Ключевые преимущества «MS Excel add-on» для пользователей «1С:Управление Холдингом»

Консультант компании NFP Ибрагим Канкулов подготовил статью, в которой он рассказал о самом удобном  способе переноса данных из таблиц Excel в систему «1С:Управление холдингом» с помощью клиента «add-on» 

В современной финансовой среде, связанной в частности с автоматизацией разного рода отчётностей, достаточно часто от компаний возникают запросы на перенос существующей отчетности в формате Excel в ту или иную информационную систему. В том числе, такие запросы приходят и для такой системы, как «1С:Управление холдингом».

Для реализации подобных запросов компании интеграторы чаще всего сталкиваются с вопросом выбора способа переноса существующей модели отчетности и пакета данных из формата Excel в систему. Так, существует стандартный функционал импорта данных MS Excel в те, или иные формы отчетности в системе, в том числе, в экземпляры отчета, сводные таблицы, бланки экземпляров отчета. Кроме того, стоит сказать о механизме «Импорт видов отчетов из электронных таблиц MS Excel», который позволяет при первоначальной загрузке формы отчета производить дальнейший расчет данных с помощью мэппинга и присвоения ячейкам отчета определенных показателей и аналитик, что означает отсутствие необходимости заполнения отчета пользователем. Кроме того, через данный механизм возможно так же и актуализация данных.

Однако есть еще и третий способ переноса данных из привычного пользователю формата таблиц Excel в систему. Для решения данной задачи существует готовое решение, интегрированное в работу с «1С:Управление Холдингом» — это клиент «add-on» для MS Excel. Данная надстройка позволяет исключить совсем, или по крайней мере минимизировать возможные ошибки при заполнении пользователями форм сбора данных (ФСД) и их дальнейшей загрузке в «1С:Управление Холдингом». При классической схеме работы дочерняя компания формирует пакет ФСД в Excel, который пересылается управляющей компании, после чего загружается ею в систему (в нашем случае в «1С:Управление Холдингом»). Часто на исправление ошибок, пересылку различных итераций пакетов документов уходит достаточно много времени.

Рис.1

В случае, если организация использует надстройку клиент «add-on» для MS Excel, то дочерняя компания сама напрямую подключается к системе 1С: УХ, используя при этом привычный для пользователей инструмент – Excel через функционал надстройки.

Рис.2

Существуют следующие режимы работы данной надстройки:

1. Ввод форм сбора данных (ФСД) непосредственно в УХ (рис.2). По сути данный режим представляет собой упрощенный вариант классического сценария, рассмотренного выше (рис.1). При котором ответственность по заполнению, загрузке и правке данных лежат на дочерней компании;
2. Ввод данных в УХ в режиме «Экземпляр отчета». Данный режим позволяет редактировать данные так, как если бы мы использовали для этого «Экземпляр отчёта» в системе.

А также специальные режимы для анализа данных:

1. Получение данных в виде сводной таблицы;
2. Анализ массива данных показателей экземпляра отчетов;
3. Анализ данных ВГО (по аналитикам разделов сверки) — то есть данные,  развернутые по аналитикам.

Редактирование данных в режиме ФСД в файле Excel подразумевает предварительную загрузку определённой формы из системы в таблицу Excel. Для этого на панели инструментов необходимо выбрать режим работы «1С:Управление Холдингом», после чего в настройках параметров для редактирования отчета необходимо указать отборы по Сценарию, периоду, организации отчета и по его виду. Значения в полях можно выбирать либо из выпадающего списка, либо вводить вручную.

Рис.3

Далее, в загруженной форме производится редактирование необходимых ячеек числовыми, или текстовыми данными с последующей записью измененных данных. Также в выгруженной таблице можно добавлять новые элементы справочников.

Рис.4

После загрузки измененных данных в систему табличная форма из листа Excel не удаляется. Кроме того, отдельно открывается протокол, появляется протокол загрузки данных.

В свою очередь, редактирование данных в режиме «Экземпляр отчета» производится через выбор на панели инструментов «Заполнение одного отчета». По данной функции также необходимо указать отборы по Сценарию, периоду, организации отчета и по его виду.

Рис.5

При редактировании в данном режиме форма для заполнения практически идентична экземпляру отчета в «1С:Управление холдингом». При загрузке формы экземпляра отчета система также выгружает дополнительные расшифровочные листы, которые содержат данные по аналитикам отчета.

Рис.6

Также в работе с данным режимом возможно добавлять или редактировать строки раскрытия.

Рис. 7

Что же касается анализа данных, то этот функционал реализован через «Анализ данных ВГО» и «Анализ данных». В первом случае информация загружается из системы в Excel в формате таблицы, после чего ее анализ возможно провести с помощью сводной таблицы Excel.

Рис. 8

В другом случае, рассматриваются данные, которые хранятся в экземпляре отчета в 1С: УХ. Для загрузки необходимого экземпляра отчета необходимо выбрать в отборах соответствующие сценарий, период, организацию и вид отчета. Анализ, в свою очередь, также возможно произвести с помощью сводной таблицы, которая будет основываться на загруженных из системы данных.

Из проектного опыта компании NFP можно отметить несколько крупных проектов, на которых консультанты сталкивались с запросом от компании заказчика на перенос существующей отчетности в формате Excel в информационную систему «1С:Управление холдингом». Чаще всего это крупные холдинги, имеющие в своей структуре более 20-30 дочерних предприятий, по каждому из которых необходимо было перенести существующую отчетность из Excel в 1С: УХ, после чего произвести консолидацию. Подобные запросы реализовывались командами NFP с помощью использования различных, указанных ранее, способов переноса данных в зависимости от конкретной ситуации на проекте и запросов заказчика. Однако себя с лучшей стороны зарекомендовал себя именно механизм переноса данных с помощью надстройки клиента «add-on» для MS Excel.

Ключевыми преимуществами, позволяющими выбрать именно MS Excel add-on как наиболее оптимальный вариант реализации в сравнении с другими способами переноса данных являются:

• Скорость работы системы;
• Отсутствие больших временных потерь при редактировании отчетности и ее пересылке от дочерней компании к управляющей;
• Возможность оперативного реагирования на данные отчетности и возможность внесения оперативных изменений, исправления ошибок.
• Исключение ошибок и сбоев, связанных с человеческим фактором, работой систем связи и передачи данных;
• Исключение необходимости собирать отчетность со всех дочерних компаний с ее дальнейшей сверкой, загрузкой и прочими действиями, подразумевающими значительные затраты времени и людских ресурсов.

Подробнее ознакомиться с продуктом «1С:Управление холдингом» и его возможностями вы можете на отдельной странице нашего сайта

Ибрагим Канкулов Консультант NFP