде структуры подчиненности. В рамках сценарного анализа у пользователя должна быть возможность увидеть иерархичную структуру, в которой будет отображаться принадлежность сценариев по отношению друг к другу.  Например, на основании общего сценария создается персональный сценарий пользователя, а на основании персонального создается еще один персональный сценарий. В таком случае, иерархичность будет построена следующим образом: Используя данный принцип структуры подчиненности, пользователю предоставляется возможность отследить цепочку событий взаимосвязи между сценариями, а также провести сравнение этих сценариев на наличие внесенных изменений. Автоматическое наименование сценариев Наименования персональных (производных) сценариев бюджетирования при копировании данных другого сценария должны формироваться автоматически. Пример присвоения имен сценариям: [Имя базового сценария] + [Дата] + [Фамилия Имя] + [Номер копии]. Между блоками использовать разделитель « / ». «[Фамилия Имя]» – заполняется «Фамилия» и «Имя» пользователя, который создает персональный сценарий. Например: «Финансовый год 15 месяцев (2015-2016) / 22.10.2014 / Иванов» Важно!!! Наименование персонального сценария не может быть изменено. При необходимости может быть изменено полное наименование сценария. При каскадном создании цепочки персональных сценариев в наименование вновь создаваемого сценария переносится Имя базового сценария, унаследованного от предыдущего базового сценария с заменой:

• даты создания на текущую дату;
• пользователя, с прошлого на текущего.

Например: 01.04.2015 Петров на основании персонального сценария: «Финансовый год 15 месяцев (2015-2016) / 22.10.2014 / Иванов» создается новый персональный сценарий, формируется Полное наименование нового сценария следующим образом: «Финансовый год 15 месяцев (2015-2016) / 01.04.2015 / Петров». Архивация сценариев В рамках процесса планирования, моделирования, сбора факта и актуализации ожидается создание большого количества сценариев. Для упорядочивания и систематизации процесса хранения сценариев, как один из возможных вариантов организации структуры каталога видится следующий вариант (на уровне папок): Создание папок может выполнятся автоматизированным способом. Базовые (плановые) и Актуализированные (плановые) сценарии создаются вручную сотрудниками планово-экономической службы. На нашем сайте вы можете ознакомиться с продуктами 1С. Вторая часть статьи Павла Бритвина.