Старший консультант компании NFP Василий Гаврилин рассматривает связь подсистем «Корпоративные закупки» и «Казначейство» в решении «1С:Управление холдингом» («1С:УХ»).
Различные подсистемы в «1С:УХ» не существуют обособленно, они тесно связаны друг с другом с помощью общих объектов и механизмов. Подсистемы «Корпоративные закупки» и «Казначейство» не являются исключением из этого правила, т.к. обе они затрагивают взаимоотношения с контрагентами, которые, в свою очередь, просто обязаны быть закреплены и описаны в соответствующем соглашении (договоре), и в большинстве случаев обязательно включают в себя операцию совершения или получения оплаты.
Рис. 1. Общая схема взаимоотношений между контрагентами.
Заключение контрагентами соглашения, в котором прописаны все условия и нюансы предстоящей сделки, необходимо для дальнейшего отражения в системе хозяйственных операций, связанных с этим договором. В «1С:УХ» такой договор является результатом работы подсистемы «Корпоративные закупки», с помощью которой пользователь может подготовить, спланировать и провести закупочную процедуру. В процессе её подготовки и проведения, кроме действий необходимых по регламенту самой процедуры (регистрация потребности в номенклатуре, отражение в электронном виде закупочной политики, квалификации и аккредитации поставщиков и т.д.), также формулируются и закрепляются условия расчетов по планируемому договору: валюта и сумма сделки, даты поставок, условия оплат и т.д.
После завершения закупочной процедуры и выбора победителя, предложившего наиболее выгодные условия, в системе появляется возможность автоматически создать новый договор с выигравшим контрагентом. Делается это через сервис ввода на основании документа «Предложение участника», в котором отражены условия, предложенные победителем.
Реквизиты создаваемого договора частично заполняются данными завершившейся закупочной процедуры, но для его дальнейшего полноценного использования необходимо заполнить и реквизиты, принадлежащие другим подсистемам. И здесь в полной мере раскрывается связь между различными подсистемами продукта «1С:УХ»:
В качестве примеров таких реквизитов можно привести:
Условия оплаты изначально указываются в параметрах проводимой закупочной процедуры, оттуда сквозным копированием переносятся в свойства лота закупки и в предложения участников по данному лоту, а затем фиксируются в созданном договоре. Эта настройка используется для автоматического заполнения графика расчетов (см. след. пункт) т.к. в ней описан порядок взаиморасчетов по сделке.
В условиях оплаты можно описывать сложные варианты взаиморасчетов, когда платёж осуществляется несколькими частями (например, часть – авансом, часть – с отсрочкой от даты поставки, часть – в рассрочку, несколькими платежами). Для расчета сумм и дат платежей используются данные документов «Отражение фактических данных», которые сформированы на основании расчетных документов системы.
График расчетов используется для отражения запланированных и фактических операций (оплат и начислений) по договору. Плановые данные могут быть заполнены как вручную, так и автоматически на основании заполненного графика поставок и заданных условий оплаты (см. пред. пункт), а фактические – подтягиваются из данных документов, отраженных в системе. При появлении отклонений фактических данных от плановых, график может быть скорректирован.
Для каждой строки расчетов, кроме даты операции и суммы, можно указать дополнительную информацию: бюджетные статьи и их аналитику, суммы, значения ЦФО, проекта и расчетных счетов (организации и контрагента). При этом нужно следить за тем, чтобы общая сумма строк детализации совпадала с суммой строки расчетов, для которой эта детализация заполняется. Информация, указанная в детальных строках, используется, например, при заполнении заявок на оплату в подсистеме «Казначейство».
Продукт для улучшения производительности бизнеса при одновременном упрощении операций ...
Централизация процессов финансово-хозяйственной деятельности в холдингах.
Управление финансами, материальными потоками, персоналом и отношениями с контрагентами на всех уровнях
Решает задачи автоматизации учёта документов, взаимодействия сотрудников, контроля ...
Способ формирования платежей определяет то, каким образом будут формироваться заявки на оплату по данному договору: вручную, автоматически по графику расчетов (см. пред. пункт) или в соответствии с выбранным шаблоном бизнес-процесса.
В случае выбора варианта «График» заявки на оплату будут формироваться в системе автоматически. При этом создаваться документы будут не в день платежа, а заранее, в соответствии с настройками подсистемы «Казначейство».
В некоторых случаях создание отдельных заявок на оплату по каждой строке оплаты из графика расчетов может быть излишним. Для таких ситуаций можно выбрать режим использования графика «Контроль лимитов и создание операций». В этом режиме документом планирования оплаты будет выступать сам договор: он будет проверяться на соответствие лимитам, согласовываться и формировать позиции к оплате, аналогично заявкам на оплату.
Если же планируется работать по стандартной схеме формирования позиций к оплате (с использованием заявок на оплату), то необходимо использовать вариант настройки «Создание заявок». В этом случае все операции контроля, согласования и создания позиций к оплате будут выполняться в заявках на оплату, а договор будет использоваться только лишь как источник информации для создания этих заявок.
Реквизит «Режим актуализации графика при изменении первичных документов» определяет поведение системы при отражении фактических данных по договору:
Если попытаться показать связи и общие объекты подсистем «Корпоративные закупки» и «Казначейство», то получится следующая схема:
Рис. 2. Связь объектов подсистем «Корпоративные закупки» и «Казначейство».
Как уже упоминалось выше, различные подсистемы в «1С:УХ» связаны друг с другом с помощью общих объектов и механизмов. В рассмотренном примере связи подсистем «Корпоративные закупки» и «Казначейство» ярким примером такого связующего объекта выступает договор, содержащий информацию, которая, с одной стороны, получена в результате работы механизмов подсистемы «Корпоративные закупки», а с другой – используется (напрямую или опосредованно) при функционировании подсистемы «Казначейство». Возможность использования единого объекта несомненно повышает удобство работы пользователей, увеличивает эффективность связанных с данным объектом бизнес-процессов и облегчает работу контролирующих подразделений.
При этом нужно отметить, что «1С:УХ» разрешает пользователю самостоятельно выбирать: какие подсистемы использовать, а какие – нет. Если в рассмотренном в данной статье примере отключить подсистему «Корпоративные закупки», то это никак не повлияет на работу подсистемы «Казначейство» (при условии, что в договоре будут заполнены все необходимые для этого реквизиты). И наоборот, отключение подсистемы «Казначейство» никак не повлияет на работу подсистемы «Корпоративные закупки». Подобная бесшовная интеграция позволяет автоматизировать новые бизнес-процессы последовательно, по мере появления необходимости, тем самым значительно упрощая общий процесс автоматизации деятельности компании.
 | Василий Гаврилин Старший консультант компании NFP |
Подсистемы Корпоративные закупки и Казначейство в 1С:Управление холдингом тесно связаны через общие объекты и механизмы, в первую очередь через договор. Информация из закупочной процедуры передается в договор, который затем используется для управления платежами в казначействе.
После завершения закупочной процедуры и выбора победителя договор создается автоматически через сервис ввода на основании документа Предложение участника. Реквизиты договора частично заполняются данными из закупочной процедуры, а затем дополняются информацией для других подсистем.
Ключевые связующие реквизиты включают условия оплаты сделки, график расчетов, способ формирования платежей по договору и режим актуализации графика. Эти параметры заполняются в закупочной процедуре и используются для автоматического формирования заявок на оплату в казначействе.
При выборе способа формирования платежей График заявки на оплату создаются автоматически по графику расчетов. Документы формируются заранее в соответствии с настройками подсистемы Казначейство, что позволяет планировать платежи и контролировать их исполнение.
Режим актуализации графика определяет поведение системы при изменении первичных документов. Доступны варианты: не актуализировать, создавать новые версии договора, обновлять текущую версию или следовать глобальным настройкам казначейства. Это позволяет гибко управлять графиком платежей при изменении условий.
Да, 1С:УХ позволяет использовать подсистемы независимо. Отключение подсистемы Корпоративные закупки не повлияет на работу Казначейства, и наоборот. Это обеспечивает гибкость при автоматизации бизнес-процессов и позволяет внедрять решения последовательно.
Офис NFP компании Первый Бит предлагает услуги по внедрению и настройке подсистем Корпоративные закупки и Казначейство в 1С:Управление холдингом. Наши специалисты помогут настроить интеграцию между подсистемами, автоматизировать процессы планирования закупок и управления платежами, что повысит эффективность финансово-хозяйственной деятельности компании.
Офис NFP компании Первый Бит специализируется на комплексной автоматизации процессов закупок и казначейства в системе 1С:Управление холдингом. Мы обеспечиваем настройку сквозных бизнес-процессов от планирования закупок до управления платежами, включая автоматическое формирование договоров, графиков расчетов и заявок на оплату. Наши решения позволяют оптимизировать финансовые потоки и повысить контролируемость закупочной деятельности.
Продукт для улучшения производительности бизнеса при одновременном упрощении операций ...
Централизация процессов финансово-хозяйственной деятельности в холдингах.
Управление финансами, материальными потоками, персоналом и отношениями с контрагентами на всех уровнях
Решает задачи автоматизации учёта документов, взаимодействия сотрудников, контроля ...
Экспертный вебинар, на котором на примере реального проекта покажем, как внедрение RPA-роботов позволяет автоматизировать рутинные финансовые и бухгалтерские операции.
Подробнее
Предоставим слушателям знания о подсистеме учета и отчетности МСФО в «1С:Управление холдингом».
Подробнее
Цели курса: изучение возможностей программного продукта «1С:Управление холдингом» в части бизнес-процессов казначейства, формирование практических навыков самостоятельной настройки и управления процессами в прикладном решении.
Подробнее
Цели и задачи: дать слушателям системное представление о возможностях «1С:Управление холдингом» в части функционала, обеспечивающего формирование планов (функциональных и мастер-бюджетов), сбор факта, план-фактный и факторный анализ.
Подробнее
Курс ориентирован в первую очередь на представителей бизнеса, которые хотят получить представление о том, как продукт «1С:Управление холдингом» может помочь в решении задач бизнеса.
Подробнее
Цели курса: изучение возможностей программного продукта «1С:Управление холдингом» в части бизнес-процессов управления закупками, формирование практических навыков самостоятельной настройки и управления процессами в прикладном решении.
Подробнее
Основная цель курса: дать представление и научить пользоваться ключевыми возможностями типовой функциональности подсистемы МСФО в «1С:ERP. Управление холдингом» для целей ведения учета по МСФО и формирования управленческой отчетности.
ПодробнееЦель курса – предоставить слушателям знания о подсистеме МСФО системы «1С:Управление холдингом 8», дать навыки работы с подсистемой, достаточные для сдачи экзамена Специалист-консультант.
Подробнее
Цели курса: изучение возможностей программного продукта «1С:ERP. Управление Холдингом 8» по реализации бизнес-процессов бюджетного контроля, формирование навыков самостоятельной работы в системе и настройке типового функционала, а также знакомство с общими методическими аспектами бюджетного контроля.
Подробнее
