Обзор функциональных возможностей 1С:Drive

Компания 1С International выпустила новую версию программного продукта 1С:Drive, предназначенную для малого и среднего бизнеса. 

1С:Drive – это ERP (Enterprise Resource Planning) система для небольших компаний, которые занимаются продажей товаров, оказанием услуг или производством. Программа поставляется полностью готовой к использованию «из коробки», но в тоже время может быть легко настроена и адаптирована под бизнес-процессы конкретной организации.

В отличие от многих известных продуктов 1С:Drive может быть внедрена без привлечения программистов и профессиональных консультантов силами самого владельца бизнеса, т.к. программа, охватывая практически все области деятельности небольшой компании, обладает только необходимым функционалом.

1С:Drive призван реализовать стратегию ERP, т.е. интегрировать все бизнес-процессы предприятия, непрерывно балансируя и оптимизируя ресурсы компании.

Рассмотрим основные функции, через которые в программе выполняется стратегия ERP.

Управление заказами

В единой системе происходит управление заказами клиентов от первичного взаимодействия до завершения сделки, при этом выставляются счета на оплату, оформляются документы на отгрузку, создаются заказы поставщикам и на производство.

Менеджер или руководитель может управлять заказами покупателей, поставщиков и на производство при помощи статусов заказов. Перечень статусов, их названия определяются пользователем, при этом есть возможность установить для каждого статуса свой цвет отображения в списке заказов.

Пользователь может легко ориентироваться в списке заказов поставщикам или покупателям благодаря цветовой визуализации, находить заказ, по которому требуется отгрузить товар или проконтролировать получение дебиторской задолженности.

Управление запасами

Заказы поставщикам могут быть созданы как на основании заказа покупателя или вручную, так и автоматически специальной обработкой, которая рассчитывает дефицит компании в тех или иных запасах. По каждой товарной позиции можно установить минимальный и максимальный уровень запасов. Когда количество товара опускается до минимального уровня, обработка предлагает пополнить запасы до максимального уровня. Кроме того, обработка собирает потребности по заказам клиентов и на производство.

Далее 1С:Drive дает рекомендации по способу пополнения запасов и рассчитывает дату, к которой товар или материал будет доставлен на склад. На основании рекомендаций пользователь может сформировать заказ поставщику или на производство. Таким образом, обработка помогает менеджеру пополнить складские запасы несколькими кликами мышки.

Еще одна возможность пополнения запасов – это формирование заказов на основании статистики продаж за прошлый период. Специальная обработка анализирует, какое количество товара было продано в прошлом, сколько дней ушло на продажу этого количества, и по итогам анализа 1C:Drive рекомендует закупить необходимое количество товара у поставщика.

Планирование производства

Заказы на производство, созданные вручную, на основании заказа клиента или обработкой с учетом потребностей служат для планирования производственных операций. По заказам строится график производства, который планирует выпуск продукции и учитывает потребности в материалах и производственных ресурсах.

Распределение прямых производственных затрат выполняется в соответствии со спецификацией, где могут быть указаны материальные и нематериальные затраты на выпуск. Распределение происходит автоматически, но может быть откорректировано вручную прямо в документе выпуска.

Следует отметить, что в 1С:Drive есть возможность отражать только простые производственные процессы. В случае многопередельного производства можно сталкнуться с ограничениями программы.

Управление кадрами

1С:Drive позволяет вести учет персонала, производить начисления и удержания по оплате труда. В системе создан справочник начислений и удержаний, элементы которого содержат формулы расчета и могут редактироваться пользователем. Это позволяет вести расчеты с персоналом так, как это требуется на конкретном предприятии. Расходы по оплате труда могут быть отнесены на конкретный заказ или направление деятельности.

Планирование бюджета

Управление денежными потоками удобно выполнять при помощи платежного календаря, который состоит из заявок на оплату и плановых поступлений. Календарь строится по заказам покупателей и поставщиков, в которых установлен специальный признак планирования платежа. Также календарь учитывает созданные вручную заявки и плановые поступления.

Управленческая отчетность

Финансовая отчетность в 1С:Drive содержит всю необходимую информацию для оперативного принятия решений. В состав управленческой отчетности входят стандартные формы: отчет о прибыли и убытках, балансовый лист и отчет о движении денег.

Кроме перечисленных форм, в программе есть большое количество отчетов, которые позволяют анализировать финансовый результат, себестоимость, сравнивать план с фактом и исследовать причины отклонений, контролировать взаиморасчеты, складские запасы и многое другое.

Для графического представления управленческой отчетности в 1С:Drive разработан экран – Manager dashboard, где в реальном времени показываются основные индикаторы деятельности компании, такие как сумма денег на счетах и в кассе, состояние заказов, сумма доходов и расходов, взаиморасчеты с кредиторами и дебиторами, в том числе, просроченная задолженность.

1С:Drive для формирования финансовой отчетности использует план счетов, построенный на основе МСФО. Этот управленческий план счетов может быть изменен пользователем как до начала работы, так и в процессе регистрации операций.

Мы рассмотрели основные функциональные возможности ERP-системы для малого бизнеса 1С:Drive. В программе можно учитывать имущество и начислять амортизацию, управлять взаимоотношениями с клиентами при помощи встроенной CRM-системы, в которой регистрируется лиды и автоматизируются действия менеджера по продажам, отражать операции комиссионной торговли и переработки давальческого сырья, вести бюджетный процесс.

Мы рассмотрели основные функциональные возможности ERP-системы для малого бизнеса 1С:Drive. В программе можно учитывать имущество и начислять амортизацию, управлять взаимоотношениями с клиентами при помощи встроенной CRM-системы, в которой регистрируется лиды и автоматизируются действия менеджера по продажам, отражать операции комиссионной торговли и переработки давальческого сырья, вести бюджетный процесс.

Важная особенность 1С:Drive – это возможность использовать только те функции, которые требуются конкретной компании, и отключать модули, которые избыточны для бизнес-процесса.

Ранее компания 1С выпустила мультязычный релиз программы, основным языком которого стал английский, а также выполнены полные переводы интерфейса и текстовых сообщений на вьетнамский, немецкий, польский, румынский, русский и турецкий языки.

Российским аналогом 1С:Drive является 1С:Управление Нашей Фирмой. Между конфигурациями существует ряд различий, которые не позволяют поставить знак равенства между продуктами.

К основным достоинствам  1С:Drive относятся:

1. 1. гибкая настройка системы на уровне пользователя без использования конфигуратора;
   2. интуитивно понятный интерфейс;

1. мультиязычный интерфейс;
2. использование управленческого плана счетов на базе МСФО;
3. поддержка всех основных бизнес-процессов небольшой компании;
4. возможность начать работу «прямо из коробки»;
5. неиспользуемые в бизнес-процессе модули могут быть отключены;
6. удобный помощник ввода начальных данных из электронных таблиц;
7. наглядное графическое представление показателей деятельности фирмы в одном месте.

Инструкция на примере

Далее разберем возможности на примере организации «Our company», которая занимается оказанием консультационных услуг по внедрению и поддержке программных продуктов 1С. Компания ведет финансовый учет по двум направлениям:

1. Консультационные услуги;
2. Продажа коробочных решений 1С.

Помощники, ввод информации о компании

Первое, с чем сталкивается пользователь при работе с 1С:Drive, — специальные помощники, облегчающие начало работы с программой. Первый помощник предназначен для ввода основной информации об организации.

Ввод остатков

Ввод начальных остатков (Opening balance entry) выполняется через второго помощника, который позволяет пошагово вносить информацию по денежным остаткам в банке и кассе, товарным запасам, расчетам с дебиторами и кредиторами. Остатки могут быть введены вручную или загружены из внешней таблицы MS Excel. По итогам работы помощника создаются документы ввода начальных остатков и может быть сформирован управленческий баланс:

Форма балансового листа не редактируется пользователем и суммы по статьям не могут быть расшифрованы другим отчетом или по документам.

Зачисление в штат

Примем в организацию двух сотрудников: Иванова И.И. на позицию старшего консультанта с окладом 2000 евро и Петрова П.П. на должность консультанта, оклад 1000 евро.

1C:Drive позволяет вести кадровый учет, при этом есть возможности по распределению начислений и удержаний по счетам управленческого учета с использованием различных баз. Формулу начислений и удержаний можно выбрать из списка или указать свою:

Составление плана продаж

Введем план продаж на текущий месяц. Товары и услуги укажем с помощью подбора из справочника номенклатуры, количество введем вручную, а сумма будет рассчитана автоматически:

CRM

Далее оформим продажу клиенту по заказу покупателя. Нужно создать контрагента. Контрагент может быть трех типов: покупатель, поставщик или прочие отношения. При создании элемента справочника нужно указать только наименование и тип, что с одной стороны упрощают работу пользователя, а с другой требует внимательности при вводе информации, т.к. система не проверяет уникальность контрагентов.

Автоматически создается договор с контрагентом «Default contract», в котором заполняется информация, необходимая для указания в документах продажи: валюта договора, вид цены (по умолчанию – оптовая цена, которая соответствует цене, которую мы заполнили в карточках номенклатуры). В заказ этот сгенерированный системой договор тоже подставится автоматически.

В заказе клиента указывается информация о том, что и когда мы продаем, по какой цене. Из заказа можно резервировать товар на складе, устанавливать скидки от прайс-листа. Управление отгрузкой осуществляется при помощи статусов. По умолчанию статус заказа – «Open», в этом статусе может быть получен аванс от покупателя, но нельзя оформить документ реализации. Реализация товаров, услуг, работ производится в статусе «In progress».

На отдельной вкладке указываются условия поступления оплаты:

На основании заказа клиента могут быть созданы заказы поставщикам и на производство, документы оплаты и реализации, задания сотрудникам, отражены взаимодействия с клиентами. Все эти и другие связанные с заказом документы можно посмотреть в отчете, который открывается из заказа клиента:

Учет активов

Для принятых на работу сотрудников закупим два рабочих ноутбука, которые будут учитываться в качестве внеоборотных активов и по которым будет начисляться амортизация. Основные средства в случае покупки у поставщика принимаются к учету следующим образом. Отражается покупка ноутбуков, затем создаются элементы справочника «Fixed assets», где указывается тип внеоборотного актива (Fixed asset или Intangible asset), метод начисления амортизации (линейный или пропорционально выпуску продукции) и начальная сумма.

Далее создается документ по принятию к учету актива, в котором на одной странице заносится информация по купленному товару, а на другой – по основному средству с указанием срока эксплуатации и счета учета затрат:

Управление складом и закупками компании

Создадим еще заказы клиентов, в том числе, заказ на 1С:Drive в количестве 25 штук – больше, чем у нас есть на складе. В списке заказов покупателей можно видеть по пиктограмме слева, по каким заказам выполнена отгрузка, по каким – получена отгрузка, а по каким – требуется обеспечение:

1С:Drive контролирует отгрузку товаров в соответствии со складским запасом, а для пополнения запасов предусмотрена специальная обработка «Inventory demand calculation», которая рассчитывает необходимое количество товара и срок, когда товар будет получен. Нужно выбрать способ пополнения запасов: покупка или производство, а затем нажать на кнопку «Рассчитать».

Затем программа создает рекомендацию по количеству, которое нужно заказать, чтобы пополнить склад в соответствии с потребностями и создаст заказ поставщику.

В нашем случае, в заказе поставщику нужно только заполнить цену закупки.

Обратимся к отчету «Manager dashboard», где можно видеть актуальную информацию по заказам, взаиморасчетам, состоянию банковского счета:

Руководитель может контролировать «все и сразу» из одного рабочего места. Все представленные на экране цифры могут быть расшифрованы при помощи дополнительных отчетов одним нажатием мыши. Например, отчет по состоянию заказов клиентов показывает, что нам нужно отгрузить 25 программных продуктов 1С:Drive:

Начисление заработной платы

Начислим зарплату работников. Для этой цели используется специальный документ Payroll, в котором автоматически рассчитывается зарплата по формуле, которая была указана при приеме на работу конкретного сотрудника. В нашем случае, зарплата зависит только от отработанных днейи часов, которые отражаются в листах учета рабочего времени или таймшитах. В таймшитах можно указать отработанное время в разбивке по дням или в целом за месяц.

В документе расчета зарплаты указывается счет учета затрат по оплате труда и дополнительная аналитика – у нас это направления бизнеса (для консультантов – направление «Service»):

Распределение расходов компании

В качестве косвенных расходов, отразим услугу по аренде офиса – 1000 евро. Аренда не будет распределяться на направления деятельности, т.к. по природе расхода в нашей организации ее сложно отнести к продаже или к оказанию услуг.

Формирование отчетности

Перед тем как получить результат деятельности компании, нужно выполнить процедуру закрытия месяца. В 1С:Drive для этой цели применяется удобная обработка, которая поэтапно рассчитывает различные расходы, и пользователь может указать, все ли операции нужно выполнять.

Если ошибок при расчете не возникло, то на экране отображаются индикаторы – зеленые кружки:

Сформируем отчеты по деятельности компании за месяц.

Отчет о прибыли и убытках показывает общий финансовый результат:

В отчете «Доходы и расходы» можно видеть результат в разрезе по направлениям. Расходы по направлению Main line – это аренда офиса, которую мы не распределяли:

Величина активов и пассивов на начало и конец месяца показаны в балансовом листе:

Денежный поток за период отображается в одноименном отчете:

Сформируем план-фактный анализ продаж. Отчет представлен и в количественном, и в суммовом выражении:

Таким образом, бизнес-процессы небольшой фирмы могут быть автоматизированы при помощи 1С:Drive. Это можно выполнить даже не обладая специальными знаниями в области 1С, достаточно изучить только данную конкретную конфигурацию.

Результат деятельности организации можно видеть и онлайн на специальном табло, и при помощи отчетов в конце месяца. Это упрощает процесс принятия управленческих решений и позволяет анализировать данные прямо в программе.

1С:Drive – хороший выбор для владельцев бизнеса и менеджеров, желающих получать актуальную информацию в доступной форме без привлечения дорогостоящих ресурсов.

Павел Шустиков, Старший консультант NFP