Связь подсистем «Корпоративные закупки» и «Казначейство» в решении «1С:Управление холдингом»

Старший консультант компании NFP Василий Гаврилин рассматривает связь подсистем «Корпоративные закупки» и «Казначейство» в решении «1С:Управление холдингом» («1С:УХ»).

Различные подсистемы в «1С:УХ» не существуют обособленно, они тесно связаны друг с другом с помощью общих объектов и механизмов. Подсистемы «Корпоративные закупки» и «Казначейство» не являются исключением из этого правила, т.к. обе они затрагивают взаимоотношения с контрагентами, которые, в свою очередь, просто обязаны быть закреплены и описаны в соответствующем соглашении (договоре), и в большинстве случаев обязательно включают в себя операцию совершения или получения оплаты.

Рис. 1. Общая схема взаимоотношений между контрагентами.

Заключение контрагентами соглашения, в котором прописаны все условия и нюансы предстоящей сделки, необходимо для дальнейшего отражения в системе хозяйственных операций, связанных с этим договором. В «1С:УХ» такой договор является результатом работы подсистемы «Корпоративные закупки», с помощью которой пользователь может подготовить, спланировать и провести закупочную процедуру. В процессе её подготовки и проведения, кроме действий необходимых по регламенту самой процедуры (регистрация потребности в номенклатуре, отражение в электронном виде закупочной политики, квалификации и аккредитации поставщиков и т.д.), также формулируются и закрепляются условия расчетов по планируемому договору: валюта и сумма сделки, даты поставок, условия оплат и т.д.

После завершения закупочной процедуры и выбора победителя, предложившего наиболее выгодные условия, в системе появляется возможность автоматически создать новый договор с выигравшим контрагентом. Делается это через сервис ввода на основании документа «Предложение участника», в котором отражены условия, предложенные победителем.

Реквизиты создаваемого договора частично заполняются данными завершившейся закупочной процедуры, но для его дальнейшего полноценного использования необходимо заполнить и реквизиты, принадлежащие другим подсистемам. И здесь в полной мере раскрывается связь между различными подсистемами продукта «1С:УХ»:

• некоторые реквизиты принадлежат одновременно двум подсистемам: заполняются по данными подсистемы «Корпоративные закупки», а используются в работе подсистемы «Казначейство»;
• другие, вроде бы принадлежащие подсистеме «Казначейство», могут быть автоматически заполнены на основании других реквизитов, относящихся к подсистеме «Корпоративные закупки»;

В качестве примеров таких реквизитов можно привести:

• условия оплаты будущей сделки;

Условия оплаты изначально указываются в параметрах проводимой закупочной процедуры, оттуда сквозным копированием переносятся в свойства лота закупки и в предложения участников по данному лоту, а затем фиксируются в созданном договоре. Эта настройка используется для автоматического заполнения графика расчетов (см. след. пункт) т.к. в ней описан порядок взаиморасчетов по сделке.

В условиях оплаты можно описывать сложные варианты взаиморасчетов, когда платёж осуществляется несколькими частями (например, часть – авансом, часть – с отсрочкой от даты поставки, часть – в рассрочку, несколькими платежами). Для расчета сумм и дат платежей используются данные документов «Отражение фактических данных», которые сформированы на основании расчетных документов системы.

• график расчетов, который может быть заполнен на основании графика поставок, содержащегося в описании условий закупки;

График расчетов используется для отражения запланированных и фактических операций (оплат и начислений) по договору. Плановые данные могут быть заполнены как вручную, так и автоматически на основании заполненного графика поставок и заданных условий оплаты (см. пред. пункт), а фактические – подтягиваются из данных документов, отраженных в системе. При появлении отклонений фактических данных от плановых, график может быть скорректирован.

Для каждой строки расчетов, кроме даты операции и суммы, можно указать дополнительную информацию: бюджетные статьи и их аналитику, суммы, значения ЦФО, проекта и расчетных счетов (организации и контрагента). При этом нужно следить за тем, чтобы общая сумма строк детализации совпадала с суммой строки расчетов, для которой эта детализация заполняется. Информация, указанная в детальных строках, используется, например, при заполнении заявок на оплату в подсистеме «Казначейство».

• способ формирования платежей по данному договору.

Способ формирования платежей определяет то, каким образом будут формироваться заявки на оплату по данному договору: вручную, автоматически по графику расчетов (см. пред. пункт) или в соответствии с выбранным шаблоном бизнес-процесса.

В случае выбора варианта «График» заявки на оплату будут формироваться в системе автоматически. При этом создаваться документы будут не в день платежа, а заранее, в соответствии с настройками подсистемы «Казначейство».

• выбор режима использования графика платежей;

В некоторых случаях создание отдельных заявок на оплату по каждой строке оплаты из графика расчетов может быть излишним. Для таких ситуаций можно выбрать режим использования графика «Контроль лимитов и создание операций». В этом режиме документом планирования оплаты будет выступать сам договор: он будет проверяться на соответствие лимитам, согласовываться и формировать позиции к оплате, аналогично заявкам на оплату.

Если же планируется работать по стандартной схеме формирования позиций к оплате (с использованием заявок на оплату), то необходимо использовать вариант настройки «Создание заявок». В этом случае все операции контроля, согласования и создания позиций к оплате будут выполняться в заявках на оплату, а договор будет использоваться только лишь как источник информации для создания этих заявок.

Реквизит «Режим актуализации графика при изменении первичных документов» определяет поведение системы при отражении фактических данных по договору:

• При выборе значения «Не актуализировать» автоматический пересчет графика осуществляться не будет;
• Выбор значения «Создавать новые версии» позволит создавать новые версии договора, содержащие обновленный график расчетов;
• А вариант «Обновлять текущую версию» нужно выбирать в ситуации, когда график расчетов необходимо обновлять в текущей версии договора;
• Если график расчетов должен актуализироваться в соответствии глобальными настройками подсистемы «Казначейство», то можно выбрать вариант «По настройкам системы»;

Если попытаться показать связи и общие объекты подсистем «Корпоративные закупки» и «Казначейство», то получится следующая схема:

Рис. 2. Связь объектов подсистем «Корпоративные закупки» и «Казначейство».

Как уже упоминалось выше, различные подсистемы в «1С:УХ» связаны друг с другом с помощью общих объектов и механизмов. В рассмотренном примере связи подсистем «Корпоративные закупки» и «Казначейство» ярким примером такого связующего объекта выступает договор, содержащий информацию, которая, с одной стороны, получена в результате работы механизмов подсистемы «Корпоративные закупки», а с другой – используется (напрямую или опосредованно) при функционировании подсистемы «Казначейство». Возможность использования единого объекта несомненно повышает удобство работы пользователей, увеличивает эффективность связанных с данным объектом бизнес-процессов и облегчает работу контролирующих подразделений.

При этом нужно отметить, что «1С:УХ» разрешает пользователю самостоятельно выбирать: какие подсистемы использовать, а какие – нет. Если в рассмотренном в данной статье примере отключить подсистему «Корпоративные закупки», то это никак не повлияет на работу подсистемы «Казначейство» (при условии, что в договоре будут заполнены все необходимые для этого реквизиты). И наоборот, отключение подсистемы «Казначейство» никак не повлияет на работу подсистемы «Корпоративные закупки». Подобная бесшовная интеграция позволяет автоматизировать новые бизнес-процессы последовательно, по мере появления необходимости, тем самым значительно упрощая общий процесс автоматизации деятельности компании.

Василий Гаврилин Старший консультант компании NFP