Как выбрать правильную модель внедрения RPA

Мы подготовили перевод статьи об экономической  эффективности от внедрения RPA и подробно рассказали обо всех издержках, которые стоит принять во внимание.

В поисках ответов на вопросы об экономической эффективности RPA многие клиенты спрашивают нас о ROI. Казалось бы, с учётом того, что лицензии на роботов стоят от 2 до 15 раз дешевле зарплаты одного сотрудника (в зависимости от должности и страны работы), а сами роботы в теории могут заменять по времени до 5 сотрудников, вопрос об экономической эффективности RPA должен быть чистой формальностью, не так ли?

Однако опыт показывает, что на практике всё происходит не совсем так. Сперва необходимо понять, хочет ли заказчик определить ROI от одного процесса или от всей программы по внедрению RPA. Большинство компаний начинает с внедрения пилотных процессов, выбирая так называемые «низко растущие фрукты» (low-hanging fruits), и подсчёт экономической эффективности именно от них. Компании роботизируют несколько процессов, определяют полученную выгрузку персонала и получают выгоду достаточно быстро. Но, как правило, у компаний довольно быстро иссякает запас подобных простых задач и встаёт вопрос о подсчёте ROI при глобальном внедрении RPA на предприятии. С этого момента экономическая выгода от автоматизации с помощью роботов больше не может рассчитываться в рамках одного процесса.

Директор по стратегии UiPath Vargha Moayed (Варгха Мойд) предлагает разработать программу внедрения RPA в компании на будущие 24 – 36 месяцев. Чтобы справиться с этой задачей, необходимо подсчитать траты и выгоду от автоматизации соответствующих процессов.

Начнём с выгоды. Классическим примером оценки  эффективности автоматизации является количество времени, которое удастся сохранить благодаря роботам. Обобщая результаты пилотов на глобальные процессы, которые предполагается автоматизировать, можно подсчитать примерное количество часов, которое получится сэкономить (обычно цифры колеблются от 30% до 70%). После того, как эта цифра будет получена, можно использовать информацию о сотрудниках (включая их оклад), процессы которых будут автоматизированы, и подсчитать среднечасовую экономию. Крайне важно, чтобы в эту цифру также включалась информация о будущих возможных курсах по обучению персонала, повышениям, затратам на поддержку рабочего места и т.п.

Автоматизация также несёт в себе иные выгоды. К примеру, сводит количество ошибок к нулю, исключая человеческий фактор. Ведь в некоторых случаях подобные ошибки могут ми  обойтись компании в крайне внушительную сумму.

К сожалению, не существует единого подхода к подсчёту выгоды от внедрения RPA, т.к. переменные будут варьироваться в зависимости от категории процесса, к которому применяется роботизация. Вместо того, чтобы тратить множество времени на подбор оптимальной формулы и методологии подсчёта, рекомендуется использовать более простой подход, в основе которого лежат достижения общего понимания внутри компании. Суть подхода заключается в том, чтобы всем процессам был присвоен статус по количеству возможных ошибок и исключений (много, средне, мало) и использовать данный параметр, чтобы задать дополнительный вес (с помощью мультипликатора от 1.1 до 1.3) при распределении приоритетов по процессам и подсчёте потенциальный выгоды от роботизации. Хотя данный подход не отражает точной картины, он всё же является отличным подспорьем при подсчёте дополнительных выгод, которые может принести RPA, за исключением экономии времени.

На стороне издержек есть четыре основные категории, которые следует принять во внимание:

• Стоимость ПО для роботизации;
• Стоимость дополнительной инфраструктуры;
• Стоимость разработки;
• Стоимость мониторинга и поддержки.

Стоимость ПО для роботизации

Это самые простые для подсчёта издержки, т.к. стоимость лицензий на программное обеспечение изначально известна. Единственное, что здесь нужно принимать во внимание- это количество роботов, которое необходимо купить для роботизации желаемых процессов. И хотя вначале безопаснее начать с одного робота на каждую функцию, со временем количество задач, которые выполняют роботы, может вырасти в 2, а то и в 3 раза, поэтому компании  может понадобиться больше лицензий.

Стоимость дополнительной инфраструктуры

С развитием программы RPA в компании наступает необходимость вкладываться в усиление IT инфраструктуры: покупать новые серверы, виртуальные машины и улучшенное тестовое окружение. Чтобы подсчитать вышеупомянутые прогнозируемые траты стоит проконсультироваться с IT отделом и техническими архитекторами

Стоимость разработки

Это самая существенная часть затрат,  в то же время самая сложная для подсчёта. Разработка предполагает значительный авансовый платёж и состоит из двух главных переменных: способ разработки программных роботов (развитие внутреннего центра компетенций или привлечение сторонних интеграторов) и комплексность процессов, выбранных для автоматизации.

Автоматизация процесса состоит в среднем из 7 шагов, которые необходимо пройти. 3 из них относятся к самому бизнесу , в то время как оставшиеся 4 – технические. Стоимость автоматизации будет зависеть от того, какое число шагов компания собирается выполнить самостоятельно или с привлечением специалистов. Также некоторые компании включают в стоимость автоматизации будущее неминуемое изменение некоторых процессов.

Шаг 1. Определение процесса

Выбор и применение методологии, с помощью которой будут выбирать и расставлять приоритеты для процессов по роботизации.

Шаг 2. Оценка процессов

Детальный анализ процессов с целью точного определения, подходит ли с учётом сложности этот процесс для роботизации

Шаг 3. Переработка процесса

При начале роботизации многие компании понимают, что их процессы не до конца оптимальны, плохо задокументированы, не совсем стандартизированы и т.п.

Шаг 4. Описание процесса с помощью «user story»

Проходит сбор максимально детальной информации о процессе от владельцев бизнес-процессов, т.е. людей, непосредственно выполняющих задачу на данный момент. На этом этапе собираются все возможные исключения, чтобы максимально подготовить техническое задание для разработчиков RPA.

Шаг 5. Разработка

На данном этапе происходит непосредственная разработка робота, автоматизирующего выбранный(е) процесс(ы).

Шаг 6. Тестирование

Подготовленный робот тестируется в специальной выделенной среде, но на реальных данных. Это помогает «малой кровью» провести тестирование перед полноценным запуском и определить возможные отклонения в поведении робота и неучтенные ошибки и исключения.

Шаг 7. Выпуск в производство с усиленным вниманием

На протяжении первых двух недель после «боевого» запуска робота, за ним следует как можно тщательнее следить и анализировать результаты его работы. Любые возникающие новые неучтенные проблемы и ошибки должны оперативно решаться до тех пор, пока робот не выйдет на стабильный уровень работы.

Если компания принимает решение об автоматизации внутренними силами, первоначальная стоимость внедрения RPA может оказаться выше на период командообразования.

Вторая переменная, с которой стоит считаться, — это определение того, что компания будет понимать под «процессом». Им может являться как простое действие вроде «залогиниться в SAP», так и комплексный поток действий, например, весь цикл приёмки нового сотрудника на работу и зачисление в штат. Разница в сложности и временных интервалах на роботизацию первого и второго примера будут колоссальны. Например, автоматизация процесса, состоящего из 6 разных действий, может занять от 10 до 70 рабочих дней.

В качестве решения данного вопроса может быть использовано поверхностное ранжирование процессов по категориям сложности: высокая, средняя, низкая. Каждой категории присваиваются свои средние сроки разработки и затраты, исходя из чего принимается решение о ранжировании и роботизации.

Со временем, когда внутренняя команда станет более опытной и научится создавать «шаблонные» компоненты при программировании, её продуктивность может вырасти на 30-40%. Эта цифра должна быть важна при прогнозировании скорости внедрения и затрат на средне- и долгосрочные периоды.

Стоимость мониторинга и поддержки

Когда компания успешно внедряет множество роботов, у неё фактически появляется новая цифровая рабочая сила, которую необходимо поддерживать и обслуживать. Когда начнётся роботизация критически важных для операционной деятельности компании процессов, мониторинг и поддержка инфраструктуры роботов станут также крайне важны.

Поддержку можно условно разделить на три разных категории:

• Изменения, вносимые в скрипт робота, связанные с изменениями бизнес-требований, исключениями из процесса или другими изменениями, которые происходят, например, по причине того, что при разработке робота они не были учтены;
• Исправление ошибок в деятельности робота, связанных с проблемами IT инфраструктуры или взаимодействие с приложениями;
• Проблемы, связанные с самой платформой роботизации.

Из всего списка только последний тип поддержки заложен в подписку на лицензии.

Стоимость технической поддержки может зависеть от количества роботов или сложности и количества автоматизированных процессов при работе с аутсорсерами, либо частично зависеть от загруженности и уровня навыков внутренней команды.

Создание полноценной программы автоматизации с помощью RPA гораздо сложнее, чем проработка нескольких отдельных процессов. Однако этот путь необходимо проделать любому специалисту, который хочет получить полную поддержку руководства и запустить долгосрочный проект. И хотя некоторые ключевые переменные могут быть некорректными (например, примерная цифра освобождаемого времени, среднее время на разработку, количество необходимых роботов и т.п.), понимание самой структуры проработки программы по роботизации может помочь сдвинуть диалог с ключевыми стейкхолдерами с мёртвой точки. По опыту UiPath, подобные программы не всегда попадают в волшебную точку «начать получать ROI в в в течение года». В зависимости от выбранной модели внедрения технологии RPA в большинстве случаев начинают показывать свою эффективность уже через полтора года, что с лёгкостью превосходит любые другие проекты по автоматизации с помощью IT.

Оригинал статьи читайте на сайте uipath.com