Крупный производитель нефтяных продуктов

О заказчике

В данном проекте заказчиком выступала крупная международная компания с заводами в России и за рубежом. Продукция компании поставляется в более чем 100 стран по всему миру.

О проекте

Дважды в неделю в системе заказчика появлялись новые заявки на продукцию поставщика. Сотрудники поставщика выкачивали файлы заказа и вручную перебивали информацию в MS Access, который затем готовил интерфейсный файл для системы SAP. Схожая процедура происходила с обращениями со станций технического обслуживания по мере поступления новых уведомлений. Предполагалось, что заявки должны быть обработаны в максимально короткие сроки, поэтому человеку приходилось буквально дежурить возле компьютера.

Обработанные в SAP документы на выходе отдавали счёт-фактуру, акцизы и НДС, и эта информация отправлялась обратно по почте или в систему заказов.

Задачи проекта

• Полностью автоматизировать процессы клиентского сервиса;
• Ускорить процесс и повысить качество сервиса;
• Не нанимать новых сотрудников, а текущих переместить на важные задачи;
• Уменьшить количество ошибок, сократив человеческий фактор.

Результаты проекта

• Сократилось время на обработку одного заказа в 3 раза;
• Общее время выполнения задачи с учётом подгрузки всех систем не превышает 60 минут ежедневно, при этом люди не принимают в процессе участие;
• Увеличение уровня удовлетворённости сотрудников;
• Человек не привязан к рабочему месту;
• MS Access полностью исключён из процесса, как рудиментарный шаг;
• Из процесса исключён человеческий фактор, отсутствуют ошибки;
• Не расходуется бумага, несущественное сокращение расходов на заказ и доставку бумаги.